Drastic

Que Dataline Solutions, en tant que leader du marché du business software pour imprimeries, ne puisse en aucun cas, être inconnue, est incontestable. Mais le Business Software MultiPress n'est pas seulement particulièrement fait pour les imprimeries "classiques" offset et digitales. Les back-offices des imprimeurs textiles - qui font sérigraphie, impression à chaud et à tampon- peuvent sans le moindre problème tirer profit de l'automatisation du workflow administratif.
Dans le cas de Drastic à Ham, active dans le secteur de l'évènementiel et connue pour son marketing visuel fort, on avait surtout besoin d'une meilleure organisation et d'un meilleur planning (workflow "ordre-facture"). La gestion claire des clients fut aussi un must. Donc, du pain sur la planche... 

Soupirs, gémissements et lamentations

Ce qui reste un phénomène étonnant, est le nombre d'imprimeries et donc évidemment aussi de collaborateurs, qui continuent à soupirer, gémir et se lamenter sous le joug de Microsoft, c'est à dire surtout de Microsoft Office. Il y a encore des tas de back-offices qui utilisent Excel, Word et apparentés pour faire des choses pour lesquels ces logiciels ne sont pas du tout faits. Word est un traitement de textes pour des courriers personnels, curriculum vitae, petites listes de courses, textes simples et autres du genre. Excel fournit des feuilles de calcul pour la tenue d'une simple administration, des relevés de compteurs mais aussi par exemple pour des pertes de poids ou schémas de fonctionnement. Les deux logiciels ne sont donc PAS appropriés pour les: création de factures, planning d'ordres, suivi de clients, calcul (du coût réel), gestion du stock,... Tous les éléments précédents peuvent évidemment bien être approchés de cette façon mais cela mène inévitablement à des tas de documents avec des noms à n'en plus finir, conservés dans toutes sortes de dossiers obscurs et le plus souvent introuvables. Même les pertes de temps et données font ainsi partie des possibilités. Et pour le suivi et planning des projets? Encore un autre logiciel?
Drastic, fondée en 1992 et qui s'est sérieusement développée toutes ces années, est arrivée en 2014 à la même constatation. On ne pouvait pas continuer comme ça et il était vraiment important que l'entreprise ambitieuse poursuive son chemin de croissance. Il était temps de trouver une solution...

Respirer avec soulagement

Ce qui ne marchait déjà pas bien était le workflow "ordre-facture". Chaque facture, confirmation d'ordre, offre,... était faite à la main dans Excel. A chaque fois, de nouveau. Evidemment, beaucoup de tracas, surtout dus au grand nombre de documents générés chaque année. 
MultiPress peut y donner un coup de main. Prenez par exemple, le module de facturation: les données d'un ordre sont reprises de façon complètement automatique mais restent adaptables si l'on doit par exemple, compter du transport ou travail supplémentaire. Dans MultiPress, toutes les fonctions sont possibles concernant la facturation, comme par exemple la facturation groupée (pour des clients qui choisissent de ne recevoir qu'une seule facture par mois), la facturation partielle, la facturation dissociée et la facturation pro-forma. Si l'on génère assez de factures par an, on peut alors prendre cela en considération et automatiser également la saisie manuelle des factures dans le progiciel de comptabilité existant (ou celui du comptable)! Et puisque c'est et ça reste un mal nécessaire, on peut évidemment faire le suivi des paiements (qui peut aussi se faire à la comptabilité grâce à l'importation financière). Le module génère automatiquement des rappels pour les factures impayées, à intervalles réguliers, et on y trouve différentes sortes de mises en demeure. 

Il va sans dire que la présentation et implantation de MultiPress a été un grand soulagement chez Drastic. Tous les documents de toutes sortes, entassés au cours des années, ont été mis à la poubelle sans même les regarder. Désormais, la facturation et la gestion des clients se font complètement automatiquement et ça roule comme sur des roulettes. Plus aucune perte de temps et/ou données!