Wat is de impact van de administratieve kost op jouw print business?

13 Februari 2024

Binnen de grafische industrie is er heel wat aan het bewegen. Vaak zijn hoge administratieve kosten de boosdoener voor vele sign- en printbedrijven. Zo komen ze al snel voor een financiële uitdaging te staan, wat de strijd met concurrenten alleen maar moeilijker maakt. Meerdere orders gaan verloren, zodat van goede marges geen sprake meer is. De vraag is dus: wat kan jij er als ondernemer aan doen?

 

40% van elk printorder = administratieve kosten!

De administratieve kost van een sign- of printorder in een Europees printproductiebedrijf bedraagt gemiddeld 40% van de totale kost van dat order. Dat blijkt uit de verzamelde benchmarkdata van meer dan 1200 printbedrijven, verspreid over het  25-jarig bestaan van Dataline. 

En deze financiële impact is slechts het topje van de ijsberg:

• Naast de kosten, gaat er ook waardevolle tijd verloren bij het beheren van administratieve taken vanuit verschillende applicaties en databases.
• Het zoeken naar informatie wordt een tijdrovende klus, wat op zijn beurt de slaagkracht van het bedrijf ondermijnt. 
• En laten we niet vergeten hoe deze administratieve lasten de klanttevredenheid kunnen beïnvloeden. Vertragingen in orderverwerking en mogelijke fouten als gevolg van omslachtig administratief beheer kunnen leiden tot klanten die afhaken. Dit heeft niet alleen gevolgen voor het huidige project, maar kan ook de reputatie van het bedrijf en nieuwe zakelijke kansen schaden. Terwijl elk print bedrijf net streeft naar loyaliteit bij haar klanten.

Dé belangrijkste vraag is echter: hoe blijf je zo nog competitief?

Met 40% aan administratieve kosten wordt het een uitdaging om concurrerende tarieven aan te bieden én een degelijke winst te behouden. Dit komt doordat de hoge administratieve kost de operationele efficiëntie vertraagt en de klanttevredenheid kan beïnvloeden door vertragingen of fouten. Wat het moeilijk maakt om jouw concurrentiepositie te behouden.

 

Administratieve kosten reduceren, ja maar hoe?

Trends als digitalisering en automatisering brachten de grafische industrie in beweging. Administratieve automatisering geeft grafische bedrijven niet alleen een competitief voordeel, maar het verhoogt ook de service voor de kopers van drukwerk. Je kan niet anders dan deze trend volgen, anders wordt er geknokt op dunne marges. En dan is de kans groot dat je de strijd en dus ook geld verliest. 

Dataline, het bedrijf dat al meer dan 25 jaar business softwares voor grafische bedrijven implementeert, ontwikkelde hiervoor de MAS-analysetool. Hiermee krijg je inzicht in de besparingen en verbeteringen die mogelijk zijn. Bij de meeste printbedrijven zonder gespecialiseerde software is het steevast zo dat de administratieve kost met minstens de helft kan verlagen. Bovendien garandeert Dataline de vooropgestelde besparingen.

 

De oplossing: één gecentraliseerd softwarepakket

Vandaag de dag vertrekt een succesvol verloop van administratieve processen vanuit één gecentraliseerd softwarepakket en één database. Deze geïntegreerde aanpak biedt tal van voordelen die cruciaal zijn voor een efficiënte bedrijfsvoering:

• Allereerst zorgt het voor een vloeiende uitwisseling van informatie tussen verschillende taken, waardoor handmatige gegevensinvoer en het schakelen tussen diverse systemen tot een minimum worden beperkt.
• Bovendien minimaliseert het gecentraliseerde systeem de kans op fouten en bijbehorende kosten door dubbele invoer van gegevens te voorkomen.
• Daarnaast garandeert deze database een consistent beheer van klantinformatie, wat de communicatie met klanten versterkt en bijdraagt aan de opbouw van een betrouwbare klantendatabase.
• Het geïntegreerde order- en productiebeheer maakt een naadloze verwerking en opvolging van orders mogelijk.
• Daarnaast maakt het gecentraliseerde systeem ook nauwkeurige ordercalculatie en facturering mogelijk en wordt het betalingsbeheer vereenvoudigd. 

 

Kies voor hogere marges dankzij administratieve automatisering

Met een gecentraliseerd softwarepakket als MultiPress wordt de volledige workflow versneld, waardoor er minder handen aan te pas komen. Kortom, de keuze voor één gecentraliseerd softwarepakket vormt de sleutel tot een succesvolle optimalisatie van diverse processen bij elk sign- en printbedrijf. Wanneer dit echter wordt verricht vanuit verschillende applicaties en databases, dan gaat dit ten koste van de efficiëntie. Het is bovendien echt wel cruciaal om de administratieve kosten van een productorder te minimaliseren. Enkel zo kunnen de marges toenemen en eventueel zelf verdubbelen.

Reduceer net zoals Die Keure, Logiegrafix en SC Packaging jouw administratieve kosten met MultiPress!