Dataline lance MAS : un logiciel d'audit comparable à un scanner d'entreprise
25 Juillet 2022
"L'automatisation affecte-t-elle le bon sens ?" C'est à cette question que Dirk Deroo, CEO de Dataline, a répondu le 24 mai lors du Print & Sign Vakdag de PRINTmatters. Grâce à MAS, le nouveau logiciel d'audit de fabrication de Dataline, les entreprises graphiques sont en mesure d'examiner tous les rouages de l'activité de l'entreprise dans ses moindres détails.
Dès le début, Deroo a captivé son auditoire lors du Nieuwegein Business Center : "Je constate depuis des années que dans l'industrie graphique, même avec une bonne dose de bon sens, de nombreuses erreurs de raisonnement sont commises. Le fondateur et dirigeant de Dataline a commencé par énumérer quinze formes de préjugés. Le plus répandu : le fait que les gens ont tendance à s'entourer de personnes qui partagent leurs idées. Lorsque nous entendons un avis contraire, nous sommes plus enclin à croire ce que nous avons imaginé plutôt que de suivre les avis avérés des spécialistes. Le résultat : une vision en tunnel. C'est dangereux, car cela affecte notre capacité à commercer, à automatiser et à investir. Une bonne connaissance des différentes formes de préjugés permet de les reconnaître avant qu'ils n'influencent notre jugement. Et donc de prendre de meilleures décisions ! ".
Dirk Deroo : skywalker avec Dataline
Après avoir été évangéliste d'Apple, Dirk Deroo a lancé MultiPress en 1997 dans sa chambre mansardée en Flandre occidentale. MultiPress est un logiciel dédié aux Arts Graphiques, un secteur rapidement passé d'une industrie artisanale à une industrie axée sur les processus. Ainsi, la performance de MultiPress outrepasse largement celle d'un simple CRM. MultiPress est un puissant système de gestion qui intègre l'ensemble des fonctions de l'entreprise dans un processus de production : les tâches administratives, le calcul des coûts, la gestion des devis et des commandes, la planification, les finances, la logistique. Le résultat est une automatisation du plus haut niveau, tandis que l'utilisateur garde le "contrôle". Jusqu'en 2015, Dataline était présent seulement au Benelux. Sur l'ensemble des entreprises de production graphique qui disposaient d'un progiciel de gestion intégré à l'époque, plus de 50 % utilisaient déjà MultiPress.
Puis Deroo a développé son entreprise à l'international. En 2022, Dataline emploie soixante personnes, réparties dans cinq filiales en Belgique, aux Pays-Bas, en Allemagne et en France. Plus d'un millier d'entreprises des arts graphiques et de signalétique travaillent avec le logiciel MultiPress dans 35 pays. MultiPress est disponible en cinq langues. Un tiers du chiffre d'affaires provient désormais de l'extérieur du Benelux.
Fin 2021, le logiciel d'audit gratuit MAS a été ajouté à MultiPress, résultat de 5000 heures d'un travail acharné de Dirk Deroo sur une période de plus de trois ans. Ce logiciel sera proposé fin 2022 à tous les fabricants de machines graphiques en tant que logiciel Open Source et sera intégré à MultiPress en 2023, sur demande. Les clients qui le souhaitent pourront également l'utiliser de manière autonome. Grâce à ces développements, Dataline a remporté un grand nombre de prix, signe de reconnaissance de sa croissance exponentielle et de ses remarquables capacités d'innovation.
Agir de manière irrationnelle avec une conviction totale
Deroo voit souvent des entrepreneurs prendre des décisions complètement irrationnelles afin de s'accrocher à une situation commerciale familière et non optimale. Les gens sont tellement figés dans leur mode de pensée et de travailler qu'ils ne prêtent plus attention à la question de savoir combien d'argent est ainsi gaspillé chaque mois. Mais supposons que vous puissiez baser vos décisions d'investissement sur des faits et des chiffres calculés. Qui sait, peut-être qu'un investissement prévu est guère nécessaire ou que le report d'automatisation s'avère plusieurs fois plus coûteux que l'investissement lui-même. Dans ce dernier cas, cependant, un autre phénomène entre en jeu : nous ressentons la perte financière actuelle beaucoup plus fortement que le bénéfice futur d'un investissement".
Les mauvaises décisions deviennent progressivement inabordables
L'instinct et les connaissances solides et dignes de confiance laissent donc plus souvent le bon sens de côté que les entrepreneurs ne veulent le croire. Selon M. Deroo, les effets négatifs deviennent de plus en plus importants en cette période de défis économiques et d'évolution technologique rapide. "Les conditions pour faire des affaires dans l'industrie graphique sont plus difficiles que jamais, en raison des prix élevés du papier et des matières premières, de la pénurie de personnel et de l'évolution technologique rapide. Ce cocktail toxique signifie que les entrepreneurs ne peuvent plus se permettre de prendre de mauvaises décisions sur un coup de tête", a ajouté M. Deroo.
Nécessité d'un logiciel pour des informations factuelles
Mais comment s'approprier cette révolution technologique ?
