Dataline bringt MAS auf den Markt: Audit-Software für ein exaktes Geschäftsbild
25 Juli 2022
"Beeinträchtigt die Automatisierung den gesunden Menschenverstand?" Zu dieser Frage hielt Dirk Deroo, CEO von Dataline, am 24. Mai während des Print & Sign Vakdag von PRINTmatters eine beeindruckende Präsentation. Er erklärte, dass MAS mehr als nur ein Lied von Rolf Sanchez (Domenikanisch-Niederländischer Sänger; Titel: "Más Más Más") ist: es ist die neue Manufacturing Auditing Software von Dataline. Damit können grafische Unternehmen alle Facetten ihres Geschäfts bis ins Detail untersuchen. Sie können einen ausführlichen Bericht lesen.
Deroo zog sein Publikum im Nieuwegein Business Center vom ersten Moment an in seinen Bann: "Ich stelle seit Jahren fest, dass in der grafischen Industrie selbst mit einer Portion gesundem Menschenverstand viele Denkfehler gemacht werden. Das macht unseren gesunden Menschenverstand etwas weniger vernünftig, als uns lieb ist. Der Gründer und CEO von Dataline zählte zunächst fünfzehn Formen von Voreingenommenheit auf, wie etwa die Tatsache, dass Menschen dazu neigen, sich mit Gleichgesinnten zu umgeben. Wenn wir dann eine gegenteilige Meinung hören, glauben wir eher das, was wir uns selbst ausgedacht haben, als das, was Spezialisten vorher gründlich recherchiert haben. Das Ergebnis: Tunnelblick. Das ist gefährlich, denn es beeinträchtigt unsere Fähigkeit, Geschäfte zu machen, zu automatisieren und zu investieren. Wenn Sie die verschiedenen Formen der Voreingenommenheit kennen, können Sie sie erkennen, bevor Ihr Urteilsvermögen davon beeinflusst wird. Auf diese Weise können Sie bessere Entscheidungen treffen und bessere Geschäfte machen."
Dirk Deroo: skywalker mit Dataline
Nach seiner Zeit als Apple-Evangelist gründete Dirk Deroo 1997 in seiner Dachzimmer in Westflandern MultiPress: Software für die grafische Industrie, die gerade den Übergang von einer handwerklichen zu einer prozessgesteuerten Industrie erlebte. MultiPress entwickelte sich schnell von einem einfachen CRM- und Kalkulationstool zu einem leistungsfähigen, schlanken Managementsystem, in dem Verwaltung, Kalkulation, Angebots- und Auftragsmanagement, Planung, Finanzen und Logistik der Produktion integriert sind. Dies führt zu einer maximalen Automatisierung, während der Benutzer "die Kontrolle" behält. Bis 2015 war Dataline nur in den Benelux-Ländern tätig. Von allen grafischen Produktionsbetrieben, die über ein ERP-Paket verfügten, nutzten zu diesem Zeitpunkt bereits über 50% MultiPress.
Dann begann Deroo einen Prozess der Internationalisierung. Im Jahr 2022 beschäftigt Dataline sechzig Mitarbeiter, die sich auf fünf Niederlassungen in Belgien, den Niederlanden, Deutschland und Frankreich verteilen; über tausend Grafische- und Werbetechnikunternehmen in 35 Ländern arbeiten mit der fünfsprachigen MultiPress-Software. Ein Drittel des Umsatzes kommt inzwischen von außerhalb der Benelux-Staaten.
Ende 2021 wurde das Servicepaket um die kostenlose Prüfungssoftware MAS erweitert, das Ergebnis von 5.000 Stunden harter Arbeit von Dirk Deroo in etwas mehr als drei Jahren. Diese Software wird Ende 2022 allen grafischen Maschinenherstellern als Open Source Software angeboten und 2023 in MultiPress integriert - auf Wunsch auch zur eigenständigen Nutzung durch Kunden. All diese Entwicklungen haben dafür gesorgt, dass Dataline mit MultiPress und MAS in den letzten Jahren eine Vielzahl von Wachstums- und Innovationspreisen gewonnen hat.
