Votre entreprise d'impression manque-t-elle encore d'un MIS ?

3 Avril 2023

Vous avez probablement entendu le terme "MIS d'impression" lors de l'achat d'un logiciel de gestion administrative pour votre imprimerie. Ces abréviations relèvent souvent de termes techniques compliqués, ce qui fait que vous ne savez pas toujours si le système MIS d'impression proposé est bien adapté à votre entreprise et à votre parc machines ! Ci-dessous, on vous explique de manière simple ce qu'est un système MIS d'impression, quels en sont les avantages et comment débuter votre recherche ?

Qu'est-ce qu'un MIS pour l'impression ?

MIS est l'abréviation de "Management Information System" (Système d'information de gestion) : il s'agit d'un système numérique qui intègre les processus d'entreprise administratifs, commerciaux, financiers et logistiques en un système unique et pratique. Le système intègre et gère des informations et des données utiles qui vous donnent une vue d'ensemble permanente des processus de votre entreprise d'impression. Vous optimisez ainsi le flux de travail de votre entreprise : du CRM à la gestion des commandes et à la comptabilité, en passant par le calcul des coûts. Un système MIS pour l'impression peut également gérer des processus tels que la planification, la logistique et le e-commerce.

En d'autres termes, un MIS d'impression est un système d'information de gestion qui connaît les rouages d'une entreprise d'impression et qui est configuré en conséquence. De plus, vous pouvez connecter un MIS d'impression à de nombreux logiciels externes ainsi qu'à l'équipement de l'imprimerie. Vous obtenez un aperçu global de tous les processus de l'entreprise sans avoir à modifier quoi que ce soit par vous-même.

Il existe d'autres termes pour désigner un logiciel administratif de soutien :

• Planification des ressources de l'entreprise (ERP) : un ERP est en grande partie similaire à un MIS. Dans le secteur de l'imprimerie, ces deux termes sont souvent synonymes.
• Logiciel d'entreprise : terme plus générique pour désigner un MIS et/ou ERP.

À ne pas confondre avec les logiciels de gestion de projet. Ce type de logiciel n'est pas adapté aux besoins spécifiques de l'industrie de l'imprimerie et manque de certaines fonctionnalités, telles que la gestion de la relation client (CRM), la gestion des commandes et des devis, la planification des travaux d'impression et la gestion des stocks.

5 avantages d'un système MIS

Les avantages d'un système MIS semblent souvent assez abstraits. Vous vous demandez en quoi un système numérique va changer votre façon de travailler au quotidien ? Un bon système MIS pour l'impression présente de nombreux avantages ; nous en avons sélectionné cinq qui montrent clairement en quoi cela fait la différence :

1. Toutes les données sont stockées en un seul endroit : vous ne devez plus chercher désespérément entre les notes adhésives et les classeurs pour trouver un devis ou une facture. MultiPress stocke toutes les données dans une base de données centrale, ce qui permet de retrouver facilement toutes les informations relatives à chaque commande. Supposons qu'un client revienne vers vous après trois ans avec une réclamation. Vous pouvez facilement retrouver cette réclamation, y répondre et suivre la production de cette nouvelle commande. Cela vous ouvre de nouvelles portes pour améliorer encore un peu plus votre service et répondre personnellement à vos clients, sans travail supplémentaire.
2. Vous disposez toujours d'une vue d'ensemble actualisée de votre activité d'impression. La visibilité de votre administration et de votre production augmente. Cette vue d'ensemble vous permet de prendre des décisions réfléchies sur la base de faits et de chiffres réels et de réagir rapidement en cas de problème. L'innovation permanente est importante, mais un homme averti en vaut deux. Cet investissement est-il rentable ? Ai-je encore une marge de manoeuvre suffisante pour acheter cette machine ? Avec un MIS d'impression, vous n'avez pu à vous poser ces questions, car en quelques clics de souris, vous avez toutes les informations pertinentes à portée de main pour prendre des décisions.
3. Votre flux de travail devient beaucoup plus efficace. Et cela se répercute à son tour sur la productivité : vous réalisez plus de travaux d'impression dans le même temps ou dans un temps plus court. Vous avez donc plus de temps pour établir de bonnes relations avec vos clients. De la place se libère dans votre emploi du temps pour répondre aux questions de vos clients, ce qui vous permet de leur offrir un meilleur service. En outre, les solutions de commerce électronique vous permettent de donner à vos clients encore plus d'accès et de contrôle sur le processus de production d'impression.
4. Vous faites moins d'erreurs (coûteuses). Une partie de vos processus d'entreprise se déroule automatiquement, par exemple le calcul des prix, le contrôle en amont ou l'établissement de rapports d'activités. Il y a donc moins d'intervention manuelle, ce qui vous permet d'affecter vos collaborateurs à d'autres tâches de manière plus intelligente et plus efficace. Vos collaborateurs de la production peuvent ainsi se concentrer sur le travail de production proprement dit, une fois que l'ensemble du flux administratif a été validé dans les étapes précédentes.
5. Vous pouvez établir des connexions avec d'autres progiciels et applications. Les systèmes professionnels MIS pour l'impression vous offrent de nombreuses possibilités de connexion pour l'échange et la synchronisation des données avec tous les types d'appareils, de systèmes de commande, de portails web, de systèmes de gestion de la relation client (CRM) et de systèmes de reporting. Grâce à la synchronisation, vous ne devez plus saisir les données deux fois. Cela permet de gagner du temps et de réduire le nombre de "petites" erreurs de frappe, qui peuvent parfois avoir des conséquences "importantes".

Posez-vous les trois questions suivantes avant de choisir un système MIS pour l'impression

Pour choisir un système MIS adapté aux besoins de votre imprimerie, vous devez tenir compte de certains éléments. Posez-vous les questions suivantes :

1. Quel est le profil du développeur MIS ? 
   Constatez-vous que le fournisseur MIS continue à développer le logiciel et à investir dans celui-ci ? De nouvelles mises à jour sont-elles fréquemment publiées ? Obtenez-vous des réponses rapides à vos questions sur le produit ou les problèmes liés au logiciel ? Si vous pouvez répondre "oui" à toutes les questions, vous pouvez supposer que l'éditeur de logiciels fait tout ce qui est en son pouvoir pour que votre expérience avec son produit soit la meilleure possible. Un bon service est également essentiel après l'implémentation.
2. Le logiciel évolue-t-il en fonction des besoins de l'industrie de l'impression et de votre entreprise ? 
   L'industrie de l'impression est en constante évolution et un investissement dans un système MIS est prévu pour plusieurs années, voire plusieurs décennies. Le logiciel doit être suffisamment flexible et évoluer avec votre entreprise et vos projets d'avenir. Un progiciel qui stagne, ou pire encore, un logiciel qui n'est pas régulièrement mis à jour, ne pourra pas soutenir votre entreprise de manière optimale à l'avenir.
3. Combien économiserez-vous une fois le système MIS mis en place ?
   L'investissement dans un système MIS peut sembler élevé lorsque l'on n'a pas conscience de sa valeur ajoutée. Ce qui est important à savoir, c'est que le logiciel ne se contente pas d'apporter plus d'efficacité et de clarté, mais il vous permet d'économiser beaucoup de temps et d'argent, souvent bien plus que ce que les chefs d'entreprise pensaient à première vue. N'oubliez pas que vous n'aurez besoin que d'un seul système au lieu de plusieurs solutions isolées, que vous commettrez moins d'erreurs coûteuses et que vous passerez bien moins de temps à la gestion de base.

Conclusion

L'introduction d'un système MIS d'impression présente de nombreux avantages mais cela doit être une décision réfléchie. Après tout, le logiciel devient la colonne vertébrale de votre entreprise. Le choix que vous faites doit être le bon. N'hésitez pas à y consacrer beaucoup de temps.

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