Wichtige Ratschläge für ein profitables Web-to-print Projekt

11 September 2023

web to print rendabel

Web-to-print erfreut sich unter Druckereifachleuten zunehmender Beliebtheit, weil es den Service verbessert, die Verwaltung beschleunigt, die Markteinführungszeit verkürzt und den Prozess für die Kunden transparenter macht. Aber wie stellen Sie sicher, dass Ihr Web-to-print-Projekt auch profitabel ist? In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen klare und praktische Ratschläge, die auf unserer mehr als 10-jährigen Erfahrung mit zahlreichen Web-to-print-Projekten bei Printmedien-Unternehmen basieren.

Warum sollten Sie in Web-to-Print investieren?

Lassen Sie uns die fünf größten Vorteile zusammenfassen:

  • Gesteigerte Effizienz: Die Web-to-print-Technologie automatisiert viele der manuellen Prozesse, die beim Druck anfallen, wie z. B. die Eingabe von Rechnungen, die Druckvorbereitung und das Proofing. Das spart Zeit und reduziert Fehler, erhöht die Effizienz und senkt Ihre Kosten erheblich.
  • Verbessertes Kundenerlebnis: Kunden können Rechnungen jederzeit, von jedem Ort und auf jedem Gerät online aufgeben. Diese Bequemlichkeit kann das Kundenerlebnis verbessern und es den Kunden erleichtern, mit Ihrem Druckproduktionsunternehmen Geschäfte zu machen. Web-to-print passt auch voll in den Trend des Social e-Business, bei dem die Kunden problemlos online bestellen und ihre Rechnungen auch schnell erhalten möchten.
  • Individualisierung und Personalisierung: Kunden passen ihre Druckerzeugnisse mithilfe von Online-Vorlagen oder durch das Hochladen eigener Designs an. Das schafft ein persönlicheres Erlebnis für die Kunden und hilft Ihrem Druckunternehmen, sich durch zusätzlichen Service von der Konkurrenz abzuheben.
  • Weniger Abfall: Ihre Kunden bestellen nur die Menge an Druckerzeugnissen, die sie benötigen. So vermindern Sie den Abfall und minimieren die Auswirkungen des Druckens auf die Umwelt.
  • Skalierbarkeit: Sie können ein höheres Volumen an Rechnungen abwickeln, ohne dass die Personal- oder Fixkosten erheblich steigen

Analysieren Sie Ihre Web-to-print Bedürfnisse... und erkennen Ihre Hürden

Der erste Schritt besteht darin, den Bedarf an Web-to-print in Ihrem Druckunternehmen zu ermitteln und herauszufinden, wie Ihre Kunden davon profitieren können. Hören Sie sich deren Feedback und Erfahrungen an, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, die Ihnen Ideen liefern können. Erstellen Sie eine Liste von Lösungen, aber denken Sie auch an Ihre eigene Unternehmenskultur und an Aktivitäten, die sich als potenzielle Hindernisse für die Umstellung erweisen könnten. Sie können diese internen Hindernisse als Ausgangspunkt verwenden:

  • Technische Schwierigkeiten: Die Implementierung von Web-to-print erfordert erhebliches technisches Know-how, insbesondere wenn es darum geht, die Software in die bestehenden Systeme eines Unternehmens zu integrieren. Wenn Ihr Druckproduktionsunternehmen nicht über internes technisches Fachwissen oder Ressourcen verfügt, könnte es Schwierigkeiten haben, das System reibungslos zum Laufen zu bringen.
  • Widerstand der Mitarbeiter: Einige Mitarbeiter könnten sich der Umstellung widersetzen, vor allem wenn sie an traditionelle (Druck-)Prozesse gewöhnt sind. Es ist wichtig, den Mitarbeitern die Vorteile von Web-to-print klar zu vermitteln und sie in den Implementierungsprozess einzubeziehen, um etwaige Einwände zu überwinden.

Erstellen Sie Buyer Personas

Um die Bedürfnisse Ihrer Kunden besser zu verstehen, können Sie Buyer Personas erstellen. Dabei handelt es sich um fiktive Profile, die den durchschnittlichen Kunden darstellen, einschließlich seiner demografischen Daten, Ziele, Herausforderungen und anderer relevanter Merkmale. Hier erfahren Sie, wie Sie beginnen können:

