Del caos total al control absoluto: cómo la automatización marca la diferencia entre ganancias y pérdidas en su empresa de impresión
6 Junio 2025
¿Automatización? Con términos como JDF/JMF, API o XML, puede parecer un poco abstracto. Pero en la actualidad, la automatización es una necesidad para cualquier empresa de impresión, rotulación o gran formato. ¿Por qué? Porque hasta el 40% del coste de un pedido de impresión se destina a tareas administrativas. Si conecta todos sus sistemas y coloca un MIS/ERP en el centro de su flujo de trabajo, reducirá sus costes y, al mismo tiempo, aumentará la capacidad de producción. En este artículo descubrirá cómo la automatización, enfocada a sus necesidades específicas y con las integraciones adecuadas, convierte su flujo de trabajo en un proceso preparado para el futuro.
Por qué una empresa del sector de la impresión se debe automatizar
Muchas empresas del sector siguen afrontando flujos de trabajo fragmentados. Los pedidos se registran manualmente, los archivos Excel circulan por separado y la comunicación entre departamentos se realiza por correo electrónico o incluso mediante documentos en papel. Esto conduce a errores, retrasos y frustraciones, tanto internamente como de cara al cliente.
La digitalización y automatización de procesos le ofrece más visibilidad, agilidad y fiabilidad operativa. Piense, por ejemplo, en
- Registro y procesamiento automatizados de pedidos
- Herramientas de planificación inteligentes con datos en tiempo real
- Menos tareas manuales, menos errores
- Mejor seguimiento y comunicación, más control
¿Cuál es el resultado? Menos carga administrativa, menos errores, menores costes. En una empresa de impresión mediana, hasta el 40% del coste de un pedido se imputa a la administración. Al automatizar los procesos e interconectar los sistemas, desde la cotización hasta la entrega, se eliminan pasos innecesarios, se evitan los registros repetidos y se reducen los costes de personal. El coste por pedido disminuye y el margen de beneficios aumenta automáticamente.
Gracias a la automatización, se puede realizar el mismo trabajo con menos personal administrativo, o evitar cuellos de botella por falta de especialistas. Pero también puede verse como una oportunidad para ampliar la capacidad productiva. ¿Todavía no está aprovechando todo el potencial de su parque de maquinaria? Entonces la automatización es la solución para procesar más pedidos con el mismo equipo. Usted decide.
El MIS/ERP como el núcleo de su flujo de trabajo
En un flujo de trabajo realmente eficaz, todos los departamentos, desde ventas hasta producción y facturación, deben trabajar con la misma información actualizada. Para conseguirlo, un sistema MIS (Management Information System) y un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) deben ser capaces de manejar la misma información.
Las ventajas de un MIS/ERP son claras:
- Fin de los registros duplicados
- Comunicación fluida entre departamentos
- Cálculos precisos antes y después de la producción
- Facturación rápida y generación de informes fiables
- Visibilidad sobre el inventario, costes y rentabilidad
No obstante, un MIS/ERP por sí solo no basta. Solo cuando está totalmente integrado con el resto de sistemas y máquinas alcanza todo su potencial. ¿Cómo hacerlo bien?
Estándares de integración: JDF/JMF, API y XML
Para que sus máquinas, software y sistemas administrativos se comuniquen entre sí, es necesario contar con estándares reconocidos. En la industria gráfica, JDF y JMF son los estándares técnicos para máquinas offset, digitales y de gran formato, así como para sistemas de acabado. Dataline fue, de hecho, uno de los pocos proveedores de MIS/ERP que participó activamente en el desarrollo de estos estándares a través de CIP4.
JDF (Job Definition Format) y JMF (Job Messaging Format)
Un archivo JDF contiene toda la información técnica del pedido: tipo de papel, tirada, acabado, etc. MultiPress genera automáticamente estos archivos y los envía directamente a sus impresoras, prensas o equipos de corte. No se necesita transferencia manual de datos de producción.
