Vom völligen Chaos zur vollständigen Kontrolle: Wie Automatisierung in Ihrem Druckbetrieb über Gewinn oder Verlust entscheidet
6 Juni 2025
Automatisierung? Begriffe wie JDF/JMF, API oder XML klingen auf den ersten Blick vielleicht abstrakt. Doch heute ist Automatisierung für jedes Unternehmen in der Druck-, Sign- und Großformatbranche unverzichtbar. Warum? Weil bis zu 40% der Kosten eines Druckauftrags auf die Verwaltung entfallen. Wenn Sie alle Systeme miteinander vernetzen und ein MIS/ERP als zentrale Plattform nutzen, sinken Sie nicht nur Ihre Kosten, sondern steigert gleichzeitig Ihre Produktionskapazität. In diesem Blog erfahren Sie, wie Automatisierung, die gezielt auf Ihre Bedürfnisse abstimmt sind, Ihre Workflow-Prozesse zukunftssicher macht.
Warum Druckunternehmen automatisieren sollten
Viele Produktionsbetriebe kämpfen mit fragmentierten Abläufen: Aufträge werden manuell erfasst, Excel-Tabellen schwirren umher, die Kommunikation erfolgt per E-Mail oder sogar mit gedruckten Auftragszetteln. Das führt oft zu Fehlern, Verzögerungen und Frust – intern wie extern.
Die Lösung: Digitalisierung und Automatisierung. Damit schaffen Sie Übersicht, beschleunigen Abläufe und sorgen für Verlässlichkeit. Zum Beispiel durch:
- Automatische Erfassung und Verarbeitung von Aufträgen
- Intelligente Planungstools mit Echtzeitdaten
- Weniger manuelle Eingaben, weniger Fehler
- Bessere Nachverfolgung und Kommunikation, mehr Kontrolle
Das Ergebnis? Weniger Verwaltungsaufwand, weniger Fehler, weniger Kosten. In einem durchschnittlichen Druckbetrieb entfallen bis zu 40% der Auftragskosten auf die Administration. Wenn Sie Ihre Prozesse automatisieren und Ihre Systeme (vom Angebot bis zur Auslieferung) vernetzen, vermeiden Sie diesen Overhead. Sie beseitigen doppelte Eingaben, reduzieren Personalkosten und senken so automatisch den Stückpreis, bei steigender Marge.
Automatisierung bedeutet: Sie leisten mit weniger administrativem Personal dasselbe, oder vermeiden Engpässe bei Fachkräftemangel. Gleichzeitig eröffnet sich die Chance, Ihre Produktionskapazität zu steigern. Wenn Sie heute noch nicht das volle Potenzial Ihrer Maschinen ausschöpfen, ist Automatisierung der Weg, mit derselben Mannschaft mehr Aufträge zu verarbeiten. Die Entscheidung liegt bei Ihnen.
MIS/ERP als Herzstück Ihres Workflows
In einem durchgängigen Workflow arbeiten alle Abteilungen, von Vertrieb über Produktion bis zur Buchhaltung, mit denselben, aktuellen Daten. Hier kommt ein MIS/ERP-System ins Spiel: Ihr zentrales Informations- und Planungstool, das als “Single Source of Truth” dient und sicherstellt, dass jede Abteilung auf dieselben korrekten Informationen zugreifen kann.
Die Vorteile eines MIS/ERP auf einen Blick:
- Keine doppelte Dateneingabe
- Reibungslose Kommunikation zwischen Abteilungen
- Präzise Vor- und Nachkalkulation
- Schnelle Fakturierung und verlässliches Reporting
- Klare Einblicke in Lagerbestände, Kosten und Rentabilität
Aber: Ein MIS/ERP entfaltet sein volles Potenzial erst durch eine intelligente Integration mit anderen Systemen und Maschinen. Wie gelingt das?
Die Standards für Integration: JDF/JMF, API und XML
Damit Ihre Maschinen, Softwarelösungen und Verwaltungssysteme miteinander kommunizieren können, braucht es bewährte Standards. In der Druckbranche sind das JDF und JMF, technische Formate für Offset-, Digital- und Großformatdruck sowie Weiterverarbeitung. Dataline war übrigens einer der wenigen MIS/ERP-Anbieter, die über die CIP4 aktiv an der Entwicklung von JDF und JMF beteiligt waren.
JDF (Job Definition Format) und JMF (Job Messaging Format)
Eine JDF-Datei enthält alle technischen Details eines Druckauftrags, von Papiersorte über Auflage bis zur Weiterverarbeitung. MultiPress erstellt diese Dateien automatisch und übermittelt sie direkt an Ihre Druckmaschinen, Plotter oder Schneidesysteme. Keine manuelle Datenübertragung mehr.
