Wie können die Verwaltungsdaten Ihres Werbetechnik-Unternehmens in die falschen Hände geraten?

14 Oktober 2024

Blogbeeld beschermen data

Das passiert häufiger, als Sie denken, aber nicht so, wie Sie es vielleicht erwarten. Datendiebstahl ist in Druckproduktionsunternehmen keine Seltenheit, deshalb sollten Sie mit Cloud-Software vorsichtig sein. Die Software muss in der Cloud sein, aber nicht die gesamte Software. Es kommt immer häufiger vor, dass Mitarbeiter unwissentlich Kundendaten, Firmeninformationen, Angebote, ... exportieren. Aber wie stellen Sie sicher, dass kommerzielle, finanzielle und administrative Daten nicht für böswillige Zwecke verwendet werden?

Datendiebstahl kommt in Druckproduktionsunternehmen häufiger vor, als Sie vielleicht denken

Die größte Quelle für Datendiebstahl sind die Mitarbeiter. Es ist unvorstellbar, wie leichtfertig Menschen mit Passwörtern und wichtigen Unternehmensdaten umgehen. Man denke nur an Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen und in den letzten vier Wochen ihrer Kündigungsfrist unaufgefordert Daten abrufen und exportieren, oder an ehemalige Mitarbeiter, die nach ihrem Ausscheiden noch Zugang zu Konten haben.

Um zu vermeiden, dass diese Unternehmensdaten nach außen gelangen, ist es wichtig, dass die Mitarbeiter wissen, wie sie damit umgehen sollen. Ihr Verhalten sollte überwacht werden, um die Risiken zu minimieren. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Integration von Zugangscodes und die Durchführung regelmäßiger Audits. Wichtig ist auch, dass sich die Mitarbeiter sicher fühlen, wenn sie Unregelmäßigkeiten melden, ohne Angst vor den Konsequenzen zu haben. Ermutigen Sie also dazu, verdächtige Situationen zu melden, und begrenzen Sie auf diese Weise bereits finanzielle Risiken.

Andernfalls nehmen die Mitarbeiter Unternehmensinformationen mit zu ihrem nächsten Arbeitgeber. Das hat für Druckunternehmen unmittelbare finanzielle Folgen. Auch der Ruf des Unternehmens wird auf diese Weise zerstört. Es kann Jahre dauern, bis Unternehmen das Vertrauen der Kunden wiedergewinnen. Und das führt dazu, dass sie geringere Gewinnmargen erzielen.

Unnormale Mengen an Verwaltungsdaten werden exportiert

Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, haben nicht immer die besten Absichten. Ein Export ihrer Kunden mag gut gemeint sein. Oder es werden ihre Angebote oder Geschäftsbeziehungen exportiert. Aber sollten Sie als Unternehmensleiter damit einverstanden sein? Bei einer Umfrage waren 95 % der Unternehmensleiter anderer Meinung. Aus diesem Grund hat Dataline einen Premium-Service entwickelt, den MultiPress ILS (Inside Leak Surveillance).

ILS führt eine diskrete Bonitätsprüfung auf abnormale Handlungen von Personen im vergangenen Monat durch, so dass sofort ein Alarm ausgelöst werden kann. Denken Sie an Situationen, in denen Mitarbeiter Hunderte von Datensätzen auf einmal exportieren. Sie erhalten sofort einen Bericht mit detaillierten Angaben wie IP-Adressen und Benutzerinformationen des potenziellen Eindringlings. Inside Leak Surveillance alarmiert Sie, damit Sie proaktiv reagieren und die notwendigen Schritte unternehmen können, um weiteren Schaden zu verhindern. Wenn Sie rechtzeitig benachrichtigt werden, haben Sie die Möglichkeit, die Integrität der Sicherheitsmaßnahmen wiederherzustellen. Dies kann z. B. durch die Änderung von Anmeldedaten oder die Implementierung zusätzlicher Sicherheitsebenen geschehen, um die Auswirkungen von Angriffen zu minimieren.

Einige weitere Tipps

Es gibt noch einige weitere Möglichkeiten, wie Sie die digitale Identität Ihres Druckproduktionsunternehmens schützen können:

  • Als Unternehmen ist es wichtig, einen Offboarding-Prozess zu haben, der sicherstellt, dass alle Zugangsrechte (zu Netzwerken, Datenbanken, Cloud-Speicherdiensten oder anderen unternehmensbezogenen Systemen) von ehemaligen Mitarbeitern sofort entzogen werden, sobald sie das Unternehmen verlassen. Stellen Sie also sicher, dass Ihre Software die Zugriffsrechte bestimmen kann. Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, sollten Sie in der Lage sein, ihre Rechte zu minimieren.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie umfassende Audit-Protokolle führen und regelmäßig auf verdächtige Aktivitäten achten, z. B. das Kopieren oder Exportieren großer Datenmengen.
  • Verstärken Sie die Bonitätsprüfung der Aktivitäten von Mitarbeitern während ihrer Kündigungsfrist. Achten Sie auf ungewöhnliche Zugriffsmuster oder Datenübertragungen. Wie bereits erwähnt, kann dies z. B. über das MultiPress ILS erfolgen.
  • Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter bei ihrem Ausscheiden eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnen, die sie zur Geheimhaltung von Unternehmensdaten auch nach ihrem Ausscheiden verpflichtet.

Beschränken Sie also vor allem den Zugriff auf Ihr administratives ERP. Wenn Daten exportiert werden, stellen Sie sicher, dass Sie dies beweisen können. Und schrecken Sie Ihre Mitarbeiter ab, damit sie nicht am Ende ihrer Laufbahn strafbare Dinge tun.

Möchten Sie auch die auffälligen Vorgänge in Ihrem Druckproduktionsunternehmen, Ihrem Printmedien-Unternehmen überwachen? Dann nehmen Sie jetzt Kontakt auf!