Hoe bereik je een gezonde cashflow in jouw printbedrijf?

9 Juli 2024

Elk sign- en printbedrijf moet zich wagen aan deze moeilijke evenwichtsoefening: zorgen dat er genoeg geld binnenkomt om te kunnen investeren in je printbedrijf. Dit is geen evident proces, denk maar aan laattijdige betalingen, inefficiënte factureringsprocessen en moeilijkheden bij het beheren van inkoopfacturen. In dit artikel bespreken we een aantal zaken die je kan aanpakken om de cashflow te bewaken.

Weet met wie je zaken doet

Het is cruciaal om de financiële situatie van je klanten goed in de gaten te houden, zodat je zelf niet voor financiële risico's komt te staan. Dit kan door simpelweg te werken met een betrouwbaar CRM-systeem waarin je alle klantgerelateerde informatie bijhoudt, inclusief btw-nummers. Maar voordat je nieuwe klanten accepteert, is het verstandig om eerst een creditcheck uit te voeren. Wij werken zelf met Creditsafe, een toonaangevende leverancier van bedrijfsinformatie. Deze integratie zorgt ervoor dat je steeds zicht hebt op actuele data van klanten en je dus ook ziet welke klant eigenlijk virtueel failliet is. Door proactief te handelen op basis van deze informatie, is jouw printbedrijf beschermd tegen financiële risico's.

Vergroot je winstmarge, focus niet alleen op omzet

Om je winstmarge te kunnen vergroten is het van groot belang om je productiekost te kennen. Eenmaal je dit kent, kun je er een marge op nemen. Maar ken je dit niet, dan loop je het risico dat je geld weggeeft. Een ERP-software zoals MultiPress ondersteunt je bij het berekenen van de productiekost en de productietijd. Dit is belangrijk, want als je dit niet weet, dan worden jouw machines heel slecht bezet. En die kosten enorm veel geld, dus elke seconde die ze stilstaan, vormt een gigantisch probleem. Kortom, met een business software bespaar je niet alleen veel tijd, maar wordt de winstgevendheid ook groter en de concurrentiepositie beter. 

Krijg facturen sneller betaald

Een van de pijlers van de financiële gezondheid van jouw printbedrijf is een snelle en nauwkeurige facturering. En dat streef je niet na met een verouderd systeem, want dat belemmert vlotte transacties. Dat doe je echter wel met een business software zoals MultiPress, die alle benodigde data verzamelt, het factureringsproces automatiseert en facturen meteen als PDF via e-mail verstuurt. Vervolgens wordt zo ook de elektronische facturering, zoals XML of UBL, naadloos geïntegreerd, waardoor klanten hun digitale facturen makkelijk in hun financiële systemen kunnen inbrengen. Dit zorgt er niet alleen voor dat de facturering vlot verloopt, maar ook dat het futureproof is.

Door gebruik te maken van diverse online betaalmethoden versnelt niet alleen de interne factuurverwerking, maar wordt het volledige betaalproces voor jouw klanten eenvoudiger:

• Je creëert de optimale user experience met onder andere uitgebreide rapportages, smart checkout, recurring payments en smart routing.
• Je hebt alle financiële informatie op een rijtje en hebt zicht op de status van alle uitgaande en binnenkomende facturen.

Ga slim om met uitgaande betalingen

Vooruitplannen is essentieel om inzicht te krijgen in jouw financiële situatie en te anticiperen op toekomstige uitdagingen. Denk maar aan het aanpassen van betalingsvoorwaarden, het efficiënt beheren van inkomende en uitgaande facturen en het plannen van investeringen op strategische momenten, ... Met een business software zoals MultiPress, kun je betalingen makkelijk opvolgen. Eveneens het sturen van herinneringen wordt volledig automatisch ingesteld: 

• Het systeem houdt de betalingsstatus van elke factuur bij en waarschuwt proactief wanneer een klant de betalingstermijn overschrijdt. Dit verkleint de kans op wanbetalingen en zorgt voor een gestroomlijnde financiële workflow. En zo blijven financiële risico’s een ver-van-jouw-bedshow.
• De betalingsopvolging in MultiPress zorgt ervoor dat alle gegevens centraal worden beheerd en dat ze ook up-to-date blijven. Hierdoor heb je steeds een actueel overzicht over de status van de betalingen. En je kunt tijdig betalingsachterstanden of saldo-overschrijdingen signaleren.
• Daarnaast is er ook een koppeling met jouw financieel softwarepakket, waardoor je eenvoudig de laatste betalingen kunt importeren. Hierdoor kunnen alle mutaties ook meteen in MultiPress worden doorgevoerd. 

Maar ook de planningstools in MultiPress kan jou hierbij ondersteunen. Daarmee wordt het mogelijk om historische gegevens te analyseren, jouw cashflow te voorspellen en de potentiële knelpunten van jouw printbedrijf te identificeren. Deze aanpak stelt jou ook in staat om proactief te handelen en financiële beslissingen te nemen, waardoor de cashflow geoptimaliseerd wordt.

Optimaliseer je administratie

Als je bovenstaande stappen grotendeels manueel doet, dan houd je dit slecht een paar weken vol. Je loopt vertragingen op, maakt fouten en werkt inefficiënt. Bovendien is het handmatig invoeren en controleren van de boekhouding ook arbeidsintensief. Investeer daarom is een software aangepast aan jouw business: de print en sign business. Kies een software op maat van jouw bedrijf, maar die reeds heeft bewezen dat het kan meegroeien met jouw ambities; want een ERP/MIS software verander je niet elke 3 jaar …

Optimaliseer dus ook jouw cashflow met MultiPress om zo jouw financiële processen naar een hoger niveau te tillen!