Irrationales Handeln mit voller Überzeugung
Deroo erlebt oft, dass Unternehmer völlig irrationale Entscheidungen treffen, um an einer vertrauten, nicht optimalen Geschäftssituation festzuhalten. Die Menschen seien so sehr in ihrer bisherigen Denk- und Arbeitsweise verhaftet, dass sie der Frage, wie viel Geld auf diese Weise jeden Monat verbrannt werden soll, keine Beachtung mehr schenken. "Aber nehmen wir an, Sie könnten Ihre Investitionsentscheidungen auf kalkulierte Fakten und Zahlen stützen. Wer weiß, vielleicht ist eine geplante Investition gar nicht notwendig, oder das Aufschieben der Automatisierung könnte sogar um ein Vielfaches teurer sein als die Investition selbst. Im letzteren Fall spielt auch noch ein anderes Phänomen eine Rolle: Wir empfinden den aktuellen finanziellen Verlust viel stärker als den zukünftigen Gewinn einer Investition."
Falsche Entscheidungen werden allmählich unerschwinglich
Bauchgefühl und felsenfeste, vertrauenswürdige Erkenntnisse lassen den gesunden Menschenverstand also öfter im Stich, als Unternehmer annehmen möchten. Nach Ansicht von Deroo werden die negativen Auswirkungen in diesen Zeiten, die von wirtschaftlichen Herausforderungen und rasanten technologischen Entwicklungen geprägt sind, immer größer. "Die Voraussetzungen für die Geschäftstätigkeit in der grafischen Industrie sind schwieriger denn je, unter anderem wegen der hohen Papier- und Rohstoffpreise, des Personalmangels und der rasanten technologischen Entwicklung. Dieser Giftcocktail bedeutet, dass Unternehmer es sich nicht mehr leisten können, falsche Entscheidungen aus dem Bauch heraus zu treffen", erklärte Deroo.
Bedarf an Software für faktenbasierte Erkenntnisse
Aber wie kann man sich diese technologische Revolution zu eigen machen?
Wie treffen Sie als Unternehmer Ihre Entscheidungen klug, unvoreingenommen und angepasst an Ihre spezifische Unternehmenssituation?
Mit diesen Fragen schlug der ehemalige Apple-Evangelist die Brücke zu Dataline: "Jedes Unternehmen ist anders. Und zwar in unzähligen Facetten: die Kunden, die Sie bedienen, der Wissensstand Ihrer Mitarbeiter, der Maschinenpark und der finanzielle Spielraum. Dennoch müssen jeden Tag Entscheidungen getroffen werden; auch das Nichtwählen ist eine Entscheidung. Unsere Untersuchungen haben gezeigt, dass Unternehmer eine Audit-Software benötigen, um ihre Entscheidungen vor sich selbst, ihren Aktionären und Finanzinstituten wie Banken besser rechtfertigen zu können. Dies gilt nicht nur für grafische Betriebe oder Werbetechniker, sondern auch für deren Zulieferer und Berater. Auch sie müssen objektivere Einblicke erhalten, bevor sie Entscheidungen treffen oder Ratschläge an Dritte erteilen".
Investitionen und ihre Auswirkung
Deroo erläuterte, woran es in der derzeitigen Praxis des Screenings von (grafischen) Unternehmen oder Geschäftseinheiten mangelt: "Unternehmer, die eine Investition in eine neue Maschine, einen Mitarbeiter oder einen Webshop erwägen, stellen manchmal Berechnungen in einer Tabellenkalkulation an. Aber wie geht man dann mit den unzähligen Abhängigkeiten um, die dabei eine Rolle spielen? Wenn Sie beispielsweise die Amortisationszeit eines durchschnittlichen Vertriebsmitarbeiters oder eines integrierten Webshops mit einer ROI-Tabelle berechnen wollen, müssen Sie bedenken, dass eine solche Investition alle Geschäftsprozesse betrifft. Oder nehmen Sie eine neue Druckmaschine, die fünfmal schneller ist als die jetzige: Sie wird wahrscheinlich zu mehr Kalkulationen führen, zu einer Reorganisation Ihrer Druckvorstufenabteilung, und es ist auch fraglich, ob Ihre derzeitigen Auftragsbetreuer die höhere Produktion noch bewältigen können. Alles ist also miteinander verknüpft. Nur mit einer sehr leistungsfähigen Audit-Software können Sie all diese Abhängigkeiten und Auswirkungen berechnen. Dataline hatte allen Grund und vor allem das nötige Know-How, diese Software selbst zu entwickeln. Wir verfügen über zwanzig Jahre Erfahrung in der Kalkulation von Selbstkosten und haben eine enorme Anzahl von Benchmarks zu Maschinen und Softwareanwendungen".
