Die Zukunft des Verwaltungs-Workflows
21 Januar 2020
In den letzten Jahren haben immer mehr Grafikunternehmen versucht, ihren Verwaltungs-Workflow zu verbessern und zu optimieren. Das Ergebnis dieser Bemühungen war jedoch meist unzureichend. Daher stellt sich die Frage: Welche Hindernisse erschweren die Prozessautomatisierung, vom Angebot bis hin zur Fakturierung? Und wie räumt ein Grafikunternehmen diese Hindernisse aus dem Weg? Hardware-Investitionen spielen eine wichtige Rolle, zahlen sich aber nur voll aus, wenn gleichzeitig der Verwaltungs-Workflow modernisiert wird – durch Automatisierung.
Was beeinträchtigt die Workflow-Automatisierung?
Es wurden schon viele Gründe angeführt, warum Workflow-Automatisierung hinter den Erwartungen zurückbleibt:
- Die Investitionen in aktuelle Softwarelösungen liefern nicht das erwartete Ergebnis.
- Die Aufrüstung des Produktions-Workflows ist zu kostspielig.
- Der nötige Support für Automatisierung steht in keinem Verhältnis zu den Softwarekosten selbst.
- Es gibt dringendere Probleme zu lösen …
Diese Gründe sind natürlich nachvollziehbar. Deshalb ist es auch nicht einfach, Workflow-Automatisierung auf geeignete Weise zu realisieren. Viele Unternehmen haben gerade ihre Kapazitäten ausgebaut, die Druckqualität verbessert und/oder das Produktangebot erweitert. Dies bedeutet Investitionen in neue Hardwarelösungen. Aber so wichtig diese neuen Investitionen auch sind – sie werden sich erst rentieren, wenn der zugehörige Verwaltungsprozess genauso umfassend modernisiert wird. Zwischen dem Eingang eines Druckauftrags und der Produktion müssen einige kritische Schritte durchlaufen werden, insbesondere die Bereitstellung des Auftrags im Workflow und die Druckvorstufe. Wie lässt sich dabei die zunehmende Flut an kleineren Aufträgen besser abwickeln?
Der lange Weg vom Auftragseingang zur Lieferung
Die Erfassung eines Auftrags im bestehenden Workflow kann sich komplex gestalten, weil viele Faktoren zusammenspielen – von Kundenerwartungen und Auftragsspezifikationen über Materialbedarf und Finanzierung bis hin zur Freigabe und Lieferung.
Der Kunde hat genaue Vorstellungen, wie sein Auftrag ausgeführt werden soll. Das gewünschte Material muss mit den vorhandenen Maschinen kompatibel und in ausreichenden Mengen im Lager verfügbar sein. Dabei müssen alle laufenden Aufträge berücksichtigt werden. Um auf Kundenwünsche einzugehen, muss eine Druckerei die Spezifikationen genau unter die Lupe nehmen und prüfen, ob sie mit den verfügbaren Maschinen machbar sind. Außerdem muss der Druckauftrag gemäß den Liefervorgaben eingeplant werden.
Die Abwicklung jedes Auftrags ist ein langer Weg, der häufig mit vielen E-Mails und Telefonaten verschiedener Personen einhergeht. Gleichzeitig gilt es, den Lagerbestand im Auge zu behalten und bereits laufende Aufträge zu verfolgen.
Dies ist weder effizient noch zukunftsorientiert! Die Maschinen können noch so schnell produzieren – ein echter ROI entsteht erst dann, wenn der Workflow für alle Schritte, vom Angebot bis zur Fakturierung (plus Nachverfolgung), möglichst stark automatisiert wird.
Zukunftssicherheit und Betriebskontinuität
Im Hinblick auf zukünftige Effizienz und Betriebskontinuität muss jede Phase, die ein Auftrag von der Bestellung bis hin zur Lieferung durchläuft, gründlich untersucht werden. Wie viele Personen sind an jedem Auftrag beteiligt? Werden Angebote bzw. Kalkulationen automatisch erstellt? Ist alles mit den neuesten Papier- oder anderen Materialpreisen verknüpft?
Dies sind nur ein paar Beispiele für die zahlreichen Problembereiche. Wer sich jetzt nicht die Zeit nimmt, den Verwaltungs-Workflow neu zu gestalten, bremst möglicherweise künftiges Wachstum. Ein nicht automatisierter Workflow kann höheren Arbeitsaufwand und Lieferverzögerungen verursachen – trotz schnellerer Maschinen. Klingt einleuchtend, oder?
Beurteilen Sie Ihre Ist-Situation: Wie sehen die internen Betriebsabläufe aus? Besteht eine Verbindung zur Umgebung, d. h. zu Personal, Maschinen und Partnern? Zukunftssicherheit bedeutet auch, dass alle Aufträge sorgfältig abgerechnet werden. Können Sie Änderungswünsche anhand von Fakturierungsoptionen bewerten und Rabatte überprüfen? Nur so stellen Sie sicher, dass das Angebot genau mit der Rechnung eines Auftrags übereinstimmt!
Verbindung, Automatisierung und Integration
Womit fangen Sie an? Wie lassen sich die administrativen, kaufmännischen, finanziellen und logistischen Betriebsabläufe integrieren?
Für leistungsstarke Prozesse und transparente Informationen benötigen Sie eine Verbindung zwischen Mensch und Maschine, einen automatischen Datenaustausch und eine intelligente Integration von Partnerlösungen.
Mit einer robusten, speziell für die Grafikbranche entwickelten MIS-Software wie MultiPress vereinfachen Sie Ihre Verwaltung und steigern die Produktivität. Eine solche Software umfasst zahlreiche Spezialmodule, z. B. Fakturierung, Kundenmanagement, Kalkulation, Zeiterfassung, Kostenmanagement und Selbstkostenberechnung. Mit diesem Workflow ist Ihr Unternehmen bestens gerüstet – und die zahlreichen Anbindungen an Finanz-, Logistik-, Produktions- oder Versandprozesse sind ein weiteres Plus. So spart Ihr Unternehmen wertvolle Zeit und Kosten.
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