JMF, por su parte, proporciona información en tiempo real. Puede ver en directo el estado de cada pedido: si va según lo previsto o si hay algún retraso. Así puede reaccionar de inmediato y ajustar la planificación si hace falta. Además, la producción envía feedback automático a la administración, lo que permite un post-cálculo más preciso: desde los tiempos reales de impresión en una máquina Screen hasta el consumo exacto de tinta en una impresora Canon.
API (Application Programming Interface)
Una API permite una conexión directa entre dos programas. MultiPress cuenta con una potente API propia que facilita el intercambio automático de datos, sin intervención manual. De esta forma, MultiPress se integra fácilmente con otras aplicaciones de su empresa: software de contabilidad, plataformas de e-commerce o herramientas logísticas.
Piense, por ejemplo, en la conexión con su tienda Magento web-to-print, con plataformas como Print.com, con soluciones logísticas como nShift o Bumbal, o con herramientas de procesamiento de facturas como Scan Sys.
La automatización mediante API también es esencial para la facturación electrónica vía Peppol. Y si desea calcular, comunicar y reportar las emisiones de CO₂ de su producción impresa, necesita una integración fluida de datos externos de auditoría en su MIS/ERP.
XML (eXtensible Markup Language)
XML es el formato estándar para el intercambio estructurado de datos entre distintas aplicaciones. MultiPress utiliza XML para importar y exportar información automáticamente entre los sistemas de sus socios. Así se garantiza una transferencia de datos correcta, sin intervención humana.
Convierta su flujo de trabajo en un proceso integrado
Un MIS/ERP es una herramienta poderosa, pero sólo si no actúa aisladamente. Cuando está totalmente conectado con otros sistemas, desde el comercio electrónico hasta la impresión desde la web, se consiguen verdaderas mejoras operativas.
Dataline aplica una estrategia demostrada de integraciones certificadas con una amplia gama de componentes clave de hardware y software en el proceso de producción gráfica. Esto incluye preimpresión, gestión y optimización de la producción, plataformas de comercio electrónico, transporte, logística, catálogos de medios y papel, software contable y financiero, entre otros.MIS/ERP como núcleo de su flujo de trabajo
Ejemplos de integraciones:
- Impresoras y prensas: Canon PRISMAsync, Screen Equios, Heidelberg, Komori.
- Workflows de gran formato y rotulación: Agfa Asanti, Caldera, SwissQprint, Zünd.
Aspectos a tener en cuenta al integrar sistemas con su MIS/ERP:
- Utilice estándares abiertos. Gracias a JDF y JMF, su MIS/ERP puede comunicarse directamente con impresoras, cortadoras, software de planificación y otras aplicaciones. Esto garantiza un flujo continuo de datos, sin errores ni dobles entradas.
- Datos en tiempo real. Es fundamental trabajar con información actualizada al instante. Así podrá planificar mejor, reaccionar más rápido e informar con precisión a sus clientes sobre el estado de sus pedidos.
- Facilidad de uso. Una integración eficaz debe facilitar el trabajo, no complicarlo. Elija sistemas intuitivos y fáciles de adoptar. Solo así logrará implicar a su equipo en la automatización.
- Escalabilidad. Su empresa está en constante evolución: más clientes, nuevas sedes, servicios adicionales. Asegúrese de que su MIS/ERP y las integraciones asociadas puedan crecer al ritmo de su negocio.
Conclusión: construya hoy el flujo de trabajo del mañana
El futuro de la impresión está integrado, automatizado y basado en datos. La mayoría de los profesionales de la impresión ya utilizan software para la gestión o el seguimiento de pedidos, pero con frecuencia no van más allá. Si realmente quieren avanzar, necesitan conectar esa gestión con la producción y otros procesos.
Esto solo es posible con una plataforma moderna, completa e innovadora. MultiPress, junto con sus potentes integraciones a través de JDF/JMF, API y XML, proporciona una base sólida para un flujo de trabajo preparado para el futuro. Empresas como Group Joos y Arteos ya demuestran a diario lo que se puede conseguir: menos errores, más control y costes más bajos.
Automatizar no es rehacerlo todo, sino conectar con inteligencia. Y eso puede empezar hoy mismo. ¿Está preparado para llevar su flujo de trabajo al siguiente nivel? El futuro no espera. La pregunta es: ¿y usted?