Opticom

Kies je best voor generieke of sectorspecifieke software?

Niet zelden is de kwaliteit van een grafisch bedrijf af te meten aan hun klanten. Dat Opticom, een sign-maker uit Olen, een topper is, valt dan ook af te lezen aan de indrukwekkende lijst grote nationale merken waarvoor ze werken: Sigma Coatings, Decathlon, Vlaamse Overheid, Astra Sweets, AS Adventure, Brantano, Dockx, Spar, … De hardwerkende Kempenaars hebben dan ook alles onder één dak. Een full-service sign-bedrijf, met andere woorden. Met 25 medewerkers, waaronder veel eigen plaatsers, beheerst Opticom een breed gamma aan large-format- en sign-producten: outdoor reclame (gevels, sportvelden), indoor reclame (reliëf letters, wanddecoratie), vlaggen, pop-upstanden en banners, bewegwijzering, signalisatie, fleet-marketing maar ook folies voor zonwering en diefstalpreventie. Geen geringe prestatie. Maar hoe zit dat dan achter de schermen …?

Generieke software, niet geschikt voor sign

Administratief zette het grafische bedrijf ook enkele noodzakelijke stappen. Want investeringen in hardware dienen gevolgd te worden door investeringen in software. Anders halen de machines nooit hun gewenste return-on-investment. Opticom werkte tot voorheen nog met een oude Filemaker-setup die duidelijk zijn beste tijd had gehad. Het bedrijf groeide, maar de backoffice groeide niet mee. En dan moet je de markt op. Maar waar kijk je eerst? De Kempenaars bestudeerden eerst meer generieke business software, zoals AFAS en TCOG (Microsoft). Maar het werd snel duidelijk dat die niet of nauwelijks aan de specifieke vereisten van een ambitieus sign-bedrijf konden tegemoetkomen.

Efficiëntie heerst!

De oplossing kwam via een nieuwe werknemer, die van bij een bevriend bedrijf kwam waar MultiPress met veel succes de workflow had geautomatiseerd. En dan volgde het efficiëntste verkoopproces ooit: een mailtje, een telefoon, een demo, een offerte én een gesprek later en alles was in kannen en kruiken. Bedrijfsleiders Bart Zwysen en zijn echtgenote zagen voor hun ogen wat ze allang wisten dat ze nodig hadden: één geïntegreerd systeem voor calculaties, offertes, orders, productie, plaatsing en facturatie. Inclusief een module, specifiek voor large format en sign! En zo wordt de verdere groei van Opticom gevrijwaard.

Drie redenen om voor sectorspecifieke software te kiezen

In de grootformaat-module van MultiPress worden alle specifieke parameters in kaart gebracht. Drie concrete redenen waarom specifieke software een ferme stap vooruit is voor elk large-format-bedrijf:

1. Correcte berekening van de kosten door op een transparante manier de snelheid van de machines én de materiaalprijs, zoals inkt en #m² papier, in te calculeren. Omdat de module rekening houdt met indeling per paneel én per machine is het resultaat een juistere productietijd, waardoor de planning nóg correcter wordt!
2. Door middel van een rechtlijnige koppeling naar de afwerking worden alle variabelen gewoon overgenomen. Zonder enige twijfel een zeer grote tijdbesparing voor productie én calculatie! Ook is er extra automatisatie voorzien bij het berekenen van de aparte delen in het geval de klant een formaat vraagt dat groter is dan het materiaalformaat. Denk daarbij bijvoorbeeld aan gevelbekleding ...
3. Het aanmaken van templates met voor-gedefinieerde parameters is vanaf nu kinderspel. Gelijkaardige jobs, inclusief offertes en facturatie, worden dus gestart met een paar muisklikken. Daarvoor worden de nabewerkingen en materiaalverbruik direct aan het gedrukte materiaal gelinkt. Op die manier wordt er een standaard bibliotheek aangelegd, waar oplage én formaat de variabelen zijn.

Zo wordt het bijvoorbeeld mogelijk tijdens de calculatie in realtime te zeggen welke jobs interessant zijn om daadwerkelijk uit te voeren. Nog voor de boekhouder de balans heeft opgemaakt. Zo ben je als grafisch bedrijf altijd een stapje voor op de concurrentie!