5 tips om de offerteopvolging te optimaliseren in jouw printbedrijf

22 Oktober 2024

Elke dag foutloos en snel drukwerkoffertes opmaken, dat blijkt voor veel sign- en printbedrijven een uitdaging te zijn. Velen doen dit zelf nog steeds handmatig in Word of Excel. Hoever ga je in detail wat betreft jouw prijzen? Hoe flexibel ben je ten opzichte van jouw klanten? En hoe efficiënt volg je offertes op? Denk maar aan de specifieke vereisten van jouw klanten, de keuzes die je moet maken tussen vaste en variabele prijsstructuren, beheer van prijsafspraken met klanten en de opvolging van prijscalculaties en lopende offertes... In dit artikel delen we 5 tips om je offerteopvolging vlotter te laten verlopen.

Begrijp de behoeften van jouw klant

In de printindustrie draait alles om maatwerk: je klant is echt op zoek naar iemand die hun droom realiteit maakt. Daarom moet je, voor je een drukwerkofferte uitstuurt, een diepgaand begrip hebben van de specifieke behoeften van jouw klant. Je stelt best eerst dit soort vragen:

• Wat verwacht de klant qua soort papier, formaat, oplage en afwerking?
• Tegen wanneer moet het drukwerk klaar zijn?
• Welke verpakking en levering wil de klant?
• Aan welke speciale voorwaarden moet je nog voldoen?

Door eerst deze vragen te stellen, begrijp je beter wat de klant precies nodig heeft. Zo maak je een offerte op maat die perfect aansluit bij hun wensen en eisen. Op die manier voorkom je dat je tijd en middelen investeert in offertes die mogelijks niet relevant zijn voor de klant en dus weinig opleveren.

Kies strategisch: wat is de productiekost en de productietijd?

Drukwerkoffertes opstellen is een tijdrovende klus, zeker als je dit nog steeds in Word of Excel doet. Het begint al met de keuze tussen een vaste of variabele prijs. Kies je voor een vast bedrag, dan staat dit los van de productietijd van het drukwerk en eventuele onvoorziene kosten. Zo weten klanten precies wat ze kunnen verwachten. 

Maar kies je voor een variabele prijs? Dan is die gebaseerd op heel wat factoren zoals het aantal gewerkte uren, de gebruikte materialen per project, ... Weet je wat het kost om dit drukwerk te produceren? Of hoeveel de grondstoffen kosten? Eenmaal dit gekend is, dan is het heel eenvoudig om te zeggen dat je er x-aantal % marge op wil. Maar als je de productiekost niet kent, loop je het risico dat je winst misloopt zonder dat je het doorhebt.

Een ERP-software als MultiPress kan je helpen om die productiekost en de productietijd te berekenen. Dit is belangrijk want als je dit niet weet dan heb je te maken met een slechte machinebezetting. En die machines kosten bakken geld, dus elke seconde productiestilstand vormt een gigantisch probleem. Kortom, met een business software zoals MultiPress bespaar je niet alleen veel tijd maar vergroot je je winstgevendheid en versterk je de concurrentiepositie van jouw bedrijf.

Maak duidelijke prijsafspraken met jouw klant

Goede afspraken maken goede vrienden. Daarom is het belangrijk om duidelijke prijsafspraken te maken met jouw klanten. Voor drukkerijen is dit al heel moeilijk, want elk drukwerkorder is uniek. Elk project vereist specifieke instellingen, materialen en processen. Het beheer ervan is soms een uitdaging, maar MultiPress helpt je om dit eenvoudig en efficiënt te doen. Bovendien bereken je gemakkelijk de integrale prijs per order met de calculatiemodule. Dit heeft enkele voordelen:

• Je beschikt over een overzicht van alle info (kostprijs, productgegevens en verkoopprijs).
• Prijsafspraken met meerdere klanten beheer je efficiënt, waardoor je heel wat tijd bespaart.
• De reële kostprijs en relevante productiegegevens zijn naast de afgesproken verkoopprijs meteen beschikbaar.

Maak een actueel overzicht van alle prijscalculaties

Voor elk verkoopteam is het noodzakelijk dat de offertes nauwgezet worden opgevolgd. Een helder overzicht met actuele informatie over prijscalculaties en lopende offertes is dus cruciaal. En door in te zetten op offertebeheer heb je dit overzicht in handen, op elk moment en zonder gedoe:

• Alle offerte-informatie is meteen beschikbaar, zonder de hulp van aparte software.
• De kans op fouten is veel kleiner dan bij de aanmaak van een offerte in Word of Excel, aangezien je alle informatie centraal beheert. 
• Aanpassingen, aanvullingen en opmerkingen zijn eenvoudig in te voeren. Gedetailleerde informatie wordt bovendien ook overzichtelijk weergegeven.
• Je maakt snel en eenvoudig een overzicht van alle openstaande offertes. Deze filter je vervolgens op specificaties om verdere specifieke opvolging in te plannen.

Een geïntegreerde aanpak met MultiPress stelt jouw printbedrijf in staat om niet alleen effectief offertes op te stellen, maar ook om het gehele proces efficiënt te beheren en te optimaliseren.

Ken de juiste adresgegevens: essentieel voor doeltreffende offertes

De juiste adresgegevens weten, is cruciaal als je drukwerkoffertes aanmaakt. Met de MultiPress-integratie met Creditsafe, een toonaangevende leverancier van bedrijfsinformatie, heb je altijd toegang tot actuele en nauwkeurige adresgegevens van je klanten. Hierdoor maak je offertes aan op een betrouwbare en professionele manier.

Bovendien krijg je een waarschuwing vooraleer je in zee gaat met een klant die eigenlijk virtueel failliet is. Dit bespaart je niet alleen tijd en moeite, het beschermt je printbedrijf ook tegen mogelijke financiële risico's. En laten we eerlijk zijn, wil je tijd steken in de aanmaak van een offerte die mogelijks niet aan de betalingsvoorwaarden voldoet? 

Offerteopvolging is dus een complex proces, maar met de juiste tools en strategieën optimaliseer je dit hele proces en versterk je jouw concurrentiepositie.