Eskils vindt in MultiPress MIS/ERP de ideale all-in-one ondersteuning en groeimotor

Eskils Tryckeri, een Zweeds printproductiebedrijf, heeft een indrukwekkende reputatie opgebouwd als toonaangevende communicatiepartner. Hun klantenportfolio omvat bekende Scandinavische retailmerken zoals Gina Tricot, Dressmann en KappAhl. Met volledige controle over de productie onderscheidt Eskils zich als het eerste klimaatneutrale printbedrijf in Scandinavië, ondersteund door certificaten zoals ISO 14001 en FSC®. Eskils heeft bovendien een AAA-rating, een bewijs van hun sterke financiële stabiliteit in een uitdagende sector.

Maar naarmate het Zweedse printbedrijf steeds verder groeide, stond één ding vast: hun huidige manier van werken zou nooit voldoen aan de uitdagingen en complexiteit die de groei met zich meebracht. Eskils beheerde zijn administratieve processen deels handmatig en in combinatie met een wildgroei aan systemen en software: Lime voor CRM, Admera voor de planning en berekeningen, Navision en Pyramid voor de boekhouding, Excel voor het plannen van de productieprocessen, ... Deze gefragmenteerde manier van werken resulteerde in inefficiënties, een verhoogd risico op fouten, en een gebrek aan integratie tussen verschillende bedrijfsfuncties. Daarnaast beperkten de handmatige processen, vooral bij inkoop en voorraadbeheer, de traceerbaarheid en nauwkeurigheid.

Wat Eskils nodig had was een volledig geïntegreerd systeem dat klantinformatie, productie, inkoop, facturering en logistiek naadloos samenbracht. Dit besef was het startschot van een grondige en weloverwogen zoektocht naar het meest performante ERP/MIS-systeem op de markt.

Een zorgvuldig selectieproces

Eskils ging daarbij niet over één nacht ijs. Vanaf het begin betrokken ze een ervaren consultant om hen te helpen de juiste keuze te maken. Hun belangrijkste criteria waren helder: het nieuwe systeem moest complexe workflows kunnen ondersteunen voor een brede waaier productietechnieken (grootformaat-, offset- en digitaal drukwerk, ...).

Eskils evalueerde diverse systemen, waaronder MultiPress, dat ze ontdekten tijdens de FESPA beurs in Berlijn. Elk systeem werd uitvoerig onder de loep genomen, inclusief technische demonstraties en gedetailleerde vragen sover de operationele mogelijkheden. "We wilden er zeker van zijn dat het systeem niet alleen onze huidige activiteiten kon ondersteunen, maar ook met ons mee zou groeien," aldus Henric Wiklund, CEO van Eskils.

Bezoeken aan referentiebedrijven

Naast de theoretische en technische evaluaties wilde Eskils de systemen ook in de praktijk zien en bezochten ze bestaande MultiPress-gebruikers met vergelijkbare productieomgevingen, zoals drukkerijgroep Daddy Kate en Hecht in België. Deze praktijkvoorbeelden gaven Eskils de kans om MultiPress in real-life in actie te zien en te beoordelen of het systeem echt in staat was hun complexe workflows te ondersteunen.

"Voor ons was het absoluut essentieel om te zien hoe bedrijven zoals het onze MultiPress inzetten, de impact die dit had op hun efficiëntie en productieprocessen en hoe het systeem echt een verschil maakt in de dagelijkse bedrijfsvoering," vertelt Lars-Inge Brännmar, technisch manager bij Eskils.

Inclusieve besluitvorming

Een van de sleutels tot het succes van Eskils' selectieproces was hun inclusieve aanpak. Het bedrijf wilde ervoor zorgen dat alle afdelingen en medewerkers betrokken waren bij de evaluatie van het nieuwe systeem. Dit betekende dat niet alleen het managementteam, maar ook projectmanagers, productiemedewerkers, administratieve medewerkers en de technische afdeling een actieve rol speelden in de evaluaties.

Eskils organiseerde intern uitgebreide demonstraties waarbij ze hun specifieke werkprocessen bespraken. Dit zorgde ervoor dat het systeem op alle niveaus in de organisatie werd getest en geëvalueerd. "We wilden ervoor zorgen dat het systeem voor iedereen binnen het bedrijf zou werken, niet alleen voor de directie," aldus Brännmar. Deze benadering stelde alle betrokkenen in staat om feedback te geven, wat leidde tot een breed gedragen beslissing binnen de organisatie.

Vlotte integratie met bestaande tools

Na een grondige evaluatie koos Eskils uiteindelijk voor MultiPress. Een belangrijke reden hiervoor was de mogelijkheid om het systeem te integreren met hun bestaande tools en workflows zoals Prinect, Enfocus Switch en Pyramid. MultiPress bood niet alleen flexibiliteit, maar ook het potentieel om processen te optimaliseren, automatiseren en de administratieve kosten te verlagen.

Tenslotte speelde het bewezen succes van MultiPress bij andere drukkerijen een grote rol in hun beslissing. "MultiPress voldeed niet alleen aan al onze eisen, maar het bewezen succes van de software, die al tientallen jaren honderden vergelijkbare drukkerijen ondersteunt, gaf ons het volledige vertrouwen in onze keuze", aldus Wiklund. "Door de stapsgewijze implementatie, waarbij we begonnen met basisprocessen en deze geleidelijk verfijnden, konden we ons aanpassen aan het nieuwe systeem zonder grote verstoringen in onze dagelijkse werkzaamheden. De implementatie werd bovendien afgerond binnen het vooropgestelde budget."

De alles-in-één oplossing

Eskils centraliseert nu zijn klant- en prospectgegevens in het CRM-systeem van MultiPress, wat leidt tot efficiëntere samenwerking en beter inzicht in klantrelaties. De software biedt flexibiliteit bij het maken van offertes, waardoor complexe orders met meerdere producten en leveringsadressen makkelijker te beheren zijn. Door de automatisering van de orderverwerking en planning volgt Eskils productieprocessen nauwkeurig op, iets wat voorheen handmatig via Excel gebeurde. MultiPress verbetert ook het inkoop- en voorraadbeheer, met grotere nauwkeurigheid en traceerbaarheid. Tot slot zorgt de integratie van MultiPress met Pyramid voor gestroomlijnde factureringsprocessen, terwijl de koppeling met nShift de logistieke efficiëntie verhoogt.