Comment assurer une bonne trésorerie dans votre entreprise d'impression ?

9 Juillet 2024

Cashflow

Tout prestataire d'impression et de signalétique est confronté à ce difficile exercice d'équilibre : veiller à ce que les rentrées d'argent soient suffisantes pour assurer la pérennité de l'entreprise. Ce n'est pas un processus facile, il suffit de penser aux retards de paiement, aux impayés et à la charge que représente la gestion des factures d'achats comme de ventes. Dans cet article, nous abordons quelques-uns des points à prendre en considération pour contrôler vos flux de trésorerie.

Sachez avec qui vous traitez

Il est essentiel de surveiller de près la situation financière de vos clients afin de ne pas courir de risques financiers. Pour ce faire, il vous suffit de travailler avec un système CRM fiable dans lequel vous gardez une trace de toutes les informations sur vos clients, y compris les numéros de TVA. Avant d'accepter de nouveaux clients, il est donc judicieux de procéder à un contrôle de solvabilité. Dataline travaille avec Creditsafe, un organisme de premier plan sur l'information légale, juridique et financière des entreprises. Grâce à cette intégration, vous disposez toujours de données à jour sur la solvabilité de vos clients. En agissant de manière proactive sur la base de ces informations, votre entreprise d'impression est protégée contre les risques financiers.

Augmentez votre marge, ne vous focalisez pas uniquement sur le chiffre d'affaires

Pour préserver votre marge bénéficiaire, il est indispensable de bien connaître vos coûts de production. Une fois que vous les connaissez, vous maitrisez votre marge. Mais sans cette connaissance des coûts, vous perdez des bénéfices. Un logiciel ERP tel que MultiPress vous aide à calculer votre coût de production et votre temps de production. C'est important car sans ces informations, vos machines ne seront pas utilisées à bon escient. Or, celles-ci coûtent chères. Et chaque seconde d'inactivité représente une perte sèche. En résumé, l'utilisation d'un logiciel d'entreprise vous permet non seulement d'optimiser le temps mais vous fait gagner en rentabilité et en compétitivité.

Obtenir le règlement des factures plus rapidement

L'un des piliers de la santé financière de votre entreprise d'impression est une facturation rapide et précise. Un système obsolète ne permet pas d'atteindre cet objectif, car il entrave la fluidité des transactions. C'est pourtant possible avec un logiciel d'automatisation tel que MultiPress, qui collecte toutes les données nécessaires, automatise le processus de facturation et envoie immédiatement les factures au format PDF par courrier électronique. Ce logiciel intègre ensuite de manière transparente la facturation électronique telle que XML ou UBL, ce qui permet aux clients d'insérer facilement leurs factures dans leurs systèmes financiers. Cela garantit non seulement le bon déroulement de la facturation, mais aussi sa pérennité.

L'utilisation de divers modes de paiement en ligne permet non seulement d'accélérer le traitement interne des factures, mais aussi de simplifier l'ensemble du processus de paiement pour vos clients :

  • Vous créez une expérience utilisateur optimale grâce à la facturation, à l'envoi et aux règlements intelligents et vous bénéficiez d'un reporting complet.
  • Vous disposez de toutes les informations financières en un coup d'œil et pouvez voir le statut de toutes les factures d'achats et de ventes.

Soyez malin en matière de paiements sortants

Une planification prévisionnelle est indispensable pour comprendre votre situation financière et anticiper l'avenir. Pensez à adapter les délais de paiement, à gérer efficacement les factures d'achats et de ventes, à planifier les investissements à des moments stratégiques... Avec un logiciel d'entreprise tel que MultiPress, vous contrôlez le règlement des factures. L'envoi de rappels est, par ailleurs, entièrement automatisé :

  • Le système suit l'état de paiement de chaque facture et alerte de manière proactive lorsqu'un client dépasse le délai de paiement. Vous réduisez ainsi le risque d'impayé et garantissez un flux de travail financier sans faille. De quoi garder l'esprit serein.
  • La vérification de la solvabilité dans MultiPress veille à ce que toutes les données soient gérées de manière centralisée et restent toujours à jour. Vous avez ainsi toujours une vue d'ensemble actualisée de l'état des paiements. Et vous pouvez identifier à temps les arriérés de paiement ou les dépassements de solde.
  • Il existe également un lien avec votre logiciel financier, ce qui vous permet d'importer facilement les derniers réglements. Ainsi, toutes les modifications peuvent également être effectuées immédiatement dans MultiPress.

Les outils de planification de MultiPress peuvent également vous aider. Il est ainsi possible d'analyser les données historiques, de prévoir vos flux de trésorerie et d'identifier les goulets d'étranglement potentiels. Cette approche vous permet également d'agir de manière proactive et de prendre des décisions financières afin d'optimiser le flux de trésorerie.

Optimisez votre gestion administrative

Si vous effectuez manuellement la plupart des étapes ci-dessus, vous devez faire face à un travail chronophage et à une perte financière : vous subissez les retards, commettez des erreurs et travaillez de manière inefficace. Sans parler du stress occasionné. Investissez donc dans un progiciel adapté à votre métier d'imprimeur mais qui a déjà prouvé qu'il pouvait évoluer avec vos ambitions ; après tout, on ne change pas d'ERP tous les trois ans...

Optimisez votre trésorerie avec MultiPress et faites passer vos processus financiers à la vitesse supérieure !