Dataline lanzó MAS: un software de auditoría para las prácticas empresariales más exigentes
25 Julio 2022
"¿Afecta la automatización al sentido común?" Sobre esta pregunta, el director general de Dataline, Dirk Deroo, realizó una impresionante presentación el 24 de mayo durante el Print & Sign Vakdag de PRINTmatters. Explicó que MAS es más que una canción de Rolf Sánchez: "es el nuevo software de auditoría de producción de Dataline. Con él, las empresas del sector gráfico pueden obtener un extenso informe que examina todas las facetas de su negocio al más alto nivel de detalle".
Deroo inspiró a su público en el Centro de Negocios de Nieuwegein desde el primer momento: "Llevo años observando que en el sector gráfico, incluso con una dosis de sentido común, se cometen muchos errores de razonamiento. Esto hace que nuestro sentido común sea menos acertado de lo que nos gustaría". El fundador y director general de Dataline enumeró quince posibles tipos de sesgo, como el de las personas que tienden a rodearse de gente con ideas semejantes. Cuando escuchan una opinión contraria, es más probable que crean lo que ellos mismos han pensado en lugar de lo que los especialistas han investigado a fondo de forma previa. Esto se llama visión de túnel y puede ser peligroso cuando afecta la habilidad para hacer negocios, para automatizar y para invertir. Una vez que seamos conscientes de estos diferentes tipos de sesgo, podremos reconocerlos antes de que influyan en nuestro juicio y así tomar mejores decisiones y hacer mejores negocios".
Dirk Deroo: Skywalker con Dataline
Tras un pasado como evangelista de Apple, Dirk Deroo puso en marcha MultiPress en 1997 en su ático de Flandes Occidental: un software para la industria gráfica, que estaba experimentando la transformación de una industria artesanal a una industria basada en procesos. MultiPress de Dataline pasó rápidamente de ser una simple herramienta de cálculo y CRM a un sistema de gestión potente y eficaz en el que la administración, el cálculo, la gestión de cotizaciones y pedidos, la planificación, las finanzas y la logística se integran con la producción. Esta mezcla tan amplia conduce a una automatización máxima en la que el usuario tiene el "control total". Hasta 2015, Dataline solo estaba activa en el Benelux. De todas las empresas de producción gráfica de la región que disponían de un paquete ERP, más del 50% ya utilizaban MultiPress en ese momento.
VFue en 2022 cuando Deroo inició un proceso de internacionalización. Hoy en día, Dataline cuenta con sesenta colaboradores, repartidos en cinco oficinas en Bélgica, Países Bajos, Alemania y Francia. Más de mil empresas gráficas y de rotulación de 35 países trabajan ahora con el software MultiPress en cinco idiomas diferentes. Un tercio de la facturación de la empresa procede ahora de fuera de la región de Benelux.
Como resultado de la inversión de más de 5.000 horas de gran esfuerzo en poco más de tres años, a finales de 2021 Dirk Deroo añadió el software de auditoría gratuito MAS al paquete de servicios de MultiPress, este software se ofrecerá como software de código abierto a todos los fabricantes de máquinas de impresión a finales de 2022, y se integrará en MultiPress en 2023 para que los clientes puedan utilizarlo de forma independiente si lo desean. Todos estos desarrollos han hecho que en los últimos años, Dataline con MultiPress y MAS hayan ganado un gran número de premios por su crecimiento e innovación.
Actuar irracionalmente con plena convicción
Deroo ve a menudo a empresarios que toman decisiones completamente irracionales para aferrarse a una situación empresarial conocida y no óptima. La gente suele estar tan atascada en su forma actual de pensar y trabajar que no le presta atención a la pregunta de cuánto dinero se gasta de esta manera cada mes. Pero suponga que puede basar sus decisiones de inversión en hechos y cifras calculadas. Quién sabe, una inversión planificada podría no ser necesaria en absoluto, o posponer la automatización podría ser en realidad muchas veces más cara que la propia inversión. En este último caso, sin embargo, ocurre otro fenómeno: sentimos mucho más la pérdida financiera actual que el beneficio futuro de una inversión.