JMF liefert Rückmeldungen in Echtzeit. Sie sehen auf einen Blick, ob ein Auftrag planmäßig läuft oder Verzögerungen auftreten. So können Sie bei Bedarf rasch eingreifen und Ihre Planung anpassen. Die Rückmeldung fließt automatisch in die Administration ein, etwa mit präzisen Start- und Endzeiten eines Screen-Druckers oder dem tatsächlichen Tintenverbrauch einer Canon-Maschine.
API (Application Programming Interface)
APIs verbinden Softwarelösungen direkt miteinander. Das leistungsstarke API von MultiPress ermöglicht automatisierten Datenaustausch, ganz ohne manuelle Eingriffe. So lässt sich MultiPress nahtlos in Ihre weiteren Softwaretools integrieren: Buchhaltung, E-Commerce, Logistik…
Beispiele: die Anbindung an Ihren Magento-Webshop, an Plattformen wie Print.com, Versandlösungen wie nShift oder Bumbal oder Tools zur Eingangsrechnungsverarbeitung wie Scan Sys.
Auch für elektronische Rechnungsstellung über Peppol ist eine API-gestützte Integration in MultiPress notwendig. Ebenso bei der Erfassung und Kommunikation von CO₂-Daten für Druckaufträge ist eine reibungslose Einbindung von externen Auditsystemen in Ihr MIS/ERP entscheidend.
XML (eXtensible Markup Language)
XML ist das Standardformat für den strukturierten Datenaustausch zwischen Softwarelösungen. MultiPress nutzt XML, um automatisch Informationen zwischen Partnersystemen zu importieren und zu exportieren, zuverlässig und ohne manuellen Aufwand.
Machen Sie aus Ihrem Workflow ein integriertes Ganzes
Ein MIS/ERP ist nur dann stark, wenn es kein Inselsystem bleibt. Der wahre Nutzen entsteht, wenn es reibungslos mit anderen Lösungen in Ihrem Workflow kommuniziert, von Web-to-Print bis Versand.
Dataline verfolgt eine bewährte Integrationsstrategie mit zertifizierten Schnittstellen zu sämtlichen Hard- und Softwarekomponenten, die für die Druckproduktion entscheidend sind: Prepress, Produktionsplanung und -optimierung, e-Business-Plattformen, Transport und Logistik, Papierkataloge, Buchhaltung u. v. m.
Beispiele für Integrationen:
- Druckmaschinen: Canon PRISMAsync, Screen Equios, Heidelberg, Komori.
- Sign- und Großformatlösungen: Agfa Asanti, Caldera, SwissQprint, Zünd.
Worauf Sie bei der Systemintegration achten sollten:
- Offene Standards verwenden. JDF und JMF ermöglichen direkte Kommunikation zwischen Ihrem MIS/ERP und Produktionsmaschinen oder Planungstools. Das reduziert Fehlerquellen, spart Zeit und sorgt für nahtlose Abläufe.
- Echtzeitdaten nutzen. Nur so arbeiten alle Abteilungen mit den aktuellsten Informationen, für bessere Planung, schnellere Entscheidungen und verlässliche Kundenkommunikation.
- Benutzerfreundlichkeit nicht unterschätzen. Integration soll den Alltag erleichtern, nicht komplizierter machen. Intuitive Systeme sichern die Akzeptanz bei Ihrem Team.
- Skalierbarkeit berücksichtigen. Ihr Unternehmen wächst? Ihr MIS/ERP und seine Schnittstellen müssen diese Entwicklung mittragen: flexibel, belastbar und zukunftssicher.
Fazit: Starten Sie heute mit dem Workflow von morgen
Die Zukunft der Druckproduktion ist integriert, automatisiert und datengesteuert. Viele Unternehmen nutzen bereits Software für Verwaltung oder Auftragsverfolgung, aber da hört es oft auf. Wer wirklich vorankommen will, muss diese Systeme mit Produktion und anderen Prozessen verbinden.
Das gelingt nur mit einer modernen, ganzheitlichen und innovativen Plattform. MultiPress, mit Integrationen über JDF/JMF, API und XML, bildet die Basis für einen solchen Workflow der Zukunft. Unternehmen wie DZA und L-Arts zeigen täglich, was damit möglich ist: weniger Fehler, mehr Kontrolle und niedrigere Kosten.
Automatisieren bedeutet nicht umkrempeln, sondern klug vernetzen. Und genau damit können Sie heute noch beginnen. Sind Sie bereit, Ihre Abläufe auf das nächste Level zu heben? Die Zukunft wartet nicht. Und Sie?