Waarom je als printbedrijf beter nu reeds overschakelt op elektronisch factureren
12 november 2024
Waarom je als printbedrijf beter nu reeds overschakelt op elektronisch factureren
Elektronisch factureren, ook bekend als e-facturatie, wint snel terrein binnen Europa. De Europese Unie heeft met de VIDA-richtlijn (VAT in the Digital Age) aangekondigd dat e-facturatie tegen 2028 verplicht wordt voor alle lidstaten. Elk land heeft echter zijn eigen benadering, wetgeving en deadlines om deze overgang te realiseren. Hoe dan ook, in elk van deze gevallen loont het de moeite om er zo vroeg mogelijk aan te beginnen.
Elektronisch factureren is het geheel digitaal afhandelen van een factuur en is ingevoerd om het hele proces efficiënter, veiliger en grotendeels geautomatiseerd te laten verlopen. Van opmaak en verzending tot betaling en boeking. Een factuur die je als pdf verstuurd valt voor alle duidelijkheid niet onder e-facturering, want die pdf kan niet automatisch verwerkt worden door de klant. Een échte e-factuur wordt als XML-bestand opgemaakt en van machine naar machine verzonden via PEPPOL.
In België
In België wordt digitaal factureren per 1 januari 2026 verplicht voor elke ondernemer en btw-plichtige die factureert aan andere ondernemingen (B2B). De overheid biedt sinds 2024 een tijdelijke kostenaftrek van 120% voor software- en advieskosten rondom de invoering van e-facturatie. Deze fiscale gunstmaatregel is van tijdelijke aard en je wacht dus beter niet te lang. Niet alleen omwille van het financiële voordeel, maar ook om de transitie vlot te laten verlopen zodat je voor 2026 klaar bent om te voldoen aan de verplichting.
Daarnaast is de overstap naar e-facturatie voor printbedrijven die aan overheidsinstanties of grote ondernemingen leveren essentieel, want zij accepteren sinds 2017 uitsluitend elektronische facturen. Printbedrijven die dit niet kunnen aanbieden, worden dus uitgesloten van deze belangrijke markten. Een tijdige overstap stelt je dus niet alleen in staat om aan de wet te voldoen, maar zorgt er ook voor dat je toegang hebt tot grote contracten en waardevolle opdrachten.
In Nederland
In Nederland is elektronisch factureren verplicht voor bedrijven die zaken doen met de overheid (B2G), maar voor B2B-transacties blijft het voorlopig een vrijwillige keuze. Wil je dus leveren aan de staat, lokale overheden of openbare instellingen, dan kan je net zoals in België niet om e-facturatie heen. Kan je dit niet aanbieden, dan loop je het risico belangrijke markten en waardevolle contracten mis te lopen.
E-facturatie vanuit MultiPress
Voor wie al gespecialiseerde MIS/ERP-software gebruikt om de administratie in goede banen te leiden, is het geen goed idee om daar bovenop met een aparte tool aan de slag te gaan. Dat leidt tot dubbel werk, meer kans op fouten en tijdsverlies.
Gelukkig kan je dankzij de PEPPOL-integratie in MultiPress elektronische facturen versturen en ontvangen conform de PEPPOL-standaard. En zoals je weet, maak je met MultiPress razendsnel facturen. Alle benodigde data worden in een zucht verzameld en inzichtelijk gemaakt, en het hele proces van offerte, over order, naar factuur is geautomatiseerd en gebeurt in enkele seconden.
Waar wacht je nog op?
Of je nu in België, Nederland of elders in Europa actief bent, e-facturatie brengt voordelen op het gebied van efficiëntie, transparantie en compliance met zich mee. Met de expertise van onze specialisten en de geïntegreerde PEPPOL-functies in MultiPress, ben je in no-time voorbereid op de toekomst van facturatie. Vul je gegevens in en ze laten je graag zien hoe het werkt.