Wat kan MultiPress doen om jouw papier- en substraatkosten te drukken tijdens de internationale papiercrisis?

21 Maart 2022

 De papiercrisis in de printmediasector duurt nu al even en het einde is nog niet in zicht: de verwachting voor 2022 is dat de marktsituatie gespannen blijft en we voorlopig moeten uitgaan van een blijvend hoog prijsniveau en leveringsonzekerheid. Toegegeven: echt motiverend is dat niet; dat betekent echter niet dat je bij de pakken moet blijven zitten. In deze blog tonen we de verschillende manieren waarop MultiPress tijdens deze papiercrisis helpt om jouw inkoopbeheer slimmer aan te pakken en zo kosten te vermijden.

Wat is er aan de hand?

Door grondstoftekorten is er al maandenlang weinig papier beschikbaar en dat weegt op de hele printproductieketen. De grote onbalans tussen vraag en aanbod zorgt voor voortzetting van een onverminderde run op papier. Zo kennen alle Europese producenten hoge bezettingscijfers.

Een tweede belangrijke factor in deze crisis zijn de stijgende kosten van energie. De productie van papier vergt veel energie en zo was er in oktober 2021 al sprake van een extra energiebelasting op de papierprijs. Meer zelfs: in een jaar tijd zijn de prijzen van elektriciteit, olie en gas in vele papierproducerende landen bijna drie keer over de kop gegaan. Door de snelle stijging van de energiekosten, grondstoffen en transport is het voor alle papierleveranciers een motief om de prijzen te verhogen.

Beatrice Klose, secretaris-generaal van Intergraf, waarschuwde recent in Grafisch Nieuws dat ook de oorlog in Oekraïne directe gevolgen heeft: een verdere verhoging van de papierprijs vanwege de stijging van de energiekosten zit er ongetwijfeld aan te komen.

Tijdelijke redmiddelen

Deze ingewikkelde crisis dwingt jou er toe om creatief om te gaan met jouw printproductie: drukwerk moet steeds materiaalzuiniger geproduceerd worden. Lettertypes worden kleiner, formaten en papiersoorten veranderen en ook aanpassingen in de afwerking van printwerk dragen allemaal bij tot een lagere productiekostprijs. Maar dit is eerder een compromis dan een oplossing: de kwaliteit van het eindproduct verschilt zo van wat de klant aanvankelijk voor ogen had en daar is hij niet altijd even tevreden mee.

Daarnaast moet je ook rekening houden met de frequente prijsschommelingen wanneer je een offerte voorlegt aan je klant. Bij het maken van een offerte gebruik je de beschikbare prijzen in de catalogi van papier- en substraatleveranciers. Die offerte wordt na een tijdje goedgekeurd en wordt een order. Pas dan bestelt de inkoopafdeling het benodigde materiaal. Wat blijkt: het papier of substraat is niet tijdig te leveren en bovendien is de prijs een stuk hoger dan wat je hebt aangeboden aan de klant. En op den duur gaat het hier over grote bedragen: meer dan 10% op een paar weken tijd is geen uitzondering. Dan blijft de keuze over om ofwel je klant een nieuwe, hogere prijs voor te stellen ofwel de meerkosten te absorberen en jouw winstmarge onder druk te zetten...

Deze redmiddelen zijn overduidelijk een pleister op een open wond: ga je hier te lang mee door, dan lijd je winstverlies of overleeft jouw goede reputatie als kwaliteitsvol printmediabedrijf het misschien niet. Je kan mogelijk een tijd rekenen op de goede wil van je klant. Je wil echter je competitieve positie niet verliezen, een betrouwbare leverancier met correcte prijzen blijven en liever niet moeten terugkomen op eerder gemaakte prijsafspraken en levertermijnen.

Slim inkoopbeheer met MultiPress

MultiPress zal uiteraard de papiercrisis niet oplossen maar laat je wel toe om jouw inkoopbeheer slimmer op te volgen om zo sneller materiaal te reserveren en te bestellen.

Recent werd MultiPress uitgerust met automatische synchronisatie van papier- en substraatcatalogi binnen het inkoopbeheer. Hiermee heb je steeds een automatisch up-to-date prijsoverzicht binnen de catalogi van de verschillende leveranciers, rechtstreeks beschikbaar in MultiPress. Deze updates gebeuren tegenwoordig door de papiercrisis veel frequenter dan vroeger. Omdat je de meest actuele gegevens in MultiPress ter beschikking hebt bespaar je heel wat zoekwerk, vermijd je rekenfouten en maak je je prijscalculaties nog scherper.

Een ander fenomeen dat we hebben opgemerkt is dat klanten anticiperen op de papierschaarste en aandringen om printopdrachten al geruime tijd op voorhand te reserveren. Dit maakt de puzzel voor het printmediabedrijf nog moeilijker: meer werk, meer urgentie maar ook meer onduidelijkheid over wat je moet inkopen in functie van de levertermijn.  Daarom is het inkoopbeheer in MultiPress nu voorzien van extra tools waarmee je perfect kan inschatten welk materiaal wanneer onder de minimumvoorraadniveaus komen in functie van alle aangemaakte orders op lange termijn. Zo weet jij exact hoe de voorraad zit binnen een week, een maand of zelfs zes maanden. Met die kennis grijp je tijdig in om gebrek aan voldoende voorraad te vermijden.

Deze nieuwe MultiPress-innovaties geven jouw printmediabedrijf de controle over de kostprijs van papier en substraten op het niveau van voorraadbeheer en inkoop. Op deze manier kan ook jij de wisselvallige papiermarkt van vandaag veel beter de baas en vermijd je onaangename verrassingen halverwege een project.

_{Christoph Krohn, Product Director, over de papiercrisis}