  • Führen Sie Kundenforschung durch: Der erste Schritt besteht darin, Daten über die Kunden zu sammeln, die Sie derzeit haben und die Sie ansprechen möchten. Sie können dies durch Umfragen, Interviews, Fokusgruppen oder durch die Analyse von Daten von Ihrer Website und Ihren Social Media-Kanälen tun. Sie können auch Ihr CRM und MultiPress Dashboard für diese Analyse verwenden.
  • Identifizieren Sie Gemeinsamkeiten: Sobald Sie die notwendigen Daten gesammelt haben, suchen Sie nach gemeinsamen Merkmalen Ihrer Kunden, wie z.B. Alter, Geschlecht, Berufsbezeichnung, Standort, Interessen und Kaufgewohnheiten.
  • Entwickeln Sie Buyer Personas: Entwickeln Sie anhand der von Ihnen gesammelten Daten eine oder mehrere Buyer Personas, die Ihre Zielkunden repräsentieren.
  • Überprüfen Sie Ihre Annahmen: Nachdem Sie Ihre Buyer Personas erstellt haben, validieren Sie sie, indem Sie sie mit Ihren bestehenden Kunden teilen und Feedback einholen. Sie können auch Online-Tools verwenden, um Ihre Personas zu testen und zu veredeln.

So können Sie herausfinden, wie, wo und wann Ihr Kunde erreicht werden kann und welche Schritte er unternimmt, um einen Kauf abzuschließen. Diese Buyer Personas können nun auch für Ihre Web-to-print-Forschung dienen: Sie können nun erkennen, ob Ihr Kunde Web-to-print benötigt, was er damit machen möchte und wie Sie es anbieten sollten.

Mit einer KI wie ChatGPT können Sie diese Personas schnell auf der Grundlage Ihrer Eingaben formulieren. Bleiben Sie jedoch stets kritisch: KI ist nicht immer so schlau, wie sie scheint! 

Vermeiden Sie Software-Silos und behalten Sie die Kosten im Auge

Denken Sie immer daran: Egal, für welche Lösung sich das Druckproduktionsunternehmen für die Web-to-print Plattform entscheidet, Sie sollten immer eine Verknüpfung der Plattform mit dem bestehenden ERP-System anstreben. Die Vermeidung von Doppelarbeit und so genannten "Software-Silos", bei denen verschiedene Softwareanwendungen nicht miteinander kommunizieren, ist für einen effizienten und optimierten Geschäftsprozess unerlässlich. 

Vergessen Sie nicht, die Kosten für dieses Projekt im Auge zu behalten, einschließlich der Stundenlöhne, der verwendeten Materialien, der Produktionskosten und der Vorlaufzeit. Ihr web-to-print Projekt sollte eine Investition sein, kein Risiko. Um diese Kosten im Auge zu behalten und effizient zu verwalten, sollten Sie den Einsatz einer geeigneten Software wie MultiPress in Betracht ziehen.

Bitten Sie um fachkundigen Rat

Nachdem Sie nun die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihres Kunden recherchiert haben, haben Sie einen Überblick über die Dinge, die Sie selbst erledigen können, und die Dinge, für die Sie externe Hilfe benötigen.

Wenn Sie auf zu viele Hindernisse stoßen, sei es technischer oder menschlicher Art, sollten Sie in Erwägung ziehen, einen externen Berater zu engagieren. Die Projektmanager von MultiPress verfügen über jahrelange Erfahrung in der Druckindustrie und sind darauf geschult, Sie zu beraten und Ihnen neue Perspektiven aufzuzeigen. Außerdem können unsere Projektmanager Ihnen helfen, einen Tunnelblick zu vermeiden, der durch Ihr vorhandenes Wissen verursacht wird.

MultiPress bietet mehrere Module im Bereich der B2B-Portale und maßgeschneiderte Integrationen mit gängigen Web-to-print-Lösungen:

  • MultiPress bietet ein eigenes Web-to-print Modul. Mit dem MultiPress Web-to-print Online-Editor kann Ihr Kunde selbst mit Designvorlagen, Bildmaterial und Text arbeiten. Ihr Kunde kann ganz einfach Drucksachen wie Visitenkarten entwerfen und in Rechnung stellen.
  • Für B2B-Kunden bietet MultiPress ein Kundenportal. Mit diesem Online-Kundenportal können Kunden Angebote, Rechnungen und einzelne Artikeldaten und Bestellungen sicher verwalten und kontrollieren. Neben der enormen Zeit- und Kostenersparnis bei der Bearbeitung von Rechnungen ermöglicht das Kundenportal einen sicheren, schnellen und transparenten Workflow für Ihre Kunden und Zulieferer.
  • Die Konnektivität von MultiPress zu Web-to-print-Lösungen von Drittanbietern ermöglicht den sicheren Austausch von Informationen zwischen verschiedenen Plattformen. MultiPress bietet die Integration mit WooCommerce, Magento und vielen anderen. Die vollständige Liste finden Sie hier.

Ganz gleich, ob Sie sich für MultiPress, Magento, WooCommerce oder eine andere Lösung entscheiden, wir sind bereit, Ihre speziellen Anforderungen zu unterstützen und gemeinsam eine integrierte Lösung zu entwickeln, die perfekt zu Ihrem Unternehmen passt.