5 señales de que es hora de automatizar la planificación de la impresión

27 Agosto 2024

¿Alguna vez ha sentido que su planificación se le va de las manos? Un pedido no sale a tiempo porque una máquina está sobrecargada, otro se retrasa debido a un error de comunicación en la planta de producción. Constantemente se retrasa y lucha por terminar todo a tiempo. ¿Qué señales indican que necesita automatizar la planificación de su empresa de rotulación e impresión? Y lo más importante, ¿qué aporta a su negocio? 

1. Tiene cada vez más pedidos pequeños

En la actualidad, muchas empresas de rotulación e impresión reciben un gran número de pedidos pequeños pero de carácter urgente. En el caso de los pedidos grandes, la planificación es relativamente sencilla, pero con una gran cantidad de pedidos pequeños, esto se convierte en todo un reto: hay que comprobar si se puede ahorrar tiempo de maquinaria combinando pedidos, asegurarse de que las distintas fases de cada pedido pueden ejecutarse sin problemas y, sobre todo, garantizar que cada máquina de su parque de maquinaria se utiliza de la forma más óptima posible.

Además, la gestión es mucho más compleja, porque con los métodos de planificación tradicionales a menudo no está claro qué pedidos se han procesado cada día y si, por ejemplo, se han cometido errores que reduzcan los márgenes de beneficio. En resumen, esto genera problemas tanto internos como externos que usted preferiría evitar: lo que usted busca es tener clientes satisfechos, ya que un cliente satisfecho es un cliente más fiel. 

Aquí es donde un software MIS/ERP como MultiPress resulta útil. Para los clientes que realizan sus pedidos de impresión en su almacén, los pedidos de entrega le permiten hacer un seguimiento de sus stocks por cliente, evitar escaseces inesperadas y evitar costosas producciones urgentes. Esto reduce la posibilidad de llevarse sorpresas.

2. La ejecución del proyecto se retrasa

Todas las empresas del sector gráfico se enfrentan de vez en cuando a proyectos que se retrasan o incluso se paralizan. Esto puede provocar muchos retrasos en la realización del proyecto, por ejemplo:

• El personal de producción tiene que hacer cambios rápidamente debido a un pedido urgente.
• Una máquina que no se utiliza adecuadamente porque la agenda de un trabajador administrativo o de pre-impresión está sobrecargada. 
• Una ejecución de proyecto ineficaz cuando proyectos similares no se programan secuencialmente en la misma máquina. 

Por lo tanto, siempre hay que vigilar el correcto aprovechamiento de la mano de obra y la máquina, algo que resulta más sencillo con una base de datos centralizada de un software MIS/ERP. Tanto el personal administrativo como las personas de la planta de producción pueden ver la misma planificación, que se puede ajustar fácilmente de forma digital y, de este modo, todos los equipos disponen de la planificación más reciente.

3. Las estimaciones de costes son inexactas

Cuando las estimaciones de costes no son exactas, se supera el presupuesto, una pesadilla para cualquier empresa. Esto puede dar lugar a:

• Pérdidas inesperadas y presión sobre los márgenes de beneficio.
• Insatisfacción del cliente.
• Dificultades en materia de gestión de recursos.
• Cambios en los requisitos del proyecto.

En realidad, este problema puede evitarse fácilmente con las herramientas adecuadas. El motor de cálculo de MultiPress garantiza cálculos de precios precisos, independientemente del tipo de trabajo de impresión o de la máquina. Esto no sólo le proporciona presupuestos correctos con un precio de venta adecuado, sino que también le ofrece una visión directa de los costes de producción reales, el tiempo de producción y la planificación. No sólo consigue una visión general de todos los costes, sino que también optimiza sus márgenes de beneficio.

Y no tiene que preocuparse por la relación de confianza con sus clientes: su comunicación es clara desde el primer contacto. Además, cualquier ajuste puede ser fácilmente rastreado. 

4. Falta visión global e integración entre departamentos.

Una gestión inadecuada de los pedidos, el inventario o el control de la producción genera múltiples problemas. Se pierde la visión global y se cometen errores o se realizan gestiones innecesarias. Los errores de comunicación entre la administración y la producción no sólo provocan retrasos, sino también costes adicionales. Basta pensar en los errores de impresión, con los costes que suponen la tinta, los sustratos y el papel adicionales para una nueva impresión. Por eso, una comunicación fluida entre departamentos es vital para una empresa que quiera funcionar sin problemas. 

Con la ayuda de un software MIS/ERP como MultiPress, es posible estar siempre al día de la información necesaria.

• Una buena gestión de pedidos garantiza que nunca se pierda la pista. Se acabó el estrés sobre el estado del stock y/o los materiales pedidos a tiempo. MultiPress recopila todos los datos, ofreciéndole una visión general actualizada de todos los pedidos y su estado. En caso necesario, puede intervenir directamente y realizar ajustes para controlar el progreso. 
• Además, la gestión de stocks le permite reservar materiales para un pedido o solicitar sin esfuerzo una nueva carga a sus proveedores. Esto garantiza un uso óptimo de su capacidad de producción y la entrega puntual de cada pedido.
• Y hablemos de precisión. MultiPress permite registrar todas las actualizaciones de estado y los datos de producción hasta el más mínimo detalle. Se acabaron las suposiciones y se obtiene una visión detallada de cada paso del proceso. Para cada pedido, usted sabe qué máquinas se utilizaron, cuál fue el tiempo de producción y si se produjo algún error. Los documentos y procesos son mucho más fáciles de supervisar en todos los departamentos.

5. Hay una gran carga de trabajo administrativo

La sobrecarga de tareas administrativas repercute negativamente en la eficiencia y los costes de la empresa. Basta con pensar que el 40% de un pedido de productos está compuesto por costes administrativos, debido principalmente a los elevados costes laborales.

Además, con un 40% de costes administrativos, se convierte en un reto ofrecer tarifas competitivas y mantener un beneficio aceptable. MultiPress elimina la carga de tareas y costes administrativos manuales y agiliza los flujos de trabajo. Esto permite al equipo centrarse en los aspectos más importantes de su trabajo.

Al igual que 3motion, L'Arts y Mediacenter Rotterdam, ¡optimice su planificación!