¿Todavía puede orientarse entre hojas de cálculo, fichas de trabajo y notas adhesivas?

29 Agosto 2022

Los administradores de las compañías de impresión necesitan sistemas que calculen los trabajos y, una vez aprobada su publicación, los programen, hagan un seguimiento de la producción y gestionen los informes. Para los empleados del lado gráfico del flujo de trabajo de producción, hay la misma necesidad de controlar los trabajos entrantes y capturar la información del trabajo hasta el punto de facturación. Por otro lado, la dirección de la empresa desearía tener una visión general de todas las actividades comerciales.

¿Cuál es el sistema que se utiliza para satisfacer todos estos requisitos?

La búsqueda de una memoria externa fiable

Muchas compañías de impresión siguen utilizando varias hojas de cálculo y hojas de trabajo en papel para algunas o incluso todas sus actividades comerciales. Éstas tienen que ir de mesa en mesa y de máquina en máquina durante la producción, a su vez acompañadas de un montón de notas adhesivas de colores.

Las compañías de impresión que aún no han hecho el cambio deberían considerar la automatización, pues la mayor parte de los competidores llevan tiempo automatizando su flujo de trabajo, lo que les permite procesar y producir trabajos de forma más eficiente.

Un sistema de información de gestión de la impresión (MIS) o un software de planificación de recursos empresariales (ERP) puede considerarse una especie de memoria externa fiable la cual permite integrar todas las facetas del cálculo, la administración, la producción y la entrega de productos de impresión en una o varias herramientas de software. Con estas herramientas, todos los datos quedan registrados y todo el trabajo puede ser rastreado y generar reportes.

Por ejemplo, un buen programa MIS proporciona una visión clara de todos y cada uno de los pedidos: dónde se encuentra cada trabajo en la producción, qué trabajos se han retrasado, los costes de los trabajos, el tiempo empleado en ellos y, en definitiva, una visión clara y detallada de los ingresos.

Un soporte para cada empleado en el flujo de trabajo

Lo más importante es que un MIS de impresión se convierte en el sistema de registro de todos los pedidos, lo que significa que si las especificaciones del pedido cambian durante su ejecución, esta información se introduce en el sistema MIS y está disponible de forma inmediata para todos los departamentos.

Un sistema MIS de impresión especializado es particularmente recomendable si todo el proceso, desde la impresión hasta el acabado y la entrega, es gestionado por la misma empresa. Si el MIS sigue, rastrea y valida todo el proceso hasta el envío final, habrá menos errores en la encuadernación, el acabado, la entrega o la instalación. Cuanta más información se comparta en la planta de producción, menos probable será que se pasen por alto los cambios de última hora del cliente.

Los sistemas MIS/ERP de PRINT pueden reducir en gran medida la carga de errores, mantener el flujo de trabajo en marcha y descubrir los problemas en una fase temprana de la producción.

Una transición suave

Pero no basta con añadir un software MIS/ERP. Para maximizar los beneficios de un MIS, hay que esforzarse por configurar el sistema de forma adecuada y proporcionar enlaces cuando se añaden nuevos programas y equipos al flujo de trabajo.

Pasar de un montón de hojas de cálculo y papel a un software MIS/ERP implica muchos cambios, lo que supondrá un gran ajuste para su personal. Por lo tanto, la formación es crucial para que los empleados puedan adaptarse a la nueva forma de trabajar con mayor rapidez y facilidad. Es muy útil contar con un "héroe MIS/ERP" al interior de su compañía para que inspire y motive a los demás colaboradores.

Beneficios para la dirección y los empleados

El objetivo principal de un MIS de impresión es ganar eficiencia y una gestión rentable de la producción. Le permite identificar problemas de costes y cuellos de botella en la producción, y le mantiene informado de las diferencias entre el coste estimado del trabajo producido y el coste real.

La automatización del departamento de producción permite al personal de atención al cliente disponer de más tiempo para ofrecer una asistencia de calidad a los clientes. Además, ayuda a reducir el coste de preparación de las facturas.

En definitiva, un buen sistema MIS de impresión puede ayudar a reducir los costes de producción, en muchos casos hasta un 50%. O puede seguir trabajando con notas adhesivas, por supuesto...