Las decisiones equivocadas se están volviendo poco a poco inasequibles
Así, los instintos y las percepciones sólidas y confiables están abandonando el sentido común más a menudo de lo que los empresarios quisieran suponer. Según Deroo, el impacto negativo de este hecho es cada vez mayor en estos tiempos, llenos de retos económicos y rápidos desarrollos tecnológicos. Las condiciones para hacer negocios en la industria gráfica son más difíciles que nunca, debido, entre otras cosas, a los altos precios del papel y las materias primas, la escasez de personal y la constante evolución de la tecnología. A causa de este cóctel tóxico, los empresarios ya no pueden permitirse el lujo de tomar decisiones equivocadas basadas en sus instintos, continuó Deroo.
La necesidad de un software para obtener información basada en hechos
Pero, ¿cómo adoptar esta revolución tecnológica?
Como empresario, ¿cómo tomar sus decisiones de forma inteligente, sin prejuicios y adaptadas a la situación específica de su empresa?
Con estas preguntas, el antiguo evangelista de Apple tendió el puente a Dataline: "Cada empresa es diferente. Lo es en innumerables facetas: los clientes a los que sirve, el nivel de conocimientos de sus empleados, la maquinaria y el entorno financiero. Sin embargo, cada día hay que elegir; incluso no elegir es una elección. Nuestra investigación demostró que los empresarios necesitaban un software de auditoría para justificar mejor sus elecciones ante ellos mismos, sus accionistas y las instituciones financieras, por ejemplo, los bancos. Esto se aplica no sólo a las empresas de impresión o a los fabricantes de rótulos, sino también a sus proveedores y consultores. Ellos también necesitan una visión más objetiva antes de tomar decisiones o dar consejos a terceros.
Las inversiones y su efecto dominó
Deroo explicó lo que, en su opinión, falta en la práctica actual de selección de empresas (gráficas) o unidades de negocio: "Los empresarios que se plantean una inversión en una nueva máquina, un nuevo colaborador o una tienda web, por ejemplo, a veces hacen sus cálculos en una hoja de cálculo. Pero, ¿cómo se abordan entonces las innumerables variantes que intervienen en la toma de decisiones? Si, por ejemplo, quieres calcular el periodo de recuperación de la inversión de un comercial promedio o de una tienda web integrada mediante una hoja de cálculo del ROI, tienes que recordar que esa inversión afecta a todos los procesos de la empresa. O, por ejemplo, una nueva máquina de impresión que sea cinco veces más rápida que la actual: probablemente supondrá más cálculos, una reorganización de su departamento de pre-impresión, y también es cuestionable si sus actuales responsables de pedidos seguirán enfrentándose a la mayor producción. Todo está vinculado. Sólo con un software de auditoría muy sofisticado se pueden calcular todas las dependencias y sus efectos. Con más de veinte años de experiencia en el cálculo de precios de coste, un profundo conocimiento de las máquinas y las aplicaciones de software implicadas y un gran número de referencias, Dataline contaba con todas las herramientas para desarrollar su software.
Trabajo duro en el ático
Y así sucedió que Dirk Deroo aprovechó la relativa calma durante la crisis del Coronavirus para reunir veinte años de experiencia en un paquete de software de auditoría único, completo e independiente al servicio de la industria gráfica y de la rotulación. En poco más de tres años, trabajó en él durante miles de horas, principalmente por las noches. En el software de auditoría de fabricación (MAS) procesó más de 130.000 fórmulas. Explica los resultados: "Se puede utilizar este software para auditar uno o varios procesos empresariales, pero también para calcular el total de los costes de procesamiento mensuales de toda la empresa. Dependiendo del nivel de detalle deseado y de las necesidades de información, un informe de auditoría tarda entre dos horas y tres días laborables en completarse. Así que la pregunta es: "¿Cómo de precisa y clara quiere ver la imagen de los costes de procesamiento mensuales en su empresa?" ¿Puede vivir con una imagen borrosa? ¿Le basta con un poco de información sobre un subproceso? O bien, ¿quiere ver las cosas en su empresa tal y como son realmente? Tal vez estas preguntas sean conflictivas, pero son la realidad... El resultado de utilizar el software MAS es que podrá calcular los costes reales por proceso empresarial relevante y podrá analizar de forma óptima si sus procesos empresariales son rentables o no. En consecuencia, también podrá dar respuesta a preguntas como: "¿Cuál es el coste máximo de la automatización y qué rendimiento debe tener? ¿Cuánto tiempo puedo posponer una determinada inversión en automatización?".
