5 Tipps zur Optimierung der Angebotsbearbeitung in Ihrem Druckproduktionsunternehmen

22 Oktober 2024

Offerteopvolging

Jeden Tag fehlerfreie und schnelle Angebote für Druckproduktionsunternehmen zu erstellen, ist für viele Werbetechnik- und Druckunternehmen eine Herausforderung. Viele machen das noch selbst manuell in Word oder Excel. Wie weit gehen Sie bei der Preisgestaltung ins Detail? Wie flexibel sind Sie gegenüber Ihren Kunden? Und wie effizient verfolgen Sie die Angebote? Denken Sie nur an die spezifischen Anforderungen Ihrer Kunden, an die Entscheidungen, die Sie zwischen festen und variablen Preisstrukturen treffen müssen, an die Verwaltung von Preisvereinbarungen mit Kunden und an die Nachverfolgung von Kalkulationen und ausstehenden Angeboten... In diesem Artikel geben wir Ihnen 5 Tipps, wie Sie die Nachbereitung Ihrer Angebote reibungsloser gestalten können.

Verstehen Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden

In der Druckindustrie dreht sich alles um Individualität: Ihr Kunde sucht jemanden, der seinen Traum Wirklichkeit werden lässt. Bevor Sie ein Angebot erstellen, müssen Sie daher die spezifischen Bedürfnisse Ihres Kunden genau kennen. Am besten ist es, wenn Sie sich zuerst diese Fragen stellen:

  • Was erwartet der Kunde in Bezug auf Papierart, Format, Auflage und Weiterverarbeitung?
  • Bis wann muss der Druckauftrag fertig sein?
  • Welche Verpackung und Anlieferung wünscht der Kunde?
  • Welche besonderen Bedingungen müssen Sie noch erfüllen?

Wenn Sie diese Fragen zuerst stellen, können Sie besser verstehen, was der Kunde braucht. Auf diese Weise erstellen Sie ein maßgeschneidertes Angebot, das perfekt auf die Wünsche und Anforderungen des Kunden abgestimmt ist. Damit vermeiden Sie, dass Sie Zeit und Ressourcen in Angebote investieren, die für den Kunden möglicherweise nicht relevant sind und daher wenig bringen.

Wählen Sie strategisch: Wie hoch sind die Produktionskosten und die Produktionszeit?

Die Erstellung von Angeboten für Drucksachen ist eine zeitaufwändige Aufgabe, vor allem, wenn Sie dies noch in Word oder Excel tun. Es beginnt mit der Wahl zwischen einem festen oder einem variablen Preis. Wenn Sie sich für einen festen Betrag entscheiden, ist dieser unabhängig von der Produktionszeit des Druckauftrags und von unvorhergesehenen Kosten. Auf diese Weise wissen die Kunden genau, was sie erwarten können.

Entscheiden Sie sich aber für eine variable Preisgestaltung? Dann richtet er sich nach vielen Faktoren wie der Anzahl der Arbeitsstunden, den pro Projekt verwendeten Materialien, ... Wissen Sie, was es kostet, diesen Druckauftrag zu produzieren? Oder wie viel die Rohmaterialien kosten? Wenn dies bekannt ist, ist es sehr einfach zu sagen, dass Sie eine Gewinnspanne von x % haben wollen. Aber wenn Sie die Produktionskosten nicht kennen, riskieren Sie, dass Sie Gewinn verlieren, ohne es zu merken.

Eine ERP-Software wie MultiPress kann Ihnen bei der Kalkulation der Produktionskosten und der Produktionszeit helfen. Das ist wichtig, denn wenn man das nicht weiß, hat man es mit einer schlechten Maschinenauslastung zu tun. Und diese Maschinen kosten eine Menge Geld, so dass jede Sekunde Produktionsausfall ein großes Problem darstellt. Kurzum, mit einer Unternehmenssoftware wie MultiPress sparen Sie nicht nur eine Menge Zeit, sondern erhöhen auch Ihre Rentabilität und stärken die Wettbewerbsposition Ihres Unternehmens.

Treffen Sie klare Preisvereinbarungen mit Ihrem Kunden

Gute Vereinbarungen machen gute Freunde. Deshalb ist es wichtig, mit Ihren Kunden klare Preisvereinbarungen zu treffen. Für Druckunternehmen ist dies bereits sehr schwierig, da jeder Druckauftrag einzigartig ist. Jedes Projekt erfordert spezifische Einstellungen, Materialien und Verfahren. Diese zu verwalten, ist manchmal eine Herausforderung, aber MultiPress hilft Ihnen, dies einfach und effizient zu tun. Darüber hinaus können Sie mit dem Kalkulationsmodul ganz einfach den integralen Preis pro Rechnung berechnen. Das hat mehrere Vorteile:

  • Sie haben den Überblick über alle Informationen (Herstellungspreis, Produktdaten und Verkaufspreis).
  • Sie verwalten Preisvereinbarungen mit mehreren Kunden effizient und sparen dadurch viel Zeit.
  • Neben dem vereinbarten Verkaufspreis sind auch der tatsächliche Herstellungspreis und die relevanten Produktionsdaten sofort verfügbar.

Erstellen Sie eine aktuelle Übersicht über alle Preisgestaltungen

Für jedes Verkaufsteam ist es unerlässlich, die Bonitätsprüfung der Angebote genau zu verfolgen. Ein klarer Überblick mit aktuellen Informationen über Preisgestaltungen und aktuelle Angebote ist daher unerlässlich. Mit dem Angebotsmanagement haben Sie diese Übersicht jederzeit und ohne großen Aufwand zur Hand:

  • Alle Informationen zum Angebot sind sofort verfügbar, ohne dass eine separate Software benötigt wird.
  • Die Fehleranfälligkeit ist wesentlich geringer als bei der Erstellung eines Angebots in Word oder Excel, da Sie alle Informationen zentral verwalten.
  • Anpassungen, Ergänzungen und Kommentare lassen sich einfach eingeben. Zudem werden auch Details übersichtlich dargestellt.
  • Sie können sich schnell und einfach einen Überblick über alle offenen Angebote verschaffen. Diese filtern Sie dann nach Spezifikationen, um gezielt die weitere Bearbeitung zu planen.

Ein integrierter Ansatz mit MultiPress ermöglicht Ihrem Druckunternehmen nicht nur die effektive Erstellung von Angeboten, sondern auch die effiziente Verwaltung und Optimierung des gesamten Prozesses.

Die richtigen Details kennen: Unerlässlich für effektive Angebote

Die Kenntnis der richtigen Details ist für die Erstellung von Angeboten im Druckbereich entscheidend. Durch die MultiPress-Integration mit Creditsafe, einem führenden Anbieter von Wirtschaftsinformationen, haben Sie jederzeit Zugriff auf aktuelle und genaue Informationen Ihrer Kunden. So können Sie Angebote zuverlässig und professionell erstellen.

Darüber hinaus erhalten Sie eine Warnung, bevor Sie sich mit einem Kunden einlassen, der eigentlich schon fast pleite ist. Das spart Ihnen nicht nur Zeit und Mühe, sondern schützt Ihr Druckunternehmen auch vor möglichen finanziellen Risiken. Und seien wir mal ehrlich: Wollen Sie sich die Zeit nehmen, ein Angebot zu erstellen, das möglicherweise nicht den Zahlungsfristen entspricht?

Die Nachverfolgung von Angeboten ist also ein komplexer Prozess, aber mit den richtigen Tools und Strategien optimieren Sie diesen gesamten Prozess und stärken Ihre Wettbewerbsposition.