5 conseils pour optimiser le suivi des devis de votre entreprise graphique

22 Octobre 2024

Créer chaque jour des devis d'impression irréprochables et rapides s'avère être un défi pour de nombreuses entreprises de signalétique et d'impression. Nombre d'entre-elles le font encore manuellement dans Word ou Excel. Jusqu'où allez-vous dans la transparence de vos tarifs ? Quelle est votre flexibilité vis-à-vis de vos clients ? Et quelle est l'efficacité du suivi des devis ? Pensez aux exigences spécifiques de vos clients, aux choix que vous devez faire entre des prix fixes ou variables, à la gestion des accords de prix avec les clients, au suivi des calculs de prix et des devis en attente... Dans cet article, nous partageons avec vous 5 conseils pour que le suivi de vos devis soit beaucoup plus simple.

Comprendre les besoins du client

L'industrie de l'impression est axée sur la personnalisation : votre client cherche un prestataire graphique pour transformer son idée en chef-d'oeuvre. Par conséquent, avant d'envoyer un devis d'impression, vous devez comprendre en profondeur les besoins spécifiques de votre client. Il est préférable de commencer par vous poser les questions suivantes :

• Quelles sont les attentes du client en termes de papier, de format, de tirage et de finition ?
• A quelle date la commande d'impression doit-elle être finalisée ?
• Quels sont les souhaits du client en matière d'emballage et de livraison ?
• Quelles sont les conditions particulières auxquelles vous devez répondre ?

Les réponses à ces questions vous permettent de cerner précisément les attentes de votre client. De cette manière, vous établissez un devis qui répond à ses souhaits et à ses exigences. Vous évitez ainsi d'investir du temps et des ressources dans des devis qui risquent de manquer de pertinence et donc de rapporter peu.

Faire un choix stratégique : quels sont les coûts et le temps de production ?

La création de devis d'impression est une tâche fastidieuse, surtout si vous la réalisez encore sous Word ou Excel. Elle commence par le choix entre un prix fixe ou variable. Si vous optez pour un montant fixe, celui-ci ne prend pas en compte le temps de production de la commande d'impression et des éventuels coûts imprévus. Ainsi, le prix proposé sera le prix attendu par le client.

Et si vous optiez pour un prix variable ? Il est alors basé sur de nombreux facteurs tels que le nombre d'heures travaillées, les matériaux utilisés par projet, les machines utilisés... Vous savez ce que coûte la production de telle commande d'impression ? Ou combien coûtent les matières premières ? Une fois que maitrisez ces informations, il est très facile de déterminer la marge que vous souhaitez réaliser pour ce travail. Mais si vous ne connaissez pas le coût de production, vous risquez de passer à côté du moindre bénéfice.

Un logiciel ERP comme MultiPress peut vous aider à calculer ce coût de production et le temps de production. C'est important, car si vous ne les connaissez pas, vous n'utilisez peut-être pas la machine la plus performante pour tel projet. Ces machines valent chères, chaque seconde d'arrêt de production représente un sérieux manque à gagner. En bref, avec un logiciel d'entreprise tel que MultiPress, vous gagnez non seulement beaucoup de temps, mais vous augmentez votre rentabilité et vous renforcez la compétitivité de votre entreprise.

Conclure des accords de prix clairs avec votre client

Les bons comptes font les bons amis. C'est pourquoi il est important de conclure des accords de prix clairs avec vos clients. Pour les entreprises d'impression, c'est déjà très difficile, car chaque commande d'impression est unique. Chaque projet nécessite des paramètrages, des matériaux et des processus spécifiques. Les gérer est parfois un défi, mais MultiPress vous aide à le faire simplement et efficacement. De plus, vous pouvez facilement calculer le prix intégral par commande grâce au module de calcul. Cela présente plusieurs avantages :

• Vous avez une vue d'ensemble de toutes les infos (prix de revient, données produit et prix de vente).
• Vous gérez efficacement les accords de prix avec plusieurs clients, ce qui vous fait gagner beaucoup de temps.
• Le prix de revient réel et les données de production pertinentes sont immédiatement disponibles en plus du prix de vente convenu.

Créer une vue d'ensemble actualisée de tous les calculs de prix

Pour toute équipe de vente, il est impératif que les devis soient étroitement contrôlés. Il est donc essentiel de disposer d'une vue d'ensemble claire et d'informations actualisées sur les calculs de prix et les devis en cours. Grâce à la gestion des devis, vous avez cette vue d'ensemble à portée de main, à tout moment et en toute simplicité :

• Toutes les informations relatives aux devis sont immédiatement disponibles, sans l'aide d'un logiciel distinct.
• Le risque d'erreur est beaucoup plus faible que lors de la création d'un devis dans Word ou Excel, car vous gérez toutes les informations de manière centralisée.
• Les ajustements, les ajouts et les commentaires sont faciles à saisir. De plus, les informations cadrées sont également affichées de manière claire.
• Vous pouvez rapidement et facilement créer un aperçu de tous les devis ouverts. Vous pouvez ensuite les filtrer par spécifications pour planifier d'autres suivis spécifiques.

Une approche intégrée avec MultiPress permet à votre entreprise d'impression non seulement d'établir des devis de manière efficace, mais aussi de gérer et d'optimiser l'ensemble du processus.

Disposer d'informations clients exactes : essentiel pour des devis efficaces

Connaître vos contacts et leurs coordonnées exactes est crucial lors de la création de vos devis d'impression. Grâce à l'intégration de MultiPress avec Creditsafe, l'un des principaux fournisseurs d'informations sur les entreprises, vous avez toujours accès aux coordonnées actualisées de vos clients. Cela vous permet de créer des devis de manière fiable et professionnelle.

En outre vous serez averti, avant de vous engager avec un client, de sa solvabilité. Cela vous permet non seulement d'économiser du temps et des efforts, mais aussi de protéger votre entreprise d'impression contre d'éventuels risques financiers. Et soyons réalistes, avez-vous envie de passer du temps à créer un devis pour un client qui risque de ne pas respecter les délais de règlement, voire de ne jamais vous payez ?

Le suivi des devis est donc un processus complexe, mais avec les bons outils et les bonnes stratégies, vous optimisez l'ensemble de ce processus et renforcez votre position concurrentielle sur le marché de l'impression.