5 consejos para optimizar el seguimiento de las cotizaciones en su empresa del sector de la impresión

22 Octubre 2024

La creación diaria de cotizaciones para impresiones rápidas y sin errores es todo un reto para muchas empresas del sector. Muchas todavía lo hacen manualmente en Word o Excel. ¿Hasta dónde llega el detalle de sus tarifas? ¿Es flexible con sus clientes? ¿Y con qué grado de eficiencia realiza el seguimiento de las cotizaciones? Basta con pensar en los requisitos específicos de sus clientes, las opciones que tiene que elegir entre estructuras de precios fijos y variables, la gestión de los acuerdos de precios con los clientes y el seguimiento de los cálculos de precios y las cotizaciones pendientes... En este artículo, compartimos 5 consejos para que el seguimiento de sus ofertas sea más fluido.

Comprenda las necesidades de sus clientes

En el sector de la impresión todo gira alrededor de la personalización: el cliente busca realmente a alguien que haga realidad su sueño. Por eso, antes de enviar una cotización para impresión, debe conocer a fondo las necesidades específicas de su cliente. Lo mejor es plantearse primero este tipo de preguntas:

• ¿Qué espera el cliente en cuanto a tipo de papel, formato, edición y acabado?
• ¿Para cuándo tiene que estar listo el pedido de impresión?
• ¿Qué tipo de embalaje y entrega desea el cliente?
• ¿Qué condiciones especiales debe cumplir?

Si se plantea primero estas preguntas, comprenderá mejor qué necesita exactamente el cliente. De este modo, creará una oferta personalizada que se ajuste perfectamente a sus deseos y requisitos. De este modo, evitará invertir tiempo y recursos en cotizaciones que pueden no ser relevantes para el cliente y, por tanto, rendir poco.

Elija estratégicamente: ¿cuál es el coste y el tiempo de producción?

La elaboración de cotizaciones para productos impresos es una tarea que lleva mucho tiempo, sobre todo si todavía lo haces en Word o Excel. Empieza por elegir entre un precio fijo o variable. Si elige un importe fijo, éste es independiente del tiempo de producción del pedido de impresión y de cualquier coste imprevisto. De este modo, los clientes saben exactamente a qué atenerse.

Pero, ¿opta por un precio variable? Entonces se basa en muchos factores, como el número de horas trabajadas, los materiales utilizados por proyecto, ... ¿ Conoce lo que cuesta producir este pedido de impresión? ¿O cuánto cuestan las materias primas? Una vez que se sabe esto, es muy fácil decir que se quiere un margen de x-número de % sobre él. Pero si no conoce el coste de producción, corre el riesgo de perder beneficios sin darse cuenta.

Un software ERP como MultiPress puede ayudarle a calcular ese coste de producción y el tiempo de producción. Se trata de un dato importante porque, si no lo sabe, se estará enfrentando a una utilización deficiente de la maquinaria. Y esas máquinas cuestan mucho dinero, por lo que cada segundo de inactividad en la producción representa un problema enorme. En resumen, con un software empresarial como MultiPress, no sólo ahorrará mucho tiempo, sino que también aumentará su rentabilidad y reforzará la posición competitiva de su empresa.

Establezca un acuerdo de precios claro con su cliente

Los buenos acuerdos hacen buenos amigos. Por eso es importante llegar a una determinación de precios clara con sus clientes. Para las empresas de impresión, esto ya es muy difícil, porque cada pedido de impresión es único. Cada proyecto requiere ajustes, materiales y procesos específicos. Gestionarlos es a veces un reto, pero MultiPress le ayuda a hacerlo de forma fácil y eficaz. Además, puede calcular fácilmente el precio integral por pedido con el módulo de cálculo. Esto tiene varias ventajas:

• Tiene una visión global de toda la información (precio de coste, datos del producto y precio de venta).
• Gestiona eficazmente los acuerdos de precios con varios clientes, lo que le ahorra mucho tiempo.
• El precio de coste real y los datos de producción relevantes están disponibles inmediatamente, además del precio de venta acordado.

Cree una visión global actualizada de todos los cálculos de precios

Para cualquier equipo de ventas, es indispensable supervisar de cerca las cotizaciones.

Por lo tanto, es crucial disponer de una visión global clara con información actualizada sobre los cálculos de precios y las cotizaciones actuales. Con la gestión de cotizaciones, tendrá esta visión general al alcance de la mano, en cualquier momento y sin complicaciones:

• Toda la información sobre las cotizaciones está disponible de inmediato, sin la ayuda de un software independiente.
• La posibilidad de cometer errores es mucho menor que cuando se crea una cotización en Word o Excel, ya que toda la información se gestiona de forma centralizada.
• Los ajustes, añadidos y comentarios son fáciles de introducir. Además, la información detallada también se muestra con claridad.
• Puede crear rápida y fácilmente un resumen de todas las cotizaciones abiertas. A continuación, puede filtrarlas por especificaciones para planificar un seguimiento más específico.

Un enfoque integrado con MultiPress permite a su imprenta no sólo elaborar presupuestos de forma eficaz, sino también gestionar y optimizar todo el proceso de forma eficiente.

Conocer la dirección correcta: esencial para realizar cotizaciones eficaces

Conocer los datos correctos de la dirección es crucial a la hora de crear cotizaciones de impresión. Con la integración de MultiPress con Creditsafe, proveedor líder de información empresarial, siempre tendrá acceso a datos actualizados y precisos de las direcciones de sus clientes. Esto le permitirá crear ofertas de forma fiable y profesional.

Además, recibirá una advertencia antes de comprometerse con un cliente que en realidad está prácticamente en quiebra.
Esto no sólo le ahorra tiempo y esfuerzo, sino que también protege su negocio de impresión de posibles riesgos financieros. Además, seamos realistas, ¿quiere dedicar tiempo a crear una cotización que podría no ajustarse a las condiciones de pago?

Así que el seguimiento de las cotizaciones es un proceso complejo, pero con las herramientas y estrategias adecuadas, optimizará todo este proceso y reforzará su posición competitiva.