¿Cómo pueden caer en malas manos los datos administrativos de su empresa de impresión y rotulación?

14 Octubre 2024

Esto ocurre con más frecuencia de lo que cree, pero no de la forma que se podría esperar. El robo de datos es habitual en las empresas de producción de impresión, así que tenga cuidado con el software en la nube. El software debe estar en la nube, pero no todo el software. Cada vez es más común que los colaboradores exporten sin saberlo datos de los clientes, información de la empresa, cotizaciones, ... exportación. Pero, ¿cómo garantizar que los datos comerciales, financieros y administrativos no se utilicen con fines malintencionados?

En las empresas del sector de la impresión, el robo de datos es más frecuente de lo que se cree.

La mayor fuente de robo de datos resultan ser los mismos trabajadores. Es inimaginable la despreocupación con la que la gente maneja contraseñas e información crucial de la empresa. Basta con pensar en los colaboradores que se van de la empresa y empiezan a buscar y exportar datos de forma no solicitada durante las últimas cuatro semanas de su periodo de preaviso, o en los ex trabajadores que siguen teniendo acceso a las cuentas una vez que se han marchado.

Así que, para evitar compartir externamente esta información de la empresa, es importante que todos los trabajadores sepan cómo manejarla. Su comportamiento debe ser objeto de seguimiento para minimizar los riesgos. Una forma de hacerlo es integrando códigos de acceso y realizando auditorías periódicas. También es importante que los colaboradores se sientan cómodos informando de cualquier irregularidad sin miedo a las consecuencias. Así que fomente la denuncia de situaciones sospechosas, de esta forma, se limitan los riesgos financieros.

De lo contrario, los trabajadores se llevarán información de la empresa a su siguiente empleador. Esto tiene consecuencias financieras inmediatas para los negocios del sector de la impresión. La reputación corporativa también se destruye por este medio. Las empresas pueden tardar años en recuperar la confianza de los clientes. Y esto les hace reducir los márgenes de beneficio rápidamente.

Se exportan cantidades anormales de datos administrativos

Los trabajadores que salen de la empresa no siempre tienen las intenciones más nobles. La exportación de sus clientes puede ser bien intencionada. O se exportan sus cotizaciones o relaciones comerciales. Pero, como empresario, ¿le parece bien? Al ser encuestados, el 95% de los líderes empresariales no están de acuerdo. Por eso Dataline ha creado un servicio Premium, el MultiPress ILS (Inside Leak Surveillance).

ILS realiza un seguimiento discreto de las acciones anómalas realizadas por cualquier persona en el último mes, de forma que se pueda generar una alerta inmediatamente. Piense en situaciones como la de trabajadores que exportan cientos de registros a la vez. Usted recibe inmediatamente un informe con datos detallados, como direcciones IP e información del usuario del posible intruso. Inside Leak Surveillance le alerta para que reaccione de forma proactiva y tome las medidas necesarias para evitar daños mayores. Al ser notificado a tiempo, la oportunidad de restaurar la integridad de las medidas de seguridad es posible. Esto puede hacerse, por ejemplo, cambiando las credenciales de inicio de sesión o implementando distintas capas de seguridad adicionales para minimizar el impacto de los ataques.

Algunos consejos adicionales

Estas son otras formas de proteger la identidad digital de su empresa del sector de la impresión:

• Como empresa, es importante contar con un proceso de baja que garantice que todos los derechos de acceso (a redes, bases de datos, servicios de almacenamiento en la nube u otros sistemas relacionados con la empresa) de los ex trabajadores se revocan inmediatamente en cuanto abandonan la empresa. Así que asegúrese de que su software pueda determinar los derechos de acceso. Cuando los trabajadores se van de la empresa, debe ser capaz de minimizar sus derechos.
• Asegúrese de mantener registros de auditoría exhaustivos y de realizar un seguimiento periódico de las actividades sospechosas, como la copia o exportación de grandes cantidades de datos.
• Aumente la frecuencia del seguimiento de las actividades de los colaboradores durante su periodo de preaviso. Esté atento a patrones de acceso o transferencias de datos inusuales. Como ya se ha comentado, esto puede hacerse, por ejemplo, a través de MultiPress ILS.
• En un proceso de salida, asegúrese de que los colaboradores firmen un acuerdo de confidencialidad que les obligue a mantener la confidencialidad de la información de la empresa incluso después de dejarla.

Sobre todo, limite el acceso a su ERP administrativo. Si se exportan datos, asegúrese de que puede demostrarlo. Y disuada a los colaboradores para que no hagan cosas nefastas al final de su contrato.

¿Desea también hacer un seguimiento de las operaciones anómalas de su empresa de impresión, empresa del sector de los medios impresos? Póngase en contacto con nosotros.