En tant qu'entrepreneur, comment prendre des décisions intelligentes, impartiales et adaptées à la situation de votre entreprise ?
C'est avec ces questions que l'ancien évangéliste d'Apple a fait le lien avec Dataline : "Chaque entreprise est différente. Et ce, sous d'innombrables facettes : les clients que vous servez, le niveau de connaissances de vos collaborateurs, votre parc machines et votre marge de manoeuvre financière. Pourtant, des décisions doivent être prises chaque jour ; ne pas choisir est aussi une décision. Nos recherches ont montré que les entrepreneurs ont besoin d'un logiciel d'audit pour mieux justifier leurs décisions auprès de leur propre entreprise, de leurs actionnaires et des institutions financières telles que les banques. Cela s'applique non seulement aux entreprises graphiques et aux fabricants d'enseignes, mais aussi à leurs fournisseurs et consultants. Ils doivent, eux aussi, bénéficier d'un éclairage plus objectif avant de faire des choix ou de donner des conseils à des tiers".
Les investissements et leur effet d'entraînement
M. Deroo a expliqué ce qui fait défaut dans la pratique actuelle du screening d'entreprises graphiques ou d'unités commerciales : "Les entrepreneurs qui envisagent d'investir dans une nouvelle machine, un nouveau collaborateur ou une boutique en ligne, par exemple, font parfois des calculs dans un tableur. Mais comment gérer ensuite les innombrables interdépendances qui entrent en jeu ? Par exemple, si vous voulez calculer le retour sur investissement d'une machine standard, d'un collaborateur ou d'une boutique en ligne intégrée à l'aide d'un tableau ROI, vous devez garder à l'esprit qu'un tel investissement affecte tous les processus de l'entreprise. Prenons l'exemple d'une nouvelle imprimante cinq fois plus rapide que l'actuelle : elle entraînera probablement une réduction des coûts, une réorganisation de votre service prépresse, tandis qu'il n'est pas certain que vos gestionnaires actuels puissent faire face à une production plus importante. Tout est donc lié. Seul un logiciel d'audit très performant permet de calculer toutes ces interdépendances et ces conséquences. Dataline avait toutes les raisons et surtout le savoir-faire pour développer elle-même ce logiciel. Nous avons vingt ans d'expérience dans le calcul du prix de revient et disposons d'une énorme quantité de références sur les machines et les applications logicielles".
Un travail acharné dans la chambre mansardée
C'est ainsi que Dirk Deroo a profité du calme relatif de la crise sanitaire pour mettre à profit vingt ans d'expertise dans un logiciel d'audit unique, complet et indépendant au service de l'industrie graphique. Pendant trois ans, il a traité plus de 130 000 formules dans le logiciel de vérification de la fabrication MAS (Manufacturing Audiding Software). Il explique les résultats : "Vous pouvez utiliser ce logiciel pour auditer un ou plusieurs processus d'entreprise, mais aussi pour calculer le total mensuel des coûts de fonctionnement de votre entreprise. En fonction du niveau de détail souhaité et des exigences en matière de compte-rendu, la rédaction d'un rapport d'audit prend entre deux heures et trois jours ouvrables. La question est donc la suivante : "Jusqu'à quel point voulez-vous que l'image des coûts de traitement mensuel de votre entreprise soit nette ?" Pouvez-vous vous accommoder d'un manque de clarté ou un aperçu d'un processus partiel vous suffit-il ? Ou voulez-vous voir les choses dans votre entreprise telles qu'elles sont réellement ? peut-être de manière conflictuelle mais telles qu'elles sont dans la réalité ? Le résultat du logiciel MAS est que vous pouvez calculer les coûts réels par processus d'entreprise pertinent, et que vous pouvez analyser de manière plus optimale si vos processus d'entreprise sont rentables ou non, et par conséquent répondre aux questions suivantes : "Quel est le coût maximal de l'automatisation et quel doit être son rendement ? Combien de temps puis-je repousser une automatisation donnée ?"
Quand le logiciel d'audit MAS offre une solution
Toutes sortes de besoins ou de situations peuvent donc rendre l'utilisation d'un logiciel d'audit MAS souhaitable. Deroo a mentionné les suivants, qui sont les besoins les plus courants :
- Obtenir un aperçu de la rentabilité d'un département ou d'un processus d'entreprise particulier pour sa propre gestion.
- Générer des indicateurs financiers, par exemple en raison d'un projet de fusion ou d'acquisition, ou pour décider entre garder la production en interne ou l'externaliser.
- Auditer sa propre entreprise afin de convaincre les organismes de prêt de la solvabilité d'un investissement ou d'une reprise qu'ils doivent financer.