Todo tipo de necesidades o situaciones puede hacer recomendable el uso del software MAS Audit. Deroo mencionó las siguientes necesidades que se dan con frecuencia:
- Obtener información sobre la rentabilidad de un determinado departamento o proceso empresarial, en beneficio de su propia gestión
- Generar cifras financieras clave, por ejemplo, en el momento de una fusión o adquisición prevista, o para decidir si se mantiene la producción en la empresa o se subcontrata
- Auditar la propia empresa para convencer a los prestamistas de la solvencia de una inversión o adquisición que van a financiar
Qué aspecto tiene el software MAS
¿Qué aspecto tiene el software MAS en la pantalla, oculto de forma segura tras el inicio de sesión y la autenticación? Dirk Deroo elaboró el diseño con sumo cuidado: "En la pantalla principal, a la izquierda se gestionan todos los datos exclusivos de la empresa, como el número de colaboradores por departamento, los salarios por hora, el número de pedidos y facturas mensuales y la complejidad de los pedidos. Debajo, se indican las técnicas de producción que se aplican a una empresa de fabricación, como la impresión offset y digital, o las futuras técnicas de producción y las máquinas, y se pueden seleccionar. El software distingue doce procesos principales en la producción, que a su vez están compuestos por entre cinco y diez subprocesos. Para cada uno de estos procesos, la auditoría puede indicar cómo se realizan en la actualidad, cómo podrían ser deseables en el futuro o si se están volviendo irrelevantes."
Un ejemplo: ahorrar un 80% en el control de archivos
A principios de 2023, el software MAS Audit de Deroo se integrará en el software ERP estrella de Dataline, MultiPress. Además, las empresas pueden solicitar a Dataline auditorías de subprocesos o, si lo desean, de todo su negocio. Las primeras cincuenta empresas de impresión del país y del extranjero ya han hecho uso de esta oportunidad. Una auditoría rápida de MAS de unas pocas horas es gratuita, al igual que la versión básica del informe de auditoría de MAS: dos documentos A con un informe de las conclusiones más importantes de la auditoría de MAS.
Como ejemplo de lo que puede aportar una auditoría MAS, Deroo mencionó el proceso principal "Flujo de trabajo de pre-impresión y optimización de la producción", donde se centró en el subproceso "Control de archivos". Si realmente quiere saber cuánto le cuestan todos los controles de archivos cada mes con su forma de trabajo actual, el software MAS lo calculará para usted con gran detalle. Muchos de los datos de auditoría se obtienen en producción, pero a falta de ello, también pueden obtenerse a partir de referencias. En unos veinte minutos, se calculan los costes y las horas mensuales exactas de la forma actual de auditar los archivos. Al mismo tiempo, se calcula lo que podría costar si se optara por un método de trabajo más optimizado: ¿cuántas horas se podrían ahorrar entonces? ¿Cuántos colaboradores de preimpresión necesita realmente? ¿Y cuántos euros podría ahorrar? En la parte derecha de la misma pantalla de Auditoría, puede ver el efecto de esta optimización en los distintos departamentos de producción. Después de todo, el resultado puede ser muy diferente para un departamento de impresión digital que para un departamento de offset o de gran formato, por ejemplo. Por último, la parte inferior de la página muestra los costes mensuales actuales de este sencillo subproceso. En este ejemplo de una empresa de Niza, se dedican casi 90 horas al mes a comprobar todos los archivos antes de poder hacer una cotización. Esto supone un tiempo medio de comprobación por pedido de casi once minutos. Nuestra auditoría MAS muestra que la optimización de este pequeño proceso supone un ahorro de tiempo del 80%. Se lo aseguro: no hay argumento que se le resista.
