De weg naar optimale prestaties en winstgevendheid voor printproductiebedrijven
5 december 2024
De kosten binnen de grafische industrie in West-Europa lopen fel op. Denk maar aan de loonhandicap ten opzichte van andere landen, het tekort aan geschoolde medewerkers en de steeds toenemende administratieve kosten. Margedruk en rendementsverlies zijn voor vele printproductiebedrijven dus gekende problemen. Maar hoe kan jij, als grafisch productiebedrijf, die administratieve kosten drastisch beperken, of zelfs halveren?
West-Europese landen kennen een loonhandicap ten opzichte van andere landen
Het aantal grafische productiebedrijven daalt jaar na jaar. Maar ook de werkgelegenheid binnen de sector gaat daardoor stelselmatig naar beneden. Mensen kiezen vandaag minder snel voor een job binnen de grafische industrie. Bovendien zijn West-Europese landen dan ook nog eens de duurste landen van Europa als het gaat om de loonkost per effectief gewerkt uur. En dat resulteert in een serieuze loonhandicap ten opzichte van andere landen.
Landen met een lagere loonkost produceren ook veel goedkoper. De machines en substraten zijn misschien overal even duur, maar de loonkost is gemiddeld slecht 1/3 ten opzichte van West-Europa. Die duurdere loonkost is verantwoordelijk voor de 40% administratieve kosten per printorder.
En dan hebben we het nog niet gehad over het steeds groeiend tekort aan grafisch geschoold personeel waar de industrie mee kampt. Om dit tekort op te vangen, moet er geïnvesteerd worden in het geven van opleidingen. Of bedrijfsleiders moeten kiezen voor medewerkers die overweg kunnen met technologie en databases. Of er moet ingezet worden op automatisering.
Nog meer administratieve kosten door een stijging in het aantal kleine orders...
Je leest het goed. Je administratieve kosten zullen nog verder toenemen, want orders worden steeds kleiner. En dat is een probleem. Stel dat je als drukkerij maar 5 orders hebt, maar het zijn grote orders, dan is plannen niet moeilijk. Als het gaat om kleine oplages van ongeveer 100 exemplaren, dan heb je veel meer orders nodig om dezelfde omzet te behalen. En dat is een gigantische uitdaging. Door manueel te plannen, zoals je het vroeger deed, kan je de productie niet meer volgen.
Ook worden de levertermijnen steeds scherper. Dit zit in de mindset van de mensen. We zijn allemaal veeleisender en verwachten dat onze bestelling de volgende dag al wordt geleverd. De gemiddelde levertermijn van een drukwerk is vandaag in Europa 3 tot 5 werkdagen. Minder dan een decennium geleden was dit nog minstens 1 à 2 weken.
Je kunt dan wel de meest geavanceerde machines hebben, maar hoe zorg je ervoor dat er geen fouten sluipen in jouw drukwerk? Door het stijgend aantal van die kleine orders, en de snelheid waarmee ze geleverd moeten worden nemen ook fouten exponentieel toe. De juiste productiemachines hebben is één iets. Maar ze kunnen voeden vraagt extra aandacht. Je administratieve workflow staat niet in balans met je productie. Je productie kan veel meer aan, maar je administratie kan niet volgen... Daarom is het belangrijk overzicht te bewaren over alle orders en de beschikbare productiecapaciteit. En dat kun je enkel en alleen als je planning goed zit.
Halveer jouw administratieve kosten en verdubbel je marge
De loonkost handicap en personeelskrapte kunnen we aanpakken door middel van robotisering van de productie en afwerking. Maar nog te vaak focussen bedrijfsleiders zich op productie en machine optimalisatie. Daarbij wordt vaak vergeten dat de administratieve workflow in balans moet blijven met de productie workflow. Maar ook dat de zwakste schakel meestal verantwoordelijk is voor het rendementsverlies dat je door de productie kan verkrijgen.
Na meer dan 25 jaar ervaring kunnen we concluderen uit de benchmarkdata van meer dan 1200 printbedrijven, dat de administratieve kost van een printorder werkelijk 40% bedraagt. En die hoge administratieve kosten zijn voor veel sign- en printbedrijven een boosdoener. Meerdere orders gaan verloren, waardoor van goede marges geen sprake meer is. Maar het goede nieuws is dat we die kunnen halveren tot ongeveer 20%. Stel dat de verkoopprijs van een order gelijk zou blijven, dan betekent dit dat de marge van een order kan verdubbelen!
Automatisering blijft de goedkoopste optie
We kunnen concluderen dat automatisering de goedkoopste optie is om de kosten te verlagen, en het rendement te verhogen. Het volledige plaatje begint bij jouw administratieve processen. Als je die niet automatiseert met een MIS/ERP zoals MultiPress dan krijg je je bedrijfsprocessen niet onder controle, en verlies je van je concurrenten. Ook jouw bedrijf heeft dus nood aan een business software waarin alle aspecten van een administratieve workflow beschikbaar zijn. Kies je ervoor om dat niet te doen? Dan zal er in eerste instantie niets veranderen aan de administratieve werklast voor jouw medewerkers. Vervolgens zullen jouw administratieve kosten ook niet gereduceerd worden. Al zeker niet als de productie van je orders niet goed op elkaar is afgestemd. Dan is de kans dus groot dat je met moeite het hoofd boven water houdt.
Wil je zelf ook jouw administratieve kosten halveren? Neem dan nu contact op!