Belle Screen

Comment rationaliser l’administration au sein d’une entreprise diversifiée ?

Belle Screen est une entreprise familiale qui a vu le jour en 1983. Elle s’est depuis développée pour devenir une société d’impression et de signalétique à part entière dont le parc de machines dernier cri assure une prise en charge des missions en interne, mais également par des tiers. Belle Screen propose des destinées non seulement aux véhicules, mais également aux façades, étalages et intérieurs. Elle sert aussi bien de petites que de grandes entreprises, du développement à la production et au montage. L’entreprise de Knesselare dispose également d’un département pour les travaux d’impression généraux, l’impression textile (de vêtements de travail et de sport) et les cadeaux d’entreprises personnalisés. Cet éventail de possibilités se traduit naturellement par une multitude d’offres de prix, de bons de commande et de factures. Leur traitement manuel entraîne, hélas, bien des retards. Un scénario loin d’être idéal pour une entreprise en pleine croissance...

Des activités diversifiées

Belle Screen a été fondée par les parents de l'actuelle CEO Isabel Peeters. Avec ses deux fils, la troisième génération est déjà en marche. Deux éléments ont d’emblée dessiné le futur de l’entreprise. Tout d’abord, sa spécialisation plus marquée dans la signalétique, et plus particulièrement le lettrage, le covering et l’impression grand format, principalement pour des applications en intérieur et décoratives. Sans pour autant abandonner la sérigraphie et les cadeaux d’entreprises. Un bel exemple d’activités diversifiées.

Vers un traitement automatisé ?

Ensuite, une modernisation en profondeur de l’administration et des flux de travail y afférents était nécessaire. Car bien que la méthode de travail existante ait permis à Belle Screen de se positionner en tant qu’acteur local financièrement robuste et à l’offre de services variée, la comptabilité impliquait encore trop de tâches manuelles. Avec une « simple » feuille Excel comprenant des paramètres tels que le coût de matériel rapporté à la surface produite, le coût des machines, une case pour les suppléments, etc. L’entreprise graphique établit quelque 40 offres de prix par mois, mais avec un temps de traitement moyen de 15 minutes à une heure par offre, l’administration se révèle bien trop chronophage. Ajoutez-y la facturation et la comptabilité qui ont été traitées sous Excel et DOS, et il est rapidement apparu que l’automatisation était la voie à suivre.

MultiPress évolue avec nous

Belle Screen recherchait un certain nombre de pistes d’amélioration concrètes :

• un calcul exact des coûts de production et une gestion plus professionnelle du flux de facturation ;
• un système intégré afin d’éviter la duplication des entrées et des erreurs ;
• un progiciel capable d’évoluer avec les besoins (planification, calcul du coût réel...) et le nombre d’utilisateurs ;
• la possibilité de créer une bibliothèque reprenant toutes sortes de normes courantes ;
• la possibilité d’effectuer des simulations de prix relatives aux machines devant encore être achetées ;
• la possibilité de garder une vue synoptique sur les accords de prix et la structure des prix proportionnels.

Un sacré défi, que MultiPress, le progiciel multiplateforme (compatible Mac et PC), modulaire et intégré permettant d’automatiser harmonieusement toutes ces étapes administratives, parvient à relever haut la main. Modulaire, afin qu’il puisse évoluer avec une entreprise familiale en pleine croissance, mais puisse également être facilement maîtrisé par une société diversifiée dans les domaines de la sérigraphie, de la communication sur objets ou sur textiles et du lettrage. L’attribution de travail à des tiers et son suivi se déroulent désormais à merveille, sans la moindre erreur. En résumé, MultiPress est le partenaire idéal pour le processus de croissance de Belle Screen.