Warum Sie als Druckunternehmen besser jetzt schon auf die elektronische Rechnungsstellung umsteigen sollten
19 November 2024
Die elektronische Rechnungsstellung, auch bekannt als E-Rechnung, gewinnt in Europa rasch an Bedeutung. Die Europäische Union hat mit der VIDA-Richtlinie (VAT in the Digital Age) angekündigt, dass die E-Rechnung bis 2028 für alle Mitgliedsstaaten verpflichtend wird. Jedes Land hat jedoch seinen eigenen Ansatz, seine Gesetzgebung und Fristen für diesen Übergang. Auf jeden Fall lohnt es sich, so früh wie möglich damit zu beginnen.
Elektronische Rechnungsstellung bedeutet die vollständige digitale Abwicklung einer Rechnung und wurde eingeführt, um den gesamten Prozess effizienter, sicherer und weitgehend automatisiert zu gestalten – von der Erstellung und dem Versand bis hin zur Zahlung und Buchung. Eine Rechnung, die als PDF versendet wird, fällt eindeutig nicht unter die elektronische Rechnungsstellung, da diese PDF nicht automatisch vom Kunden verarbeitet werden kann. Eine echte E-Rechnung wird als XML-Datei erstellt und maschinell über das PEPPOL-Netzwerk versendet.
In Deutschland
In Deutschland wird die elektronische Rechnungsstellung bei B2B-Transaktionen ab 2025 schrittweise verpflichtend. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, und ab 2028 ist die vollständige Verpflichtung zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen vorgesehen. Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über €800.000 verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden, und ab dem 1. Januar 2028 gilt diese Verpflichtung für alle deutschen Unternehmen. Können Sie noch keine E-Rechnungen empfangen? Dann ist es ratsam, dies umgehend in Angriff zu nehmen, da 2025 bald vor der Tür steht.
Auf Länderebene variieren die Vorschriften. Einige Bundesländer haben die E-Rechnungsstellung bereits für Transaktionen mit ihren öffentlichen Institutionen vorgeschrieben. Andere Bundesländer planen, die E-Rechnungsstellung in naher Zukunft obligatorisch zu machen, während sie in bestimmten Bundesländern derzeit noch optional ist. Möchten Sie also an den Staat, lokale Behörden oder öffentliche Einrichtungen liefern, dann kommen Sie um die E-Rechnung nicht herum. Können Sie dies nicht anbieten, riskieren Sie, wichtige Märkte und wertvolle Verträge zu verlieren.
In Österreich
Für geschäftliche Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B) ist die E-Rechnung in Österreich derzeit noch nicht verpflichtend. Dies wird sich jedoch in naher Zukunft sicherlich ändern, da auch Österreich bis 2028 der europäischen VIDA-Richtlinie entsprechen muss. Es lohnt sich daher, frühzeitig damit zu beginnen, um einerseits einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und andererseits der zukünftigen Verpflichtung gerecht zu werden.
Für Transaktionen mit staatlichen Institutionen ist die E-Rechnung jedoch verpflichtend. Seit Januar 2014 müssen alle Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen elektronisch einreichen. Diese Verpflichtung wurde 2020 auf Länder- und Kommunalverwaltungen ausgeweitet. Möchten Sie also an den Staat, lokale Behörden oder öffentliche Einrichtungen liefern, kommen Sie um die E-Rechnung nicht herum. Können Sie dies nicht anbieten, riskieren Sie, wichtige Märkte und wertvolle Verträge zu verlieren.
E-Rechnungsstellung mit MultiPress
Für diejenigen, die bereits spezialisierte MIS/ERP-Software zur Verwaltung der Administration verwenden, ist es keine gute Idee, zusätzlich ein separates Tool für die E-Rechnungsstellung zu nutzen. Dies führt zu doppeltem Aufwand, erhöhtem Fehlerpotenzial und Zeitverlust.
Dank der PEPPOL-Integration in MultiPress können Sie elektronische Rechnungen gemäß dem PEPPOL-Standard senden und empfangen. Und wie Sie wissen, können Sie mit MultiPress Rechnungen im Handumdrehen erstellen. Alle erforderlichen Daten werden blitzschnell gesammelt und übersichtlich dargestellt, und der gesamte Prozess von Angebot über Bestellung bis zur Rechnung ist automatisiert und erfolgt in wenigen Sekunden.
Worauf warten Sie noch?
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