Van complete chaos naar totale controle: hoe automatisering ook in jouw printbedrijf het verschil maakt tussen winst en verlies
6 Juni 2025
Automatisering? Met termen als JDF/JMF, API of XML klinkt dat misschien wat abstract, toch is automatiseren vandaag onmisbaar voor elk sign-, LFP- en printbedrijf. En wel hierom: tot 40% van de kosten van een drukorder gaat naar administratie. Door alle systemen met elkaar te verbinden en een MIS/ERP centraal te zetten, verlaag je enerzijds je kosten en verhoog je anderzijds je productiecapaciteit. In deze blog lees je hoe automatisering, gericht op je specifieke noden en dus met de juiste integraties, jouw workflow futureproof maakt.
Waarom een printbedrijf moet automatiseren
Veel printproductiebedrijven kampen nog met versnipperde workflows. Orders worden manueel ingevoerd, Excel-bestanden zwerven rond, en communicatie tussen afdelingen loopt via e-mail of zelfs papieren bonnen. Dit leidt vaak tot fouten, vertragingen en frustratie, zowel intern als bij de klant.
Door je processen te digitaliseren en automatiseren, heb je meer overzicht, maak je snelheid en garandeer je betrouwbaarheid. Denk aan:
- Automatische invoer en verwerking van orders
- Slimme planningstools met realtime data
- Minder manuele taken en dus minder fouten
- Vlotter opvolging en communicatie, meer controle
Het resultaat? Minder administratie, minder fouten en minder kosten. In een gemiddeld printbedrijf gaat tot wel 40% van de kost van een drukorder naar administratie. Door processen te automatiseren en systemen met elkaar te koppelen, van offerte tot levering, vermijd je die overhead. Je schakelt overbodige tussenstappen uit, elimineert dubbele input en beperkt personeelskosten. Je kostprijs per order daalt en je marge stijgt automatisch mee.
Door te automatiseren verzet je hetzelfde werk met minder administratieve medewerkers, of vermijd je bottlenecks door een tekort aan specialisten. Al kun je automatisering ook zien als een opportuniteit om je productiecapaciteit op te schroeven. Haal je vandaag nog niet het volledige potentieel uit je productie, dan is automatiseren dé oplossing om met hetzelfde aantal medewerkers net méér orders te verwerken. De keuze is aan jou.
MIS/ERP als het kloppende hart van je workflow
In een perfect functionerende workflow moet elke afdeling, van verkoop tot productie en facturatie, werken met dezelfde actuele informatie. Dan kan je een Management Information System (MIS) en ERP-tool (Enterprise Resource Planning) goed gebruiken. Dit systeem dient als 'single source of truth' binnen je organisatie. Het zorgt ervoor dat alle afdelingen toegang hebben tot de juiste gegevens.
De voordelen van een MIS/ERP zijn overduidelijk:
- Geen dubbele invoer van gegevens meer
- Vlotte communicatie tussen afdelingen
- Nauwkeurige voor- en nacalculatie
- Snelle facturatie en betrouwbare rapportage
- Inzicht in voorraad, kosten en rendement
Maar een MIS/ERP op zich is niet genoeg. Pas wanneer het volledig geïntegreerd is met je andere systemen en machines, realiseer je zijn volle potentieel. Hoe pak je dat slim aan?
De standaarden voor integratie: JDF/JMF, API en XML
Om je machines, software en administratiesystemen met elkaar te laten ‘communiceren’, zijn er standaarden nodig. JDF en JMF zijn de technische standaarden binnen de grafische industrie voor conventionele, digitale en grootformaat-printmachines en afwerkingssystemen. Dataline was trouwens een van de weinige MIS/ERP-providers die via CIP4 mee aan de wieg stond van JDF en JMF.
JDF (Job Definition Format) en JMF (Job Messaging Format)
Een JDF-bestand bevat alle technische informatie van een printorder, van papiersoort tot oplage en afwerking. MultiPress genereert automatisch JDF-bestanden en stuurt die rechtstreeks naar je drukpersen, printers of snijmachines. Dat betekent: géén manuele overdracht meer van je productiegegevens.
JMF zorgt voor realtime feedback. Zo zie je live wat de status is van een printorder. Gaat alles goed? Is er vertraging? Zo kun je snel ingrijpen en je planning bijsturen indien nodig. De productie geeft bovendien automatisch feedback aan de administratie waardoor ook je nacalculatie accuraat is: van start- en stoptijden van een Screen-printer tot het reële inktverbruik van een Canon-printer.