Comment se présente le logiciel MAS
À quoi ressemble le logiciel MAS à l'écran, bien caché derrière un login et une authentification ? s'est demandé Deroo : "Sur l'écran principal, à gauche, sont gérées toutes les données uniques de l'entreprise, comme le nombre d'employés par département, les salaires horaires, le nombre de commandes et de factures mensuelles ainsi que la complexité des commandes. En dessous, les techniques de production envisageables par l'atelier de fabrication, telles que l'impression offset et numérique, ou les techniques et machines de production futures sont indiquées et sélectionnées. Le logiciel distingue douze processus principaux de production, qui se composent à leur tour de cinq à dix sous-processus. Pour chacun de ces processus, l'audit peut indiquer comment ils sont actuellement exécutés, comment ils pourraient être souhaitables à l'avenir ou s'ils deviennent non pertinents.
Un exemple : 80% d'économie sur le contrôle des fichiers
Le logiciel d'audit MAS sera intégré début 2023 au logiciel ERP Multipress, le produit phare de Dataline. Mais dès à présent, les entreprises peuvent, grâce à ce logiciel d'audit, demander à Dataline de contrôler des processus partiels, voire l'ensemble de l'entreprise. Les cinquante premières entreprises graphiques internationales en ont déjà saisi cette opportunité. Un audit MAS rapide de quelques heures est gratuit, de même que la version de base du rapport d'audit MAS : deux documents A-paper avec un rapport sur les principales conclusions de l'audit MAS.
Pour illustrer ce qu'un audit MAS peut apporter, M. Deroo a cité le processus principal "Optimisation du flux de travail et de la production dans le prépresse", en mettant l'accent sur le sous-processus "Contrôle des fichiers" de manière plus détaillée. Si vous voulez vraiment savoir combien tous les contrôles de fichiers vous coûtent chaque mois avec votre méthode de travail actuelle, le logiciel MAS le calculera de manière très détaillée. De nombreuses données d'audit sont collectées dans l'atelier de production, mais à défaut, elles peuvent également être déterminées à partir de références. En une vingtaine de minutes, les coûts mensuels et les heures exactes du mode actuel d'audit des dossiers sont calculés. Parallèlement, on calcule ce qu'il en coûterait éventuellement si vous optiez pour une méthode de travail plus optimisée : combien d'heures pourraient alors être économisées ? De combien de collaborateurs en prépresse avez-vous réellement besoin ? Et combien d'euros pourriez-vous économiser ? Sur le côté droit du même écran d'audit, vous pouvez alors voir l'impact de cette optimisation sur les différents départements de production. Après tout, le résultat peut être très différent pour un département d'impression numérique et dans un département d'impression offset ou grand format, par exemple. En bas de la page, vous trouverez enfin les coûts mensuels actuels de ce processus partiel simple. Dans cet exemple d'entreprise à Nice, près de 90 heures sont consacrées chaque mois à vérifier tous les dossiers avant de pouvoir établir un devis. Cela représente un temps de contrôle moyen par commande de près de onze minutes. Notre audit MAS montre que l'optimisation de ce petit processus permet de réaliser 80 % d'économie. Je peux vous le dire : aucune intuition ne peut supporter cela.
Dataline : uniquement une collaboration avec un bénéfice d'au-moins 25% sur l'automatisation.
Deroo a expliqué que ce logiciel d'audit - bien que gratuit ! - aide l'activité de Dataline. Dataline a un modèle d'entreprise très complexe. Les logiciels ERP comme MultiPress ne se vendent pas. Ils examinent si une entreprise est prête à passer à l'étape suivante. Tant qu'il s'agit du Benelux, ce n'est pas si problématique mais maintenant que les clients sont dans toute l'Europe, c'est différent. Il faut alors un logiciel performant pour pouvoir réaliser des audits plus efficacement chez des clients potentiels ou existants. Dataline dispose de douze chefs de projet qui peuvent mener à bien six à sept projets par an. Dataline et le client ont donc tout intérêt à calculer à l'avance si l'avantage financier d'une automatisation donnée est suffisant. Chez Dataline, nous poursuivons la discussion avec un client ou un prospect lorsque les économies sont d'au moins 25% et représentent un volume financier important. Par exemple, une entreprise graphique de vingt personnes a des coûts salariaux mensuels d'environ 145 000 euros. Une économie de 25% est alors déjà très intéressante. Cela signifie des économies sur les coûts salariaux, les coûts des machines et les frais généraux.
"Chaque projet a des dizaines de "saboteurs"."
Le dirigeant de Dataline a expliqué qu'une entreprise a également besoin de telles économies pour décider de s'engager dans un grand projet d'automatisation : "Les gens n'attendent pas le changement. Notre logiciel couvre l'ensemble de l'entreprise, de A à Z. Dans chaque projet, il y a 20 ou 25 saboteurs actifs ou passifs parmi les collaborateurs. L'un est proche de la retraite, un autre a peur que l'audit montre qu'il est inefficace... Si le rapport d'audit révèle une masse critique suffisante pour commencer à automatiser, Dataline s'engage sur une garantie de résultat. Aucun autre fournisseur de l'industrie de l'impression ne s'engage de la sorte pour ses clients. Nous appelons cela un MAS blueprint : un engagement noir sur blanc que l'optimisation du processus sera effectivement mise en oeuvre".