Mist jouw printbedrijf nog een MIS?
3 april 2023
Je hebt vast het begrip “print MIS” al eens horen vallen bij de zoektocht naar ondersteunende software in je printbedrijf. Vaak komt daar ingewikkelde taal bij kijken, met wat technische termen en aan het einde van de rit weet je niet of het voorgestelde print MIS-systeem wel geschikt is voor jouw bedrijf en machinepark! Bespaar jezelf wat tijd, hier staan alle feiten op een rijtje: wat is een print MIS, wat zijn de voordelen en hoe begin je aan je zoektocht?
Wat is een Print MIS?
'MIS' staat voor Management Information System: een digitaal systeem dat administratieve, commerciële, financiële en logistieke bedrijfsprocessen integreert in één handig systeem. Het systeem verzamelt en beheert nuttige informatie en gegevens waarmee jij steeds overzicht hebt op de processen in je printbedrijf. Daardoor optimaliseer je de workflow van jouw bedrijf: van je relatiebeheer, langs de calculatie, ordermanagement en boekhouding. Ook processen zoals planning, logistiek en e-business kan een print MIS-systeem beheren.
Simpel gezegd is een Print MIS wat het zegt te zijn: een Management Information Systeem dat kennis heeft van printtechnologie en ook zo ingericht is. Bovendien kan je een print MIS verbinden met tal van externe software programma's, maar ook met de hardware in een printbedrijf. Je krijgt een overzicht van alle processen, zonder daar zelf nog wat aan te moeten knutselen.
Er bestaan nog andere termen voor een ondersteunende administratieve software:
- Enterprise Resource Planning (ERP): is grotendeels vergelijkbaar met een MIS. In de printindustrie worden ERP en MIS vaak door elkaar gebruikt.
- Business software: is een meer generieke term voor MIS en/of ERP.
Niet te verwarren met de generieke project management software. Die is namelijk niet aangepast aan de specifieke noden binnen de printindustrie en komen sowieso bepaalde functionaliteiten, zoals CRM-beheer, order- en offertecalculatie, planning van printopdrachten en stockbeheer, tekort.
5 voordelen van een MIS-systeem
De voordelen van een MIS-systeem lijken vaak nogal abstract: wat gaat een digitaal systeem nu veranderen aan jouw dagelijkse manier van werken? Een goed print MIS heeft tal van voordelen; hier hebben we er vijf uitgekozen die helder tonen waar een print MIS het verschil maakt:
- Alle gegevens staan centraal opgeslagen: je hoeft niet langer hopeloos te zoeken tussen plakbriefjes en archiefkasten om die ene offerte of factuur terug te vinden. MultiPress slaat alle gegevens op in een centrale database waardoor alle informatie over elke opdracht gemakkelijk terug te vinden is. Stel dat een klant na drie jaar terug een bestelling doet bij jouw bedrijf en die had een klacht. Dan vind je die klacht gemakkelijk terug, kan je hierop inspelen en kan je extra nauwgezet de productie van deze nieuwe opdracht opvolgen. Het opent nieuwe deuren om jouw service net dat ietsje meer te geven en jouw klant steeds persoonlijk te woord te staan zonder dat dit extra werk met zich meebrengt.
- Je hebt steeds een up-to-date overzicht over je printbedrijf. De visibiliteit van je administratie en productie verhoogt. Dat overzicht laat je toe om weloverwogen beslissingen te nemen op basis van reële feiten en cijfers en om kort op de bal te kunnen spelen als er zich problemen voordoen. Blijven innoveren is belangrijk, maar een geïnformeerd mens is er twee waard. Loont deze investering wel? Heb ik genoeg marge over om die machine aan te kopen? Met een print MIS hoef je je die vragen niet te stellen, want in een paar muisklikken heb je alle relevante informatie bij de hand om beslissingen te nemen.
- Je workflow wordt veel efficiënter. En dat hangt op zijn beurt samen met de productiviteit: je voert meer printopdrachten uit in dezelfde of minder tijd. Daardoor houd je meer tijd over om een goede relatie op te bouwen met je klanten. Je hebt ruimte in je planning om naar hun vragen te luisteren, waardoor je hen een betere service kan verlenen. Bovendien kan je via de e-commerce oplossingen je klanten nóg meer toegang en controle geven tot het printproductieproces.
- Je maakt minder (dure) fouten. Een deel van je bedrijfsprocessen gebeurt automatisch, denk bijvoorbeeld aan de prijscalculatie, preflight of rapportering. Er is dus minder manuele tussenkomst nodig, waardoor je je werknemers slimmer en efficiënter kan inzetten voor andere taken. Zo kunnen je medewerkers op de productievloer zich focussen op het echte productiewerk, nu de volledige administratieve flow in de voorafgaande stappen gevalideerd is.
- Je kan koppelen met andere softwarepakketten en applicaties. Professionele print MIS-systemen bieden je tal van koppelingsmogelijkheden voor de uitwisseling en synchronisatie van gegevens met allerhande apparatuur, bestelsystemen, webportals, CRM- en rapporteringssystemen. Door die synchronisatie hoef je gegevens niet langer twee keer in te voeren. Zo win je tijd én maak je minder 'kleine' tikfouten, met soms 'grote' gevolgen.
Stel jezelf deze 3 vragen voor je een print MIS kiest
Bij de keuze voor een passend MIS-systeem dat de noden in je printbedrijf tegemoetkomt, moet je een paar zaken in je achterhoofd houden. Stel jezelf de volgende vragen:
- Hoe is het contact met de MIS-ontwikkelaar?
Merk je dat de MIS-provider blijft innoveren en investeren in de software? Komen er vaak nieuwe updates uit? Krijg je snel een antwoord op je vragen over hun product of softwareproblemen? Als je op alle vragen ‘ja’ kan antwoorden, dan kan je ervan uit gaan dat het softwarebedrijf er alles aan doet om jouw ervaring met hun product zo goed mogelijk te maken. Een goede dienstverlening is cruciaal, ook ná de implementatie. - Groeit de software mee met de noden in de grafische industrie en jouw printbedrijf?
De grafische industrie staat nooit stil en een investering in een MIS-systeem is voor verschillende jaren of zelfs decennia. De software moet flexibel genoeg zijn en meegroeien met je bedrijf en je toekomstplannen. Een stagnerend pakket, of nog erger, een software dat niet regelmatig geüpdatet wordt, zal jouw bedrijf niet optimaal kunnen ondersteunen in de toekomst. - Hoeveel bespaar je als het MIS-systeem eenmaal geïmplementeerd is?
De investering in een MIS-systeem kan groot lijken op het eerste zicht. Belangrijk om te onthouden is dat de software niet enkel voor meer efficiëntie en overzicht zorgt, maar dat je er heel wat geld en tijd mee kan besparen, vaak veel meer dan bedrijfsleiders op het eerste zicht inplannen. Denk aan het feit dat je maar één systeem nodig hebt in plaats van een heleboel eilandoplossingen, of dat je minder kostelijke fouten maakt, of minder tijd aan de basisadministratie moet spenderen?
Conclusie
Een print MIS-systeem implementeren heeft heel wat voordelen, maar een gemakkelijke keuze is het niet. De software wordt tenslotte de ruggengraat van je bedrijf. De keuze die je maakt moet je de juiste zijn. Neem hier gerust genoeg tijd voor.
Ben je benieuwd hoeveel tijd en geld je zou kunnen besparen door met de ERP/MIS-software MultiPress aan de slag te gaan? Bereken jouw kosten- en tijdsbesparing met de Dataline-audittool 'MicroMAS'.