Atelier Graphique

Hoe pak je de administratieve transitie van een familiebedrijf aan?

Atelier Graphique werd 30 jaar geleden opgericht door Albert Pailhe als grafisch bureau. Vandaag is het bedrijf uitgegroeid tot een full service bedrijf en zijn ze gespecialiseerd in zeefdruk, large format & sign printing en digitaal drukwerk. Hierbij werken ze hoofdzakelijk voor de lokale markt. In 2017 werd het bedrijf overgenomen door Nicolas Henry, die zo in de grafische industrie stapte. 

Met zijn commerciële ervaring als bedrijfsmanager werd het al snel duidelijk dat er een nieuwe wind waait bij Atelier Graphique. De corebusiness bleef dezelfde maar het was hoog tijd om de bedrijfsprocessen te automatiseren en efficiënter te maken. De belangrijkste doelstellingen van de nieuwe zaakvoerder zijn helder: zoveel mogelijk automatiseren, tijd uitwinnen en efficiënter werken om met hetzelfde team van 6 medewerkers meer én sneller kwalitatief werk af te leveren.

Professionalisering van een familiebedrijf

Het leven is aan de ‘durvers’. Toen Nicolas Henry de zaak overnam van Mr. Pailhe wilde hij direct werk maken van een meer overzichtelijke, moderne en transparante papiermolen. Tot in 2017 gebeurde quasi het hele bedrijfsproces manueel. Offertes werden zelden uitgeschreven, prijzen werden bepaald op basis van een prijslijst die opgesteld was vanuit de ervaring van de vorige zaakvoerder. De planning van de 6 productiemedewerkers werd manueel opgesteld en kon met een eenvoudige bordenwisser snel aangepast worden. Productiefiches werden manueel ingevuld. Kortom, de administratie zat niet op zelfde niveau als de kwaliteit van het afgeleverde werk waardoor heel wat kostbare tijd verloren gaat.

Hoog tijd dus om alle aandacht terug naar de corebusiness te brengen in plaats van tijd en geld te verliezen aan complexe ‘eilandjes-structuren’. Nicolas Henry koos bewust voor een gefaseerde aanpak en stelde hij MultiPress concrete vragen over de belangrijkste pijnpunten binnen zijn bedrijf:

• Kan MultiPress voor Large Format correcte prijzen bepalen op basis van de productiekosten?
• Kan mijn admin-team op een vlotte manier offertes berekenen en aanmaken?
• Als nieuwe zaakvoerder wil ik overzicht krijgen over de hele werking van Atelier Graphique. Kan dit met de management rapporteringstool binnen MultiPress?

Strakke workflow? Ja, graag!

Overnemer Nicolas stond voor een duidelijke taak: strakke lijnen trekken ter hoogte van de back-office. Daar heeft iedereen - niet in het minst de 6 werknemers zelf! - baat bij. Het van oorsprong zeefdruk- maar nu toch vooral large-formatbedrijf Atelier Graphique zocht en vond workflow-optimalisatie in MultiPress. Met een simpele klik op de muis is plotseling veel mogelijk: offerte, werkfiche, leveringsbon, factuur, … Of wat te zeggen van de eenduidige en duidelijke communicatie, zowel intern als extern? 

MultiPress automatiseert de administratieve workflow volledig en zorgt - in het geval van Atelier Graphique - meteen voor een directe link naar boekhoudprogramma BOB. Intussen worden hoofdzakelijk de prijzen berekend en offertes opgemaakt via MultiPress. Om de ambitie van Henry waar te maken, zullen er in de toekomst ongetwijfeld nog stappen gezet worden naar volledige automatisatie van de administratieve bedrijfsprocessen. 

Een succesvolle toekomst lonkt!