5 Anzeichen dafür, dass jetzt die Zeit für eine automatisierte Druckplanung gekommen ist

27 August 2024

Hatten Sie schon einmal das Gefühl, dass Ihre Planung außer Kontrolle geraten ist? Ein Auftrag geht nicht rechtzeitig raus, weil eine Maschine überlastet ist, ein anderer zieht sich aufgrund eines Kommunikationsfehlers in der Produktion hin. Sie sind ständig im Rückstand und kämpfen darum, alles rechtzeitig fertig zu stellen. Welche Anzeichen deuten darauf hin, dass Sie die Planung Ihres Werbetechnik- und Druckgeschäfts automatisieren müssen? Und vor allem, was bringt es Ihrem Unternehmen? 

1. Sie haben eine steigende Anzahl von Kleinaufträgen

Viele Werbetechnik- und Druckbetriebe erhalten heute eine große Anzahl kleiner, aber dringender Aufträge. Bei großen Aufträgen ist die Planung eigentlich relativ einfach, aber bei einer Fülle von kleinen Aufträgen wird sie zur Herausforderung: Sie müssen prüfen, ob Sie durch die Zusammenlegung von Aufträgen Maschinenzeit einsparen können, sicherstellen, dass die verschiedenen Phasen jedes Auftrags reibungslos aufeinander folgen können, und vor allem dafür sorgen, dass jede Maschine Ihres Maschinenparks so optimal wie möglich genutzt wird.

Darüber hinaus ist die Verwaltung sehr viel komplexer, denn bei den herkömmlichen Planungsmethoden ist oft nicht klar, welche Aufträge an einem Tag bearbeitet wurden und ob beispielsweise Fehler gemacht wurden, die die Gewinnspanne schmälern. Kurzum, es entstehen intern und extern Probleme, die Sie lieber vermeiden möchten: Sie wollen zufriedene Kunden, denn ein zufriedener Kunde ist loyaler. 

An dieser Stelle kommt eine MIS/ERP-Software wie MultiPress ins Spiel. Für Kunden, die ihre Druckaufträge in Ihrem Lager platzieren, ermöglichen Ihnen Abrufaufträge, Ihren Lagerbestand pro Kunde im Auge zu behalten, unerwartete Engpässe zu vermeiden und kostspielige Eilproduktionen zu verhindern. Dadurch wird das Risiko von Überraschungen verringert.

2. Die Projektdurchführung verzögert sich

Jedes grafische Unternehmen ist mit Projekten konfrontiert, die sich von Zeit zu Zeit verzögern oder sogar gestoppt werden. Dies kann dazu führen, dass sich viele Verzögerungen in die Projektabwicklung einschleichen, zum Beispiel:

• Das Produktionspersonal muss aufgrund eines Eilauftrags schnell umgestellt werden.
• Eine Maschine wird nicht ausreichend genutzt, weil der Terminplan eines Mitarbeiters aus der Verwaltung oder der Druckvorstufe überfüllt ist.
• Eine ineffiziente Projektabwicklung, wenn ähnliche Projekte nicht nacheinander auf derselben Maschine eingeplant sind. 

Man muss also immer über den richtigen Einsatz von Mensch und Maschine wachen, was mit einer zentralen Datenbank einer MIS/ERP-Software reibungsloser geht. Sowohl das Verwaltungspersonal als auch die Mitarbeiter in der Produktion sehen dieselbe Planung, die leicht digital angepasst werden kann, so dass jedes Team über die aktuellste Planung verfügt.

3. Kostenvoranschläge werden ungenau erstellt

Wenn sich Kostenvoranschläge als ungenau erweisen, führt dies zu Budgetüberschreitungen - ein Albtraum für jedes Unternehmen. Dies kann zu folgenden Folgen führen:

• Unerwartete Verluste und Druck auf die Gewinnspannen.
• Unzufriedenheit mit Ihren Kunden.
• Herausforderungen bei der Verwaltung von Ressourcen.
• Änderungen der Projektanforderungen.