Dataline: Sólo cooperación con al menos un 25% de beneficio de la automatización
Deroo explicó que este software de auditoría - ¡Aunque disponible de forma gratuita! - ayuda a que el negocio de Dataline siga adelante. Dataline tiene un modelo de negocio bastante complejo. No venden software ERP como MultiPress sin investigar si una empresa está preparada para el siguiente nivel. Si la empresa tiene su sede en la región de Benelux es bastante fácil, pero ahora que los clientes están en toda Europa, es diferente y se necesita un software potente para realizar auditorías de forma eficiente en las instalaciones de los clientes potenciales o existentes. Dataline cuenta con doce gestores de proyectos que trabajan en seis o siete proyectos al año. Dataline y el cliente se interesan por calcular de forma anticipada si la adopción de una determinada automatización aporta suficientes beneficios económicos. En Dataline sólo continuaremos la conversación con un cliente o prospecto si el ahorro es de al menos un 25%, con un volumen financiero considerable. Por ejemplo, una empresa gráfica con veinte personas contratadas tendrá unos costes salariales mensuales de unos 145.000 euros - un ahorro del 25% es lo que vale para ellos. Significa un ahorro real en costes de mano de obra, costes de maquinaria y gastos generales.
"Todo proyecto tiene decenas de saboteadores."
Dirk Deroo, director general de Dataline, explicó que una empresa necesita este tipo de ahorro para tomar decisiones estratégicas en cualquier proyecto de automatización importante. Los individuos no buscan el cambio, pero nuestro software abarca toda la empresa, desde la puerta principal hasta la puerta trasera. En cada proyecto habrá 20 o 25 saboteadores activos o pasivos. Uno está a punto de jubilarse, otro teme que la auditoría demuestre que trabaja de forma ineficiente. Cuando el informe de auditoría revela una masa significativa suficiente para empezar a automatizar, Dataline se compromete a obtener resultados. No hay ningún otro proveedor en la industria de la impresión que asuma este tipo de compromiso con sus clientes. A esto lo llamamos Dataline MAS blueprint: un compromiso claro de que la optimización de los procesos puede ser y será efectivamente alcanzada.
Todo tipo de necesidades o situaciones puede hacer recomendable el uso del software MAS Audit. Deroo mencionó las siguientes necesidades que se dan con frecuencia:
- Obtener información sobre la rentabilidad de un determinado departamento o proceso empresarial, en beneficio de su propia gestión
- Generar cifras financieras clave, por ejemplo, en el momento de una fusión o adquisición prevista, o para decidir si se mantiene la producción en la empresa o se subcontrata
- Auditar la propia empresa para convencer a los prestamistas de la solvencia de una inversión o adquisición que van a financiar
Qué aspecto tiene el software MAS
¿Qué aspecto tiene el software MAS en la pantalla, oculto de forma segura tras el inicio de sesión y la autenticación? Dirk Deroo elaboró el diseño con sumo cuidado: "En la pantalla principal, a la izquierda se gestionan todos los datos exclusivos de la empresa, como el número de colaboradores por departamento, los salarios por hora, el número de pedidos y facturas mensuales y la complejidad de los pedidos. Debajo, se indican las técnicas de producción que se aplican a una empresa de fabricación, como la impresión offset y digital, o las futuras técnicas de producción y las máquinas, y se pueden seleccionar. El software distingue doce procesos principales en la producción, que a su vez están compuestos por entre cinco y diez subprocesos. Para cada uno de estos procesos, la auditoría puede indicar cómo se realizan en la actualidad, cómo podrían ser deseables en el futuro o si se están volviendo irrelevantes."
