5 signalen dat het nu tijd is voor een geautomatiseerde printplanning

27 Augustus 2024

Heb je al eens het gevoel gehad dat jouw planning uit de hand loopt? Het ene order geraakt niet op tijd de deur uit omdat die ene machine overbevraagd is, het ander verloopt stroef door een miscommunicatie op de productievloer. Je loopt constant achter de feiten aan en hebt moeite om alles op tijd afgewerkt te krijgen. Welke signalen wijzen erop dat je de planning van sign- en printbedrijf moet automatiseren? En vooral: wat levert het je business op?

1. Je hebt steeds meer kleine orders

Veel sign- en printbedrijven krijgen tegenwoordig een groot aantal kleine, maar dringende orders. Voor grote orders is het plannen eigenlijk relatief eenvoudig, maar bij een overvloed aan kleine orders wordt dit een uitdaging: je moet kijken of je machinetijd kan winnen door orders te combineren, zorgen dat de verschillende etappes van elk order vlot op elkaar kunnen volgen en vooral zorgen dat iedere machine in je machinepark zo optimaal mogelijk benut wordt.

Daarbovenop is de administratie een stuk complexer, omdat het bij klassieke planningmethodes vaak niet altijd duidelijk is welke orders per dag werden afgehandeld en of er bijvoorbeeld fouten zijn gebeurd die de winstmarges doen krimpen. Kortom, dat geeft zowel intern als extern problemen die je liefst wil vermijden: je wil tevreden klanten want een tevreden klant is vaak ook loyaler. 

Hierbij komt een MIS/ERP-software zoals MultiPress van pas. Voor klanten die hun drukwerk bij jou op voorraad leggen, blijf je via afroeporders steeds op de hoogte van je voorraad per klant, vermijd je onverwachte tekorten en voorkom je kostbare spoedproducties. De kans dat je dan voor verrassingen komt te staan, is een pak kleiner.

2. De projectuitvoering loopt vertraging op

Elk grafisch bedrijf krijgt wel eens te maken met projecten die worden uitgesteld of zelf worden stilgelegd. Hierdoor kan er heel wat vertraging in de projectuitvoering sluipen, denk maar aan:

• Het personeel in de productie moet snel overschakelen door een spoedorder.
• Een machine die niet voldoende benut wordt, omdat de planning van een administratieve of prepress medewerker overvol staat. 
• Een inefficiënte projectuitvoering wanneer gelijkaardige projecten niet opeenvolgend op dezelfde machine worden ingepland. 

Je moet dus steeds waken over de correcte inzet van mens en machine, iets wat vlotter gaat met een gecentraliseerde database van een MIS/ERP-software. Zowel administratief personeel als de mensen op de productievloer krijgen dezelfde planning te zien, die is gemakkelijk digitaal aan te passen en zo heeft elk team de meest recente planning beschikbaar.

3. De kostenramingen gebeuren onnauwkeurig

Wanneer kostenramingen niet accuraat blijken te zijn, kan dit leiden tot budgetoverschrijdingen, een nachtmerrie voor elk bedrijf. Dit kan vervolgens leiden tot:

• Onverwachte verliezen en druk op de winstmarges.
• Ontevredenheid bij je klant.
• Uitdagingen bij het beheren van resources.
• Veranderingen in projecteisen.

Dit probleem kan je eigenlijk vrij gemakkelijk vermijden met de juiste tools. De calculatiemotor van MultiPress garandeert nauwkeurige prijscalculaties ongeacht het type drukwerk of de machine. Zo beschik je niet alleen over correcte offertes met een passende verkoopprijs, maar heb je ook direct zicht op de reële productiekosten, productietijd en planning. Je krijgt niet alleen overzicht over alle kosten, maar je optimaliseert ook je winstmarges.

En je hoeft je bovendien geen zorgen te maken over de vertrouwensband met jouw klanten: je communicatie is helder vanaf het eerste contact. Daarnaast kunnen aanpassingen makkelijk worden bijgehouden. 

4. Er is een gebrek aan overzicht en integratie tussen de afdelingen

Een inefficiënt orderbeheer, voorraadbeheer of productiecontrole creëert tal van problemen. Je raakt het overzicht kwijt en maakt fouten of doet onnodige administratie. Communicatiefouten tussen administratie en productie leiden niet alleen tot vertragingen, maar ook tot extra kosten. Denk maar aan drukfouten, waarbij er kosten gaan naar extra inkt, substraten en papier voor een herdruk. Een vlotte communicatie tussen afdelingen is dus van vitaal belang voor een bedrijf dat naadloos wil opereren. 

Met behulp van een MIS/ERP-software zoals MultiPress is het mogelijk om altijd up-to-date te zijn met de benodigde informatie.

• Een goed orderbeheer zorgt ervoor dat je nooit meer het overzicht verliest. Geen stress meer over de status van de voorraad en/of materialen tijdig besteld worden. MultiPress verzamelt alle data, waardoor je over een actueel overzicht beschikt van alle orders en hun status. Zo kan er, waar nodig, direct gericht worden ingegrepen en bijgestuurd om de voortgang te bewaken. 
• Daarnaast stelt het voorraadbeheer je in staat om materialen te reserveren voor een order of moeiteloos een nieuwe lading te bestellen bij jouw leverancier. Dat garandeert een optimale benutting van jouw productiecapaciteit én een tijdige levering van elke order.
• En laten we het hebben over nauwkeurigheid. MultiPress registreert tot in de kleinste details alle status-updates en productiedata. Geen giswerk meer, maar een gedetailleerd inzicht in elke stap van het proces. Je weet voor elk order welke machines werden gebruikt, wat de productietijd was en of er fouten zijn gebeurd.

Documenten en processen zijn zo veel eenvoudiger op te volgen bij elke afdeling.

5. Er is een hoge administratieve werklast

Een overvloed aan administratieve taken kan een negatieve impact uitoefenen op de efficiëntie en de kosten binnen jouw bedrijf. Denk maar aan het feit dat 40% van een productorder uit administratieve kosten bestaat, wat hoofdzakelijk voortkomt uit de hoge loonkost.

Bovendien wordt het een uitdaging om met 40% aan administratieve kosten concurrerende tarieven aan te bieden én een degelijke winst te behouden. MultiPress neemt de last van handmatige administratieve taken en kosten weg en stroomlijnt workflows. Hierdoor kan het team zich concentreren op de belangrijkere aspecten van hun job.

Optimaliseer net zoals 3motion, L'Arts en Mediacenter Rotterdam jouw planning!