Harte Arbeit auf dem Dachboden
Und so kam es, dass Dirk Deroo die relative Ruhe der Corona-Krise nutzte, um sein zwanzigjähriges Fachwissen in einem einzigartigen, umfassenden und unabhängigen Audit-Softwarepaket zu bündeln, das der Grafik- und Werbetechnikindustrie zur Verfügung steht. Drei Jahre lang arbeitete er abends tausende von Stunden daran; in der Manufacturing Auditing Software (MAS) bearbeitete er mehr als 130.000 Formeln. So erläutert er die Ergebnisse: "Sie können diese Software nutzen, um einen oder mehrere Geschäftsprozesse zu prüfen, aber auch, um die gesamten monatlichen Verarbeitungskosten für Ihr gesamtes Unternehmen zu berechnen. Je nach gewünschtem Detaillierungsgrad und den Anforderungen an die Berichterstattung dauert die Erstellung eines Prüfungsberichts zwei Stunden bis drei Arbeitstage. Die Frage ist also: "Wie scharf wollen Sie das Bild der monatlichen Bearbeitungskosten in Ihrem Unternehmen?" Können Sie mit einer undeutlichen Darstellung leben, oder reicht Ihnen ein kleiner Einblick in einen Teilprozess? Oder wollen Sie die Dinge in Ihrem Unternehmen einfach so sehen, wie sie wirklich sind: vielleicht konfrontativ, aber so wie sie in der Realität sind? Das Ergebnis der MAS-Software ist, dass Sie die realen Kosten pro relevantem Geschäftsprozess berechnen können, und dass Sie optimaler analysieren können, ob Ihre Geschäftsprozesse profitabel sind oder nicht, und folglich Antworten auf Fragen geben können wie: "Wie hoch sind die maximalen Kosten der Automatisierung und was soll sie bringen? Wie lange kann ich eine bestimmte Automatisierung aufschieben?"
Wenn MAS Audit Software eine Lösung bietet
Alle Arten von Bedürfnissen oder Situationen können daher den Einsatz von MAS Audit Software wünschenswert machen. Deroo nannte die folgenden häufig auftretenden Bedürfnisse:
- Gewinnung von Einblicken in die Rentabilität einer bestimmten Abteilung oder eines Geschäftsprozesses für das eigene Management
- Generierung von Finanzkennzahlen, z.B. aufgrund einer geplanten Fusion oder Übernahme, oder um zu entscheiden, ob die Produktion im eigenen Haus verbleiben oder ausgelagert werden soll
- Prüfung des eigenen Unternehmens, um Kreditgeber von der Kreditwürdigkeit einer von ihnen zu finanzierenden Investition oder Übernahme zu überzeugen
So sieht die MAS-Software aus
Wie sieht die MAS-Software auf dem Bildschirm aus, sicher versteckt hinter einem Login und einer Authentifizierung. Deroo: "Auf dem Hauptbildschirm werden links alle eindeutigen Unternehmensdaten verwaltet, wie die Anzahl der Mitarbeiter pro Abteilung, die Stundenlöhne, die Anzahl der monatlichen Aufträge und Rechnungen sowie die Komplexität der Aufträge. Darunter werden die für ein produzierendes Unternehmen in Frage kommenden Produktionstechniken wie Offset- und Digitaldruck oder zukünftige Produktionstechniken und -maschinen angegeben und ausgewählt. Die Software unterscheidet zwölf Hauptprozesse in der Produktion, die sich wiederum aus fünf bis zehn Teilprozessen zusammensetzen. Für jeden dieser Prozesse kann das Audit aufzeigen, wie sie derzeit durchgeführt werden, wie sie in Zukunft wünschenswert sein könnten oder ob sie irrelevant werden."
Ein Beispiel: 80% Einsparung bei der Dateikontrolle
Die MAS-Audit-Software wird Anfang 2023 in die ERP-Software Multipress, das Flaggschiff von Dataline, integriert. Aber schon jetzt können Unternehmen mit Hilfe dieser Auditsoftware Dataline mit der Prüfung von Teilprozessen oder sogar des gesamten Unternehmens beauftragen. Die ersten fünfzig grafischen Produktionsbetriebe im In- und Ausland haben bereits davon Gebrauch gemacht. Ein schnelles MAS-Audit von wenigen Stunden ist kostenlos, ebenso die Basisversion des MAS-Auditing Reports: zwei A-Papers mit einem Bericht über die wichtigsten Erkenntnisse aus dem MAS-Audit.
Als Beispiel dafür, was ein MAS-Audit leisten kann, nannte Deroo den Hauptprozess "Workflow- und Produktionsoptimierung in der Druckvorstufe", wobei er den Teilprozess "Dateikontrolle" näher beleuchtete. "Wenn Sie wirklich wissen wollen, wie viel Sie all die Aktenkontrollen bei Ihrer derzeitigen Arbeitsweise jeden Monat kosten, dann wird die MAS-Software dies sehr detailliert berechnen. Viele Auditdaten werden in den Betrieben erhoben, aber sollte das nicht der Fall sein, so können sie auch durch Benchmarks ermittelt werden. In etwa zwanzig Minuten sind die genauen monatlichen Kosten und Stunden der derzeitigen Art der Aktenprüfung berechnet. Gleichzeitig wird berechnet, was es möglicherweise kosten würde, wenn Sie sich für eine optimierte Arbeitsweise entscheiden würden: Wie viele Stunden könnten dann eingespart werden? Wie viele Mitarbeiter in der Druckvorstufe brauchen Sie wirklich? Und wie viele Euro könnten Sie sparen? Auf der rechten Seite des gleichen Audit-Bildschirms können Sie dann die Auswirkungen dieser Optimierung auf die verschiedenen Produktionsabteilungen sehen. Schließlich kann das Ergebnis in einer Digitaldruckabteilung ganz anders ausfallen als beispielsweise in einer Offset- oder Großformatdruckabteilung. Unten auf der Seite werden schließlich die aktuellen monatlichen Kosten für diesen einfachen Teilprozess angezeigt. In diesem Beispielunternehmen in Nizza werden jeden Monat fast 90 Stunden damit verbracht, alle Akten zu prüfen, bevor beispielsweise ein Angebot erstellt werden kann. Das entspricht einer durchschnittlichen Prüfzeit pro Auftrag von fast elf Minuten. Unser MAS-Audit zeigt, dass die Optimierung dieses kleinen Prozesses 80 % Einsparungen bringt. Ich kann Ihnen sagen: Kein Bauchgefühl kann das aushalten."
Dataline: nur Zusammenarbeit mit mindestens 25% Gewinn aus der Automatisierung
Deroo erläuterte, dass diese Auditsoftware - obwohl sie kostenlos ist! - dem Geschäft von Dataline weiterhilft. Dataline hat ein sehr komplexes Geschäftsmodell. ERP-Software wie Multipress verkauft man nicht. Sie untersuchen, ob ein Unternehmen für die nächste Stufe bereit ist. Solange es sich um die Benelux-Staaten handelt, ist es nicht so problematisch, aber jetzt, wo die Kunden in ganz Europa sind, ist es anders. Dann braucht man eine leistungsfähige Software, um Audits bei potenziellen Neukunden oder bestehenden Kunden effizienter durchzuführen. Dataline hat zwölf Projektmanager, die sechs bis sieben Projekte pro Jahr durchführen können. Dataline und der Kunde haben daher ein großes Interesse daran, im Voraus zu kalkulieren, ob der finanzielle Nutzen einer bestimmten Automatisierung ausreicht. Bei Dataline setzen wir das Gespräch mit einem Kunden oder Interessenten erst dann fort, wenn die Einsparungen mindestens 25 % betragen und ein beträchtliches Finanzvolumen aufweisen. Ein grafisches Unternehmen mit zwanzig Beschäftigten hat zum Beispiel monatliche Lohnkosten von etwa 145.000 Euro. Eine Ersparnis von 25 % ist dann schon sehr interessant. Das bedeutet Einsparungen bei den Lohnkosten, den Maschinenkosten und den Gemeinkosten.
"Jedes Projekt hat Dutzende von Saboteuren."
Der Geschäftsführer von Dataline erklärte, dass ein Unternehmen auch solche Einsparungen braucht, um sich für ein großes Automatisierungsprojekt zu entscheiden: "Die Leute warten nicht auf Veränderungen. Unsere Software deckt das gesamte Unternehmen ab, von Kopf bis Fuss. Bei jedem Projekt gibt es 20 oder 25 aktive oder passive Saboteure unter den Mitarbeitern. Einer steht kurz vor der Pensionierung, ein anderer hat Angst, dass das Audit zeigt, dass er ineffizient arbeitet... Wenn der Audit-Bericht eine ausreichende kritische Masse aufzeigt, um mit der Automatisierung zu beginnen, verpflichtet sich Dataline zu einer Ergebnisgarantie. Es gibt keinen anderen Anbieter in der Druckindustrie, der sich in dieser Weise für seine Kunden einsetzt. Wir nennen dies einen MAS-Blueprint: eine schwarz auf weiß festgehaltene Zusage, dass die Prozessoptimierung effektiv umgesetzt wird".