Un ejemplo: ahorrar un 80% en el control de archivos
A principios de 2023, el software MAS Audit de Deroo se integrará en el software ERP estrella de Dataline, MultiPress. Además, las empresas pueden solicitar a Dataline auditorías de subprocesos o, si lo desean, de todo su negocio. Las primeras cincuenta empresas de impresión del país y del extranjero ya han hecho uso de esta oportunidad. Una auditoría rápida de MAS de unas pocas horas es gratuita, al igual que la versión básica del informe de auditoría de MAS: dos documentos A con un informe de las conclusiones más importantes de la auditoría de MAS.
Como ejemplo de lo que puede aportar una auditoría MAS, Deroo mencionó el proceso principal "Flujo de trabajo de pre-impresión y optimización de la producción", donde se centró en el subproceso "Control de archivos". Si realmente quiere saber cuánto le cuestan todos los controles de archivos cada mes con su forma de trabajo actual, el software MAS lo calculará para usted con gran detalle. Muchos de los datos de auditoría se obtienen en producción, pero a falta de ello, también pueden obtenerse a partir de referencias. En unos veinte minutos, se calculan los costes y las horas mensuales exactas de la forma actual de auditar los archivos. Al mismo tiempo, se calcula lo que podría costar si se optara por un método de trabajo más optimizado: ¿cuántas horas se podrían ahorrar entonces? ¿Cuántos colaboradores de preimpresión necesita realmente? ¿Y cuántos euros podría ahorrar? En la parte derecha de la misma pantalla de Auditoría, puede ver el efecto de esta optimización en los distintos departamentos de producción. Después de todo, el resultado puede ser muy diferente para un departamento de impresión digital que para un departamento de offset o de gran formato, por ejemplo. Por último, la parte inferior de la página muestra los costes mensuales actuales de este sencillo subproceso. En este ejemplo de una empresa de Niza, se dedican casi 90 horas al mes a comprobar todos los archivos antes de poder hacer una cotización. Esto supone un tiempo medio de comprobación por pedido de casi once minutos. Nuestra auditoría MAS muestra que la optimización de este pequeño proceso supone un ahorro de tiempo del 80%. Se lo aseguro: no hay argumento que se le resista.
Dataline: Sólo cooperación con al menos un 25% de beneficio de la automatización
Deroo explicó que este software de auditoría - ¡Aunque disponible de forma gratuita! - ayuda a que el negocio de Dataline siga adelante. Dataline tiene un modelo de negocio bastante complejo. No venden software ERP como MultiPress sin investigar si una empresa está preparada para el siguiente nivel. Si la empresa tiene su sede en la región de Benelux es bastante fácil, pero ahora que los clientes están en toda Europa, es diferente y se necesita un software potente para realizar auditorías de forma eficiente en las instalaciones de los clientes potenciales o existentes. Dataline cuenta con doce gestores de proyectos que trabajan en seis o siete proyectos al año. Dataline y el cliente se interesan por calcular de forma anticipada si la adopción de una determinada automatización aporta suficientes beneficios económicos. En Dataline sólo continuaremos la conversación con un cliente o prospecto si el ahorro es de al menos un 25%, con un volumen financiero considerable. Por ejemplo, una empresa gráfica con veinte personas contratadas tendrá unos costes salariales mensuales de unos 145.000 euros - un ahorro del 25% es lo que vale para ellos. Significa un ahorro real en costes de mano de obra, costes de maquinaria y gastos generales.
"Todo proyecto tiene decenas de saboteadores."
Dirk Deroo, director general de Dataline, explicó que una empresa necesita este tipo de ahorro para tomar decisiones estratégicas en cualquier proyecto de automatización importante. Los individuos no buscan el cambio, pero nuestro software abarca toda la empresa, desde la puerta principal hasta la puerta trasera. En cada proyecto habrá 20 o 25 saboteadores activos o pasivos. Uno está a punto de jubilarse, otro teme que la auditoría demuestre que trabaja de forma ineficiente. Cuando el informe de auditoría revela una masa significativa suficiente para empezar a automatizar, Dataline se compromete a obtener resultados. No hay ningún otro proveedor en la industria de la impresión que asuma este tipo de compromiso con sus clientes. A esto lo llamamos Dataline MAS blueprint: un compromiso claro de que la optimización de los procesos puede ser y será efectivamente alcanzada.