Mit den richtigen Werkzeugen können Sie dieses Problem ganz einfach vermeiden. Die Kalkulations-Engine von MultiPress garantiert eine exakte Preiskalkulation, unabhängig von der Art des Druckauftrags oder der Maschine. So erhalten Sie nicht nur korrekte Angebote mit einem angemessenen Verkaufspreis, sondern auch einen direkten Einblick in die tatsächlichen Produktionskosten, die Produktionszeit und die Planung. Sie erhalten nicht nur einen Überblick über alle Kosten, sondern optimieren auch Ihre Gewinnspannen.

Und um das Vertrauensverhältnis zu Ihren Kunden müssen Sie sich nicht sorgen: Ihre Kommunikation ist vom ersten Kontakt an klar. Darüber hinaus lassen sich eventuelle Anpassungen leicht nachvollziehen.  

4. Es mangelt an Übersicht und Integration zwischen den Abteilungen

Eine ineffiziente Auftragsverwaltung, Bestandsverwaltung oder Produktionskontrolle schafft zahlreiche Probleme. Man verliert den Überblick und macht Fehler oder betreibt unnötige Verwaltung. Kommunikationsfehler zwischen Verwaltung und Produktion führen nicht nur zu Verzögerungen, sondern auch zu zusätzlichen Kosten. Denken Sie nur an Druckfehler, bei denen zusätzliche Kosten für Farbe, Bedruckstoffe und Papier für einen Neudruck anfallen. Eine reibungslose Kommunikation zwischen den Abteilungen ist daher für ein Unternehmen, das nahtlos arbeiten will, unerlässlich. 

Mit Hilfe einer MIS/ERP-Software wie MultiPress ist es möglich, immer auf dem neuesten Stand der notwendigen Informationen zu sein.

• Ein gutes Auftragsmanagement sorgt dafür, dass Sie nie den Überblick verlieren. Kein Stress mehr über den Stand der Bestände und/oder die rechtzeitige Bestellung von Materialien. MultiPress sammelt alle Daten und gibt Ihnen einen aktuellen Überblick über alle Aufträge und deren Status. Bei Bedarf können Sie direkt eingreifen und Anpassungen vornehmen, um den Fortschritt zu überwachen.
• Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die Lagerverwaltung, Materialien für einen Auftrag zu reservieren oder mühelos eine neue Ladung bei Ihren Lieferanten zu bestellen. Dies garantiert eine optimale Auslastung Ihrer Produktionskapazitäten und die pünktliche Lieferung jedes Auftrags.
• Und lassen Sie uns über die Genauigkeit sprechen. MultiPress erfasst alle Status-Updates und Produktionsdaten bis ins kleinste Detail. Kein Rätselraten mehr, sondern detaillierter Einblick in jeden Prozessschritt. Für jeden Auftrag wissen Sie, welche Maschinen eingesetzt wurden, wie lange die Produktion gedauert hat und ob Fehler aufgetreten sind.

Dokumente und Prozesse lassen sich so in jeder Abteilung viel einfacher nachverfolgen.

5. Der Verwaltungsaufwand ist hoch

Ein Übermaß an Verwaltungsaufgaben wirkt sich negativ auf die Effizienz und die Kosten in Ihrem Unternehmen aus. Bedenken Sie nur, dass 40 % eines Produktauftrags aus Verwaltungskosten bestehen, die vor allem auf hohe Lohnkosten zurückzuführen sind.

Bei 40 % Verwaltungskosten wird es zudem schwierig, wettbewerbsfähige Preise anzubieten und einen angemessenen Gewinn zu erzielen. MultiPress entlastet das Team von manuellen Verwaltungsaufgaben und -kosten und rationalisiert die Arbeitsabläufe. Das ermöglicht es dem Team, sich auf die wichtigeren Aspekte seiner Arbeit zu konzentrieren.

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