API (Application Programming Interface)
Een API zorgt voor een directe koppeling tussen twee softwareprogramma’s. MultiPress beschikt over een eigen krachtige API om automatisch gegevens uit te wisselen, zonder manuele tussenkomst. Zo integreert MultiPress naadloos met de andere softwaretoepassingen binnen je bedrijf, zoals boekhoudpakketten, e-commerceplatformen en logistieke tools. Denk maar aan de integratie met je Magento web-to-print shop, de koppeling met andere printplatformen als Print.com of expeditieplatformen als nShift of Bumbal, met tools voor de verwerking van inkomende facturen als Scan Sys, enzovoort.
Om elektronische facturatie via Peppol efficiënt te laten verlopen is automatisering op basis van een API binnen MultiPress nodig. Ook de verwerking van data om de CO2-uitstoot van drukwerk te berekenen, communiceren en rapporteren, vereist een vlotte integratie van externe auditgegevens in je MIS/ERP.
XML (eXtensible Markup Language)
XML is het standaardformaat voor een gestructureerde uitwisseling van gegevens tussen verschillende softwaretoepassingen. MultiPress hanteert XML om automatisch informatie te importeren en exporteren tussen systemen van partners. Zo worden gegevens correct overgedragen, zonder manuele tussenkomst.
Maak van je workflow één geïntegreerd geheel
Een MIS/ERP is een krachtig instrument, maar alleen als het geen eiland is. Pas wanneer je MIS/ERP moeiteloos samenwerkt met andere systemen in je printworkflow, van e-commerce tot web-to-print, realiseer je echte efficiëntiewinst.
Dataline volgt een bewezen strategie van gecertificeerde integraties met diverse hardware- en softwarecomponenten die essentieel zijn voor het printproductieproces. Dit omvat prepress, productieworkflow en -optimalisatie, e-businessplatforms, transport en logistiek, substraat- en papiercatalogi, boekhoud- en financiële systemen, enzovoort. Denk aan integraties voor printers en drukpersen met Canon PRISMAsync, Screen Equios, Heidelberg en Komori. Of koppelingen voor sign- en grootformaat-workflows zoals Agfa Asanti, Caldera, SwissQprint en Zünd.
Hou hier rekening mee bij het integreren van systemen in jouw MIS/ERP:
- De sleutel ligt in het gebruik van open standaarden. Dankzij JDF en JMF kan je MIS/ERP rechtstreeks communiceren met je printers, snijmachines, planningssoftware of andere applicaties. Zo ontstaat er een vloeiende informatiestroom tussen administratie, productie en afwerking. Geen handmatige overdrachten meer. Geen dubbele invoer. Minder fouten dus.
- Daarnaast is realtime data-uitwisseling essentieel, want je wilt natuurlijk niet werken met informatie die achterloopt. Door alle gegevens onmiddellijk beschikbaar te maken voor alle afdelingen, van orderverwerking tot productie, kun je sneller schakelen, beter plannen en klanten nauwkeurig informeren over de voortgang van hun bestelling.
- Ook de gebruiksvriendelijkheid mag niet onderschat worden. Integratie moet het werk immers makkelijker maken, niet complexer. Kies daarom voor systemen die intuïtief aanvoelen en logisch in gebruik zijn. Alleen zo krijg je je team mee in de automatisering.
- Tot slot is ook schaalbaarheid cruciaal. Je bedrijf blijft evolueren: je werft meer klanten, opent misschien extra vestigingen en lanceert nieuwe diensten. Zorg ervoor dat je MIS/ERP en de bijbehorende koppelingen flexibel genoeg zijn om die groei moeiteloos te ondersteunen.
Conclusie: bouw vandaag aan de workflow van morgen
De toekomst van printproductie is geïntegreerd, geautomatiseerd en data-gedreven. De meeste printbedrijven werken al met software voor administratie of de opvolging van orders, maar daar stopt het vaak. Wil je écht versnellen, dan moet je die software ook verbinden met je productie en andere processen.
Dat lukt alleen met een modern, compleet en innovatief platform dat alles samenbrengt. MultiPress vormt samen met krachtige integraties via JDF/JMF, API en XML het fundament van zo’n toekomstgerichte workflow. Bedrijven zoals Group Joos en Verloop bewijzen dagelijks wat het oplevert: minder fouten, meer controle én lagere kosten.
Automatiseren betekent niet alles omgooien, het betekent slim koppelen. En daar kun je vandaag nog mee starten. Ben jij klaar om jouw workflow een niveau hoger te tillen? De toekomst wacht niet. De vraag is: jij wel?