Fehlt Ihrem Druckunternehmen noch ein MIS?

3 April 2023

Wahrscheinlich haben Sie den Begriff "Print-MIS" schon einmal gehört, als Sie nach unterstützender Software für Ihr Druckunternehmen suchten. Oft handelt es sich dabei um eine komplizierte Sprache mit einigen Fachbegriffen, und am Ende wissen Sie nicht, ob das vorgeschlagene Druck-MIS-System für Ihr Unternehmen und Ihren Maschinenpark geeignet ist! Ersparen Sie sich die Zeit. Hier sind alle Fakten auf den Punkt gebracht: Was ist ein Print-MIS, was sind die Vorteile und wie beginnen Sie Ihre Suche?

Was ist ein Druck-MIS?

"MIS" steht für Management-Informationssystem: ein digitales System, das administrative, kaufmännische, finanzielle und logistische Geschäftsprozesse in einem komfortablen System integriert. Das System erfasst und verwaltet nützliche Informationen und Daten, die Ihnen einen ständigen Überblick über die Abläufe in Ihrem Druckunternehmen geben. So optimieren Sie die Abläufe in Ihrem Unternehmen: vom CRM über die Kalkulation bis hin zur Auftragsverwaltung und Buchhaltung. Ein Print-MIS-System kann auch Prozesse wie Planung, Logistik und e-Business steuern.

Kurz gesagt, ein Print-MIS ist das, was es zu sein vorgibt: ein Management-Informationssystem, das sich mit der Drucktechnik auskennt und auch entsprechend eingerichtet ist. Darüber hinaus lässt sich ein Print MIS an zahlreiche externe Softwareprogramme sowie an die Hardware in einem Druckbetrieb anbinden. Sie erhalten einen Überblick über alle Prozesse, ohne selbst daran herumtüfteln zu müssen.

Es gibt noch weitere Begriffe für eine unterstützende Verwaltungssoftware:

  • Enterprise Resource Planning (ERP): ist einem MIS weitgehend ähnlich. In der Druckindustrie werden die Begriffe ERP und MIS oft synonym verwendet.
  • Unternehmenssoftware: ist ein allgemeinerer Begriff für MIS und/oder ERP.

Nicht zu verwechseln mit allgemeiner Projektmanagementsoftware. Diese Art von Software ist nicht an die spezifischen Bedürfnisse der Druckindustrie angepasst und lässt bestimmte Funktionen vermissen, wie CRM, Auftrags- und Angebotsverwaltung, Planung von Druckaufträgen und Lagerverwaltung.

5 Vorteile eines MIS-Systems

Die Vorteile eines MIS-Systems erscheinen oft recht abstrakt: Was wird ein digitales System an Ihrer täglichen Arbeitsweise ändern? Ein gutes Druck-MIS hat zahlreiche Vorteile; wir haben hier fünf Beispiele herausgegriffen, die deutlich machen, wo ein Druck-MIS den Unterschied macht:

  1. Alle Daten sind an einem zentralen Ort gespeichert: Sie müssen nicht mehr verzweifelt zwischen Haftnotizen und Aktenschränken suchen, um das eine Angebot oder die eine Rechnung zu finden. MultiPress speichert alle Daten in einer zentralen Datenbank, so dass alle Informationen zu jedem Auftrag leicht zu finden sind. Angenommen, ein Kunde kommt nach drei Jahren mit einer Reklamation zu Ihnen zurück. Sie können die Reklamation leicht finden, darauf reagieren und die Produktion dieses neuen Auftrags nachverfolgen. Das eröffnet Ihnen neue Möglichkeiten, um Ihren Service noch ein bisschen mehr zu verbessern und Ihren Kunden immer persönlich anzusprechen, ohne dass Sie zusätzliche Arbeit haben.
  2. Sie haben immer einen aktuellen Überblick über Ihr Druckgeschäft. Die Sichtbarkeit Ihrer Verwaltung und Produktion nimmt zu. Diese Übersicht ermöglicht es Ihnen, wohlüberlegte Entscheidungen auf der Grundlage realer Fakten und Zahlen zu treffen und bei Problemen schnell zu reagieren. Ständige Innovationen sind wichtig, aber Wissen ist besser als glauben. Zahlt sich diese Investition aus? Habe ich noch genug Spielraum, um die Maschine zu kaufen? Mit einem Druck-MIS müssen Sie sich diese Fragen nicht mehr stellen, denn mit wenigen Mausklicks haben Sie alle relevanten Informationen zur Hand, um Entscheidungen zu treffen.
  3. Ihr Arbeitsablauf wird viel effizienter. Und das wiederum wirkt sich auf die Produktivität aus: Sie erledigen mehr Druckaufträge in der gleichen oder einer kürzeren Zeit. Dadurch bleibt Ihnen mehr Zeit, um gute Beziehungen zu Ihren Kunden aufzubauen. Sie haben mehr Zeit, um auf die Fragen Ihrer Kunden einzugehen, und können ihnen so einen besseren Service bieten. Außerdem können Sie Ihren Kunden mit E-Commerce-Lösungen noch mehr Zugang und Kontrolle über den Druckproduktionsprozess geben.
  4. Sie machen weniger (teure) Fehler. Ein Teil Ihrer Geschäftsprozesse läuft automatisch ab, z. B. Preiskalkulation, Preflight oder Berichterstattung. Es sind also weniger manuelle Eingriffe erforderlich, so dass Sie Ihre Mitarbeiter intelligenter und effizienter für andere Aufgaben einsetzen können. So können sich Ihre Mitarbeiter in der Produktion auf die eigentliche Produktionsarbeit konzentrieren, nachdem der gesamte Verwaltungsablauf in den vorangegangenen Schritten validiert wurde.
  5. Sie können sich mit anderen Softwarepaketen und Anwendungen verbinden. Professionelle Print-MIS-Systeme bieten Ihnen zahlreiche Verknüpfungsmöglichkeiten für den Austausch und die Synchronisierung von Daten mit allen Arten von Geräten, Bestellsystemen, Webportalen, CRM- und Berichtssystemen. Durch die Synchronisation müssen Sie Daten nicht mehr doppelt eingeben. Das spart Zeit und reduziert die Zahl der kleinen" Tippfehler, die manchmal große" Folgen haben können.

Stellen Sie sich diese 3 Fragen, bevor Sie sich für ein Print-MIS entscheiden

Bei der Auswahl eines geeigneten MIS-Systems, das den Anforderungen Ihres Druckunternehmens entspricht, gibt es einige Dinge zu beachten. Stellen Sie sich die folgenden Fragen:

  1. Wie ist der Kontakt mit dem MIS-Entwickler?
    Können Sie sichergehen, dass der MIS-Anbieter die Software ständig weiterentwickelt und in sie investiert? Werden häufig neue Updates herausgegeben? Erhalten Sie schnelle Antworten auf Ihre Fragen zum Produkt oder zu Softwareproblemen? Wenn Sie alle Fragen mit "Ja" beantworten können, dann können Sie davon ausgehen, dass das Softwareunternehmen alles in seiner Macht Stehende tut, um Ihre Erfahrungen mit seinem Produkt so gut wie möglich zu gestalten. Ein guter Service ist auch nach der Implementierung entscheidend.
  2. Wächst die Software mit den Anforderungen der Druckindustrie und Ihres Unternehmens?
    Die Druckindustrie entwickelt sich ständig weiter, und eine Investition in ein MIS-System ist für mehrere Jahre oder sogar Jahrzehnte ausgelegt. Die Software sollte flexibel genug sein und mit Ihrem Unternehmen und Ihren Zukunftsplänen mitwachsen. Ein stagnierendes Softwarepaket, oder noch schlimmer, eines, das nicht regelmäßig aktualisiert wird, wird Ihr Unternehmen in Zukunft nicht optimal unterstützen können.
  3. Wie viel werden Sie sparen, wenn das MIS-System eingeführt ist?
    Die Investition in ein MIS-System mag auf den ersten Blick hoch erscheinen. Wichtig ist, dass die Software nicht nur für mehr Effizienz und Übersicht sorgt, sondern Ihnen auch viel Geld und Zeit spart, oft viel mehr, als Unternehmensleiter auf den ersten Blick einplanen. Denken Sie daran, dass Sie nur ein System statt vieler Insellösungen benötigen, dass Sie weniger kostspielige Fehler machen oder weniger Zeit für die grundlegende Verwaltung aufwenden.

Fazit

Die Einführung eines Druck-MIS-Systems hat viele Vorteile, aber sie ist keine leichte Entscheidung. Schließlich wird die Software zum Rückgrat Ihres Unternehmens. Die Wahl, die Sie treffen, muss die richtige sein. Nehmen Sie sich dafür ruhig